Funciones, Estilos Y Desarrollo

Primera parte:

Las funciones gerenciales

Capitulo 1: Anatomía de la organización y funciones gerenciales

Cuando se encara cualquier aspecto de la problemática de una organización en general es conveniente tener una visión integral de todos sus elementos componentes y de su funcionamiento, debido a la profunda interacción que suele darse entre un elemento y otro. Por ejemplo, uno puede estar afrontando un problema del sistema de información respecto de un sector determinado, pero dicho problema bien puede tener implicancias para otros sectores y para otros aspectos e la organización (como ser la motivación de la gente).

Tal conveniencia de una vision integral me ha llevado a desarrollar un modelo de análisis organizacional que me ha resultado bastante util. Los objetivos de dicho modelo son facilitar y sistematizar:

a) El análisis de los elementos componentes de la organización (anatomía de la organización)

b) La evaluación del funcionamiento de la organización (fisiologia de la organización)

c) La comprensión de las interrelaciones de cada uno de los elementos con el resto.

Haré una breve reseña del análisis de los elementos indicados en a)

El modelo visualiza la organización como a combinación de cuatro grandes campos, profundamente entrelazados:

1) El entorno

El mismo abarca el entorno “macro” referido a los factores economicos, politicos, sociales, culturales, demograficos y tecnologicos que afecten a la organización

El ramo de actividad de la organización con sus regulaciones, sus características operativas, etc

El entorno “proximo” configurado por propietarios o accionistas, proveedores y acreedores, fuerzas laborales y sindiatos, cientes, competencia, organismos reguladores,e tc

2)El management

En el cual se distinguen tres áreas:

La planificación estratégica

El sistema administrativo

El factor humano

La planificación estratégica que debe incluir la definición de:

- La misión, que constituye una síntesis de cuál es el negocio (qué mercados, qué productos, pudiendo incluir tambien la referencia a valores que se consideran escenciales para la vida de la empresa misma

- Objetivos generales y metas ( estas son objetivos mas especificos y acotados en el tiempo)en materia de rentabilidad, crecimiento, posición en el mercado, etc.

- La elección de las grandes estrategias en cuanto a la obtención y utilización de recursos (como financiarse, qué tecnologías, cómo abastecerse de recursos, etc)

- Los planes específicos de acción que se plantean a nivel de la planificación estratégica

El sistema administrativo abarca las normas políticas y procedimientos establecidos y demás aspectos formales de la organización mediante los cuales el management trata de la planificación estratégica se lleve al nivel de los hechos en todos los niveles de la organización. Es decir, comprende las clásicas funciones de planificar, organizar y controlar. Dentro del sistema administrativo pueden diferenciarse:

- la estructura organizativa (sintetizada habitualmente en un organigrama)

- la planificación y control operativo que se sustancian principalmente en el sistema de información. Esto contiene los siguientes elementos que se superponen entre si

-El proceso de administración de los objetivos que consiste en cómo los objetivos de alto nivel determinados por la planificacione strategica, se decantan a traves de la estructura organizativa, sirviendo como base para el control presupuestario y el sistema de información

-El control presupuestario

-El sistema de información ( incluye contabilidad, información sobre el control presupuestario, indicadores no financieros de desempeño, etc)

-La auditoria interna

-La administración del personal ( politicas y procedimientos en materia de incorporación, capacitacion, evaluacion, promocion, remuneración, desvinculacion, relaciones sindicales.

El factor humano, condicionado por la planificación estratégica y por el sistema administrativo, representa la organización informal, influyendo a su vez en la manera de cómo se encara la planificación estratégica y el diseño del sistema administrativo. Dicho factor comprende:

-El estilo de liderazgo, que se refiere a la tendencia básica de la persona en su carácter de líder ( autoritario vs participativo) y a cómo ella ejerce su influencia a través del proceso que incluye la asignación de las tareas, el grado de participación y delegación, la proximidad con la gente, la atención de sus problemas personales, el ejercicio del control, etc.

-El clima o nivel de las relaciones interpersonales que abarca la comunicación, confianza, cordialidad, cooperación y conflicto

-El sistema real de premios y castigos

-La busqueda y el ejercicio del poder

-La cultura constituida por los valores, creencias, presuncones, y habitos arraigados en la organización por medio de ritos, mitos, lenguajes, símbolos y lemas.

