ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

INDICE

1. Objetivo……………………………………………………………...3

2. Organigrama……………………………………………………….3

3. Funciones……………………………………………………………3

4. Estructura organizacional de las compras……………………4

5. Relación con otras áreas…………………………………………4

6. Perfil del nuevo gerente de compras………………………….5

7. Planeación de compras………………………………………….6

8. Presupuesto para las compras y Programa de compras…..7

9. Programa de desarrollo de proveedores……………………..9

10. Proceso de compra……………………………………………….9

11. Propuesta de proceso de compras internacionales………..11

1. OBJETIVO

Se organizara la nueva gerencia de compras de La empresa Armadillo, S.A. de C.V., tomando en cuenta que se desea un mejor funcionamiento de la misma y mayor efectividad.

2. ORGANIGRAMA

3. FUNCIONES

• Dirigir las actividades de acuerdo a las políticas fijadas por el directorio, con el objeto de lograr la máxima eficiencia en producción y prestación de servicios.

• Mantener debidamente informado al directorio de las condiciones operativas de la empresa.

• Coordinar la actuación de las distintas gerencias y delinear los planes de trabajo y objetivos a alcanzar por cada una de ellas.

• Evaluar los requerimientos de las gerencias y tomar decisiones.

• Definición de planes, objetivos y metas.

• Liderar la estrategia y hacer un seguimiento del cumplimiento de esta.

4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

En una empresa pequeña pero el volumen de las compras no es mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función recaiga en una sola persona y otra que la auxilie para realizar trabajos complementarios, este tipo de organizaciones no implicaran problemas y se trabajara de manera centralizada.

En una empresa mediana, donde la actividad de compras es un poco más compleja, la organización deberá ser, con personal más capacitado y con cierto grado de especialización; puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado.

Todas las empresas tratan de alcanzar los objetivos que se han propuesto, lo que las obliga a organizarse con las estructuras que a su juicio sean las más adecuadas.

5. RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS

PRODUCCION

• El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

• Este departamento esta mas enfocado en el área de producción, puesto que se le debe proporcionar a cada departamento una tarea para la mejora de la organización.

• El departamento de compras planifica la colección pero las oficinas de producción se encargan de las cuestiones prácticas. El personal que trabaja en las oficinas de producción, la mayoría originario del país donde están ubicadas, se encarga del contacto con los proveedores.

ALMACEN

• La comunicación de estos dos departamentos debe ser muy fluida, en ambos sentidos. Atención a clientes debe avisar de un pedido especial o muy grande, con tiempo suficiente para que los otros departamentos puedan ejecutar las acciones necesarias para minimizar el tiempo de espera al cliente.

FINANZAS

• Los departamentos de compras y finanzas mantienen una relación laboral distante o poco cercana. Es poco habitual ver a las dos divisiones trabajando mano a mano por conseguir los mismos objetivos.

• Se han dado cuenta que el trabajo en equipo de las empresas, hoy en día es reducción de costos, tiempo, trabajo, etc. Actualmente se trabaja en estos departamentos para la mejora de los ya mencionados.

CONTABILIDAD

• Maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros.

• Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras, negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artículos comprados por el departamento de compras están sujetos a la inspección en el área de adquisición.

MERCADOTECNIA

• El área de mercadotecnia está relacionada con el departamento de compras, tiene la obligación de hacerle llegar los documentos con los precios del producto, la planeación del mismo y los precios que se van a fijar.

6. PERFIL DEL NUEVO GERENTE DE COMPRAS

La gerencia o dirección de esta área debe estar en manos de una persona que cuente con ciertas habilidades gerenciales, analíticas e interpersonales que le garanticen un buen desempeño.

Formación universitaria media o conocimientos equivalentes. Estudios complementarios sobre Gestión de Compras y Stocks. Tiene gran importancia la formación específica en Técnicas de

Negociación. Idioma más requerido: inglés u otro (en función del origen de la casa matriz).

Experiencia de 2 a 3 años en departamento similar.

Habilidades de negociación altas. Honradez. Facilidad de trato y relación. Dinamismo.

Seriedad. Gran capacidad de comunicación. Simpatía.  

7. PLANEACIÓN DE COMPRAS

Este plan se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está contemplada por cuotas mensuales.

Una forma de establecer lo que se va a comprar en el año, en una empresa industrial, es la siguiente:

LA EXPLOSIÓN DE MATERIALES

En una empresa industrial, una copia del Presupuesto de Ventas llega al Depto. de Compras donde el personal correspondiente lo utiliza para establecer las cantidades a comprar en el año.

La operación se llama Explosión de Materiales y consiste en “desmenuzar”, en base a las fórmulas de producción, las cantidades de producto terminado que se va a vender.

Las empresas que tienen sistema computarizado, tienen esas fórmulas registradas en el computador y esta labor de explosión se le facilita al departamento, pues se logra obtener el dato en cuestión de minutos.

El resultado es que se tienen cantidades (volúmenes) de materias primas, material de empaque, ingredientes y otros que serán utilizadas en la producción de la mercadería.

Al combinar inventarios iniciales, consumos en producción y el inventario final (que podría ser el inventario de seguridad), resultan las cantidades a comprar en el año.

Combinando los datos mensuales, se llega a tener el programa de compras por mes.

Este es el punto de partida para comenzar a negociar con los proveedores, las diferentes cantidades de productos a adquirir y es de esa forma como se inicia todo un ciclo de compras.

En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a determinar las cantidades de producto terminado a comprar para abastecer a sus clientes. Todo esto siempre basado en el presupuesto de ventas.

OBJETIVOS DEL PLAN DE COMPRAS

Entre otros:

Establecer de antemano las cantidades de maquinaria a comprar, para colocar las órdenes de compra en la debida oportunidad.

Evitar el desabastecimiento de maquinaria.

Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y servicio de atención que nos darán los proveedores.

Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden cortos con sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con nuestra demanda.

Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a los proveedores.

Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades que se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para el almacenaje de materiales o productos.

8. PRESUPUESTO PARA LAS COMPRAS Y PROGRAMA DE COMPRAS

PARA PRODUCIR EL ARTICULO "GALLINAZO" SE NECESITA:

UNA TONELADA SE PRODUCE CON:

60% de MAQUINARIA PARA COSER 60 Pzas

30% de MAQUINARIA PEGA BOTONES 30 Pzas

10% DE MAQUINARIA PEGA BOTONES 10 Pzas

La maquinaria se empaca en cajas de 46 Kgs, o sea una caja con relleno de papel reforzado,

y esa es la presentación que se le entrega a los proveedores.

O sea que en 100 maquinas se usan 22 placas de papel y 100 cajas.

Para el año 2011 se ha estimado una venta de 1,100 maquinas mas.

El inventario inicial para el año 2011 es:

La política de la empresa es tener en inventario lo que se necesita

para producir las ventas de 240 días.

Las condiciones de ventas de los proveedores son las siguientes:

Maquinaria Forza Solo vende de 5pzas en adelante (No fracción)

Maquinaria Si Dura Solo vende de 10 pzas en adetante (No fracción)

Otros Las cantidades que se necesiten

BOLSAS PAPEL Solo vende millares

CAJAS CARTON Solo vende millares

El inventario inicial de material de empaque para el año 2011 es de:

BOLSAS 3,250

CAJAS 7,400

POLITICA DE

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