Estructura organizacional de las compras

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

Concepto de organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración dirección y control) para funcionar eficientemente, pues ello de permitirá crear una estructura interna eficaz en la que se enmarque, delegue, coordine y controle todas las actividades de la empresa.

Tal es el caso del Departamento de Compras, cuya importancia en la empresa, sea productora de bienes, u ofrecedora de servicios, demanda de esta especial atención en su organización, pues resulta obvio la trascendencia que representa las adquisiciones.

En sentido general, debe entenderse por organización aquella entidad social en la que varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos.

La organización de una empresa permite establecer un sistema con características de funcionalidad y orden que además le permita proyectar, coordinar y controlar sus funciones de la mejor manera posible, asegurando el rendimiento adecuado y eficiente de todos los recursos disponibles (materiales, humanos o intangibles) , todo ello con el propósito de alcanzar eficientemente sus metas mediante una estructura organizacional precisa y eficiente que clarifique una división de actividades y muestre cómo se relaciona éstas, el grado de especialización que alcanza y su jerarquía o autoridad.

Estructura organizacional

La estructura organizacional de una empresa es la interrelación de las partes que la componen, pues ésta especifica la división de actividades y muestra la relación entre funciones y actividades. Son sus elementos fundamentales:

• Especialización de actividades: Agrupación de unidades de trabajo, también llamada departamentalización.

• Estandarización: Uniformar de manera congruente las instrucciones y normas a través de políticas y procedimientos hacia los subordinados.

• Coordinación: Armonía y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

• Tamaño: Determinar si es una empresa pequeña, mediana o grande, y el sistema con el que trabajará, es decir, centralizado, descentralizado o mixto.

La estructura organizacional permite visualizar fácilmente si la empresa se manejara con un sistema centralizado, descentralizado o mixto para la toma de decisiones, además de que le permite hacerlo a los costos más bajos posibles, con excelente, en el momento más oportuno y en forma constante para estar en posibilidad de competer con otras empresas. Para lograr una adecuada organización del Departamento de Compras se debe de tomar en consideración los siguientes aspectos:

• Fijar objetivos.

• Que sea funcional.

• Establecer el tipo de organización.

Tipos de organización

Los tipos de organización convencionales pueden ser de gran ayuda, pues claramente les permite enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad.

• Lineal. De arriba hacia abajo.

• Funcional. Delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.

• De asesoría o staff. Estructura organizacional con apoyo de especialista para la toma de decisiones.

• Combinada. Con autoridad lineal, de arriba hacia abajo y apoyado en especialistas para la toma de decisiones.

Organización del departamento de compras

Como estructurar u organizar este dependerá de la magnitud de la empresa y de lo compleja que resulte la tarea de compras.

En una empresa pequeña el volumen de las compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función recaiga en una sola persona y otra

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