Funciones del personal de la Escuela de hospitalidad, turismo y gastronomía
Enviado por oscardomleon • 29 de Septiembre de 2013 • Trabajos • 2.414 Palabras (10 Páginas) • 435 Visitas
Comisiones – Descripción y Funciones:
3.1 Comisión Técnica: Está representada por el Vice-Presidente del Comité
Organizador.
Presentar los Temas a tratar en las sesiones del Congreso
Presentar el contenido del folleto de promoción el Congreso
Organizar un Banco de Información con los datos de los expertos.
Asesorar y/o dirigir los paneles o grupos de trabajo
Mantener estrecha relación y comunicación con los expositores.
Solicitar con antelación los trabajos a los ponentes.
Seleccionar las dinámicas de Grupo.
Mantener estrecha comunicación con la Presidencia de la Conpeht.
3.2 Comisión de Finanzas: Responsable el Tesorero. Determinará cómo debe elaborarse el Presupuesto General.
Determinar los gastos prioritarios.
Asignar gratuidades a los directivos de instituciones miembros o no que participen en calidad de conferencistas
Planear previamente el costo de productos y servicios
Conocer con exactitud las fuentes de ingresos : cuotas inscripción, cuotas de acompañantes, cuotas especiales, contribuciones, patrocinios.
Analizar y pronosticar, hasta donde sea posible, la asistencia real a la reunión.
Elaborará en coordinación con los otros comités, los gastos por viajes, alojamiento, alimentos y bebidas, decoración, honorarios, imprenta y publicaciones, obsequios, material de oficina, buses, locales, propinas y gastos varios.
Presentar el Balance General al final del Congreso al Presidente del Congreso. Enviar a la Presidencia de la Conpeht.
3.3 Comisión de Recepción y Despedida:
Designar , controlar y cordinar con los Edecanes , Anfitriones y Azafatas y demás personal que formen la comisión.
Recibir en el Aeropuerto a los Delegados, invitados , observadores Y participantes en general.
Disponer cuando el rango del funcionario visitante lo amerite un Edecán a su servicio.
Señalar de acuerdo al Programa de Trabajo y Programa Social, en qué forman serán atendidos y trasladados de sus hoteles a otros sitios y viceversa.
Atender en cada reunión a los Asistentes.
Disponer de personal en los hoteles para que se sirvan proporcionar información sobre el programa social, programa técnico y lugares turísticos.
Disponer de carteles de bienvenida con el logo de la Conpeht. En algunos indicar el nombre del Delegado.
Asignar un Edecan a la Presidencia de la Conpeht.
Trasladar del Hotel al Aeropuerto.
Conocer el hotel y número de habitación de los Delegados.
Coordinar con las Comisiones de Alojamiento, Trasnportes, Registro, Eventos y Programa Social, Información y Prensa.
3.4 Comisión de Alojamiento:
Recibir en los Hoteles a los Delegados, Expositores e Invitados.
Distribuir en las habitaciones reservadas la papelería, obsequios e informaciones que el Coordinador General determine.
Llevar el control de las habitaciones reservadas y su respectiva asignación a los Delegados.
Prever la demanda de cuartos extras
Elaborar la relación por países, con los nombres de los Delegados, Expositores e Invitados, los nombres de los hoteles y habitaciones que ocupen, día de llegada y estimación de salida.
Coordinar lo relacionado con los desayunos y comidas que los vistantes tengan en el hotel.
Considerar el alojamiento y alimentación a los Directivos de instituciones miembros o nó que participaran en calidad de Conferencistas y/o Panelistas. Coordinar con la Presidencia del Congreso.
Controlar y elaborar una lista de las habitaciones ocupadas.
Proporcionar a la Comisión de Registro, en la medida en que vayan alojandose, los nombres de las personas y sus países.
Coordinar con las Comisiones de Trasnporte, de Recepción y Despedida, de Registro de Eventos y Programa Social, Prensa y Difusión.
3.5 Comisión de Transportes:
Contratar los autobuses y automóviles en el número acordado por el Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los Delegados.
Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los Delegados al Hotel.
Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite , un automóvil para su uso exclusivo.
Asignar a la presidencia de Conpeht un automóvil para su uso exclusivo mientras dure su estadía.
Solicitar a la Comisión de Alojamiento las listas de las personas por hoteles, para poder disponer de los autobuses para los traslados a los lugares programados.
Solcitar a la Comisión de Registro, los calendarios y horarios de llegada de los participantes, así como las direcciones de los lugares donde se programen agasajos, almuerzos u otra atención.
Estar en permanente contacto con los de la Comisión de Recepción y Despedida, para conocer las llegas y salidas de los Delegados.
Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de protocolo, de lugares turísticos, de los países que asistirán.
Coordinar con las comisiones de Recepción y Despedia, de Registro, de Eventos y Programa Social, de Prensa y Difusión.
3.6 Comisión de Registro y Documentación:
Controlar
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