Funcion Gerencial

Capítulo VIII FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

(FUNCIÓN GERENCIAL O DIRECTIVA)

8. La Administración o Gerencia

La función gerencial o directiva es el conjunto de acciones administrativas de coordinación de los esfuerzos de todos los integrantes, de todos los departamentos de la empresa, para que ésta logre alcanzar sus objetivos. Es una función integral sistémica con una visión holística que comprenda las acciones departamentales pero no en su consecuencia o realización individual sino en las relaciones, causas y efectos globales o interdepartamentales. Busca la productividad y la eficiencia de toda la empresa y se desarrolla en diferentes niveles aunque la función es similar, el ámbito de operación varía.

De acuerdo a una organización estructurada formalmente de manera tradicional se describen tres niveles de administradores o gerentes. Por lo tanto se clasifica a los administradores según el nivel que ocupan en la organización. Todo gerente, supervisor, jefe, coordinador o director es un administrador, su trabajo es el mismo, coordinar esfuerzos para alcanzar los objetivos predeterminados. Las metas, tareas y responsabilidades de un administrador dentro de cualquier organización son diferentes en alcance, de acuerdo con su nivel administrativo, su característica similar es que para ser de nivel gerencia o administrador, debe tener personas bajo su cargo.

Estructura de los objetivos

La primera acción que debe realizarse en la empresa es la definición de su estructura de objetivos, que consiste en la determinación y establecimiento de lo que pretende la empresa o que espera del desarrollo de sus actividades, tanto de manera general como de manera específica. La estructura comprende dos niveles: estructura superior que contiene filosofía, misión, propósito, objetivos generales, metas y políticas; y estructura inferior que comprende objetivos, metas y políticas departamentales, estrategias y tácticas.

Filosofía de la empresa.- Describe la razón de la existencia de la empresa, para que fue creada, cuál fue la intención de los fundadores para su establecimiento. Debe contener los siguientes puntos: Condiciones del entorno (antecedentes), cuáles eran las circunstancias que prevalecían en la comunidad que provocaron que los fundadores decidieren poner esa empresa; Intenciones de modificación del entorno como resultado de las actividades empresariales y valores que motivaron a los fundadores para su establecimiento. Ejemplo básico “En el estado de Aguascalientes, no existía un lugar que preparara alimentos nutritivos por lo que los socios vieron la posibilidad de subsanar esa deficiencia con una empresa que además les diera utilidades, basados en la honestidad y respeto a la familia”

Misión.- Descripción de la(s) necesidad(es) de la comunidad que la empresa pretende satisfacer, generalmente descritas de manera genérica que permita adecuaciones al futuro y permita describir en que negocio está la organización. Ejemplo la necesidad de Alimentación o nutrición puede satisfacerse a través de un restaurante, de una en latadora de frutas, de un establecimiento de venta de complementos alimenticios etc. Lo importante es describir la necesidad, en el propósito se definirá el giro.

Propósito.- Establece de manera precisa el giro a través del que se pretende satisfacer la necesidad así como las dimensiones o alcance de la empresa. En el ejemplo que se esta siguiendo, la necesidad se satisfará a través del establecimiento de carácter familiar que satisfaga las necesidades de alimentos nutritivos de los habitantes de la zona norte de la ciudad de Aguascalientes.

Fin (término).- Describe el momento teórico en el que la empresa desaparecerá, no como resultado de una actuación administrativa inadecuada sino por haber satisfecho plenamente la necesidad que le da origen o por desaparecer ésta. En el ejemplo, el restaurante llegará a su fin cuando no exista necesidad de alimentos nutritivos en la zona norte de la ciudad de Aguascalientes. Aún y cuando este punto parezca ocioso u obvio, las empresas debe estar conscientes del momento en el que deberán desaparecer, algunas que no lo hacen y se aferran a su situación tendrán pérdidas económicas que pudieron evitarse al conocer su fin. Las fábricas de líquidos limpiadores de discos de acetato etc.

Objetivo General.- Es la descripción subjetiva o general de los logros pretendidos por la empresa expresados de manera tal que sean comprensibles y alcanzables. Generalmente se inician con un verbo en infinitivo y son expresiones genéricas. Ejemplo “Satisfacer las necesidades de alimentación nutritiva de los habitantes de la zona norte de la ciudad de Aguascalientes” puede subdividirse en:

Económico. Cuando describe los logros monetarios que se desean obtener, cuando se trate de empresas no lucrativas, describe el manejo y las fuentes de recursos de la empresa, en ambos casos sin establecer cantidades. Ejemplo Colocar a la empresa en un nivel de utilidades superior a la media de su giro.

Social, se desprende de la misión y describe las necesidades a satisfacer a través del desempeño de sus actividades, se incluye también el beneficio aportado como fuente de empleo. Ejemplo Proporcionar alimentación nutritiva a la zona norte de la ciudad de Aguascalientes y crear fuentes de empleo atractivas para la comunidad.

De producción o servicio. Descripción detallada de los productos o servicios que la empresa ofrecerá a sus clientes. Ejemplo alimentos a la carta, alimentos en buffet, alimentos a domicilio y alimentos para llevar.

Metas.- Son las cuantificaciones de los objetivos, los hace mensurables tiene carácter objetivo y concreto, los delimita en el tiempo y/o alcance permite dimensionarlos. Por cada objetivo debe existir una meta. Ejemplo La meta del objetivo económico será obtener utilidades mínimas de 5 puntos por encima de la media local (20%).Del Objetivo social, Satisfacer las necesidades de alimentación nutritiva de 100 comensales por día.

En base al establecimiento de los puntos de la estructura superior se podrá continuar con la planeación determinando la estructura de objetivos inferior: objetivos, metas y políticas departamentales, estrategias, tácticas y operaciones.

8.1 Toma de decisiones

Es el proceso de elegir de entre varias opciones la más adecuada para resolver un problema específico relacionado con la administración de las empresas. Se puede afirmar que es la función más importante del Administrador o Gerente, es la actividad que le da su razón de existir, un administrados se puede identificar y se diferencía de los otros niveles por la toma de decisiones; Un profesional que tenga la Licenciatura en Administración no se puede llamar administrador o que ejerce la administración si no toma decisiones. El LA que no tome decisiones será solamente un Técnico en Administración o un operario de la administración, nunca un Administrador.

Al respecto de esta importante función empresarial existen diferentes posiciones por parte de los autores de temas Administrativos, unos la colocan como parte de la planeación y otros como parte de la Dirección o Ejecución, en este documento se le considera como pare de la dirección o ejecución ya que se considera que es la acción de elegir y no de proponer, al tomar una decisión se esta implicando la acción de llevarla a efecto, es un ordenamiento relacionado con la práctica y no sólo la idea o pensamiento teórico. Es prudente recordar que en el enfoque sistémico de la administración todas las etapas del proceso se dan de manera simultánea en la empresa pero se considera adecuado precisar el punto de vista del autor.

Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección o decisión de solución puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para lo cual esnecesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Existen diferentes clasificaciones de las decisiones:

Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, son repetitivas, pueden anticiparse y programarse, se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas u ordinarias. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución nueva, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

Ejemplos: el monto del salario de un empleado recién contratado porque la organización cuenta con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos de nuevo ingreso; la cantidad de producto a comprar y las fechas de reorden, una vez establecidos los Stocks de inventarios. Existen procedimientos

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