Dichos aspectos enunciados en 1) a 5) no constituyen elementos claramente diferenciales entre si, si no mas bien distintas perspectivas desde las cuales puede abordarse el complejo fenómeno del comportamiento humano.

3)La operación esta dada por:

-Los recursos, que dan lugar a los insumos (“imput”)

-Los procesos de transformación de los insumos en productos o servicios

-Los productos o servicios de la organización (“output”)

Los recursos pueden clasificarse en financieros, fisicos, humanos, intangibles o tecnologicos.

4)Dentro de los resultados, existen aquellos bienes tangibles como la rentabilidad, el crecimiento, la situación patrimonial y financiera, el valor de la empresa y la posición en el mercado. Pero tambien cabe considerar otros menos tangibles como el bienestar del personal y la posición en la comunidad. Estos mismos rubros, si se plantean como objetivos a lograr, constituyen lo que podriamos denominar objetivos trascendentes o finalidades. Por otra parte, los resultados realimentan los recursos nombrados anteriormente.

FIGURA 1.1

Funciones gerenciales

El modelo presentado anteriormente clasifica en management en 3 campos

- la planificación estrategica

- el sistema administrativo

- el factor humano

Si enfocamos ahora la tarea de un gerente a estos 3 campos señalados,correponde agregarle la operación. Un generente no solo debe dedicarse al management, sino que tambien debe ocuparse de cuestiones operativas, al menos algunas veces.

Ichack Adizes, dice que un gerente afronta cuatro funciones fundamentales:

La de productor

La del administrador

La del empresario

La del integrador

La funcion de productor consste en hacer cosas en el campo tecnico o funcional (comercializacion, producción, finanzas, etc). En general, para actuar eficazmente como productor se requiere empuje y •know how” en el area respectiva. Esta funcion atañe al campo de la oeracion.

La funcion de administrador comprende la planificación (excluyendo la estrategica), el diseño de la estructura organizativa y del sistema de información, el establecimiento de procedimientos, el desarrollo de actividades de coordinación, el ejercicio del contro, etc. Esta funcion corresponde al campo del sistema administrativo.

La funcion de empresario “implica un nivel discrecional mas alto para fijar metas, planear estrategias y establecer politicas. Dado el en torno turbulento, requiere capacidad para innovar y asumir riesgos. Es función pertenece al campo de la planificación estrategica.

La funcion de integración abarca el proceso por el que los riesgos y metas individuales se convierten en riesgos y metas del grupo, y en el que el sentido empresarial del indivudo emerge como empresario del grupo. La funcion de integración requiere la capacidad de comunicar, motivar, “team building”, etc. Esta funcion se refiere al factor humano.

Para representar dichas funciones recurre a la inicial de las cuatro palabras elegidas para denominarlas, asi resume el conjunto de funciones gerenciales, con la sigla PAEI .(productor, administrador, empresario, integrador)

Adizes considera que un gerente PAEI solo figura en los libros, siendo imposible encontrar en la realidad alguien que cumpla debidamente con las cuatro funciones. Lo antedicho, lleva a proponer que la calidad gerencial deberia enfocarse mas como una cuestion de euqipo que como una cuestion individual. La idea es conformar un grupo que constituya un PAEI, ya que una sola persona no puede serlo. Aun cuando el éxito se atribuya a una persona, detrás de ella está un equipo que le permitió un buen desempeño. . A fin de lograr tal equipo es necesaria la complemnentacion entre sus miembros. Pero para ello es indispensable que un miembro no sea demasiado deficitario en alguna de las cuatro funciones. De ello Adizes extrae su concepto de incompetencia gerencial. Nos dice:” He encontrado que siempre que una de estas funciones no es desempeñada, puede identificarse un estilo de incompetencia gerencial”

Para ser incompetente basta con que un gerente no cumpla con alguna de las cuatro funciones. Adizes nos ofrece un cuadro con las versiones mas extemas de la incompetencia, en donde el presunto gerente cumple con una sola de las cuatro funciones.

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