Estructura Organizacional De Las Compras

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

Concepto de organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración dirección y control) para funcionar eficientemente, pues ello le permitirá crear una estructura interna eficaz en la que se enmarque, delegue, coordine y controle todas las actividades de la empresa.

Tal es el caso del Departamento de Compras, cuya importancia en la empresa, sea productora de bienes, u ofrecedora de servicios, demanda de esta especial atención en su organización, pues resulta obvio la trascendencia que representa las adquisiciones.

Estructura organizacional

La estructura organizacional de una empresa es la interrelación de las partes que la componen, pues ésta especifica la división de actividades y muestra la relación entre funciones y actividades. Son sus elementos fundamentales:

• Especialización de actividades: Agrupación de unidades de trabajo, también llamada departamentalización.

• Estandarización: Uniformar de manera congruente las instrucciones y normas a través de políticas y procedimientos hacia los subordinados.

• Coordinación: Armonía y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

• Tamaño: Determinar si es una empresa pequeña, mediana o grande, y el sistema con el que trabajará, es decir, centralizado, descentralizado o mixto.

Organización del departamento de compras

Como estructurar u organizar este dependerá de la magnitud de la empresa y de lo compleja que resulte la tarea de compras.

En una empresa pequeña el volumen de las compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función recaiga en una sola persona y otra que la auxilie para realizar trabajos complementarios, este tipo de organizaciones no implicaran problemas y se trabajara de manera centralizada.

En una empresa mediana, donde la actividad de compras es un poco más compleja, la organización deberá ser, con personal más capacitado y con cierto grado de especialización; puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado.

En una empresa grande, donde la tarea de compras es más amplia y especializada, la organización de este departamento deberá estar bien definida y clara en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas y objetivos, y dependiendo de su naturaleza establecer una organización centralizada, descentralizada o mixta.

Todas las empresas tratan de alcanzar los objetivos que se han propuesto, lo que las obliga a organizarse con las estructuras que a su juicio sean las más adecuadas.

Estructura orgánica

Director

El director del departamento puede tener cualquier número de títulos, como "gerente de compras", "director de procura" o "comprador líder". Este individuo es el responsable del departamento de compras, de sus operaciones del día a día y de la eficiencia con que opera.

Subdirector

El subdirector es el segundo al mando. Aunque las empresas pueden tener diferentes títulos para esta posición, el subdirector básicamente toma señales del director, ayudando a manejar las actividades diarias del departamento.

Los compradores mayores

En un negocio de fabricación, un comprador mayor debe saber qué materiales son necesarios y en qué cantidad deben ser comprados. El departamento de compras debe mantener un equilibrio entre la cantidad de material que entra y lo que se utilizará en el proceso de fabricación, de manera que los fondos corporativos no se gasten en materiales que se quedan sin utilizar en los estantes. En los negocios orientados al consumidor, el comprador mayor debe ser capaz de predecir lo que los consumidores quieren comprar. Los errores en este aspecto, pueden costarle dinero al negocio y dañar su reputación. Los compradores mayores informan al subdirector.

Los compradores asistentes

Los compradores asistentes responden a los compradores mayores, pero tienen su propia responsabilidad para mantenerse al corriente de inventario y de las tendencias actuales. Los compradores asistentes también se centran en la evaluación de proveedores, la búsqueda de la fuente de suministro más confiable para el mayor ahorro de costos para la empresa.

Personal de apoyo

Los departamentos de compras a menudo trabajan en estrecha colaboración en un enfoque de equipo, con cada miembro del equipo manejando tareas específicas, pero se unen en su conjunto para tomar decisiones importantes. Los auxiliares administrativos y oficinistas son parte de ese equipo. A menudo son empleados multi-talentosos en que son capaces de manejar cualquier número de tareas a la vez con el fin de ayudar a que el departamento actúe como

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