Fundamentos Administrativos

TALLER FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

PRESENTADO A:

Carlos José Sandoval Rojas

PRESENTADO POR:

María Paola Sierra García

Lina Noreida Gaitán Romero

Javier Ernesto Rojas Ramírez

Diego Orlando Espinel Correa

Leidy Johana Valencia Muñoz

GRUPO:

362997

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa

Coordinación de Asistencia y Gestión Administrativa

Bogotá D.C

2013

2).

a. LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

La administración nace como base y parte esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que fueron creciendo estos grupos dando lugar a la sociedad la tarea de los líderes o administradores de dichos grupos se volvía más importante.

La administración adquiere relevancia cuándo no sólo la utilizan los grupos más grandes sino que esté presente para impulsar a un grupo pequeño; simplifica el trabajo para establecer principios, políticas, para lograr mayor rapidez y efectividad en las actividades a realizar.

PROPÓSITO CENTRAL DE LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

Lograr un adecuado manejo de los recursos de una empresa, llámense factores humanos, económicos, materiales, con el fin de alcanzar objetivos, delimitar responsabilidades y un correcto manejo de información y recursos.

b.

3).

La planeación es el plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez establece la secuencia coherente de las acciones a realizar para poner en práctica la misión y alcanzar la visión; el marco filosófico es el que contiene la visualización hacia un mejor futuro, y contiene los elementos de misión, visión, objetivos políticas de calidad, valores, costumbres, creencias, etc.

4).

La visión debe responder las siguientes preguntas:

¿Qué tratamos de conseguir?

¿Cuáles son nuestros valores?

¿Cómo produciremos resultados?

¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?

¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

Existen preguntas fundamentales que guían al equipo de personas que se reúnen a definir una Misión:

¿Por qué existimos (cuál es nuestro propósito básico)?

¿En qué sector debemos estar?

¿Quién es nuestro usuario o ciudadano objetivo?

¿Qué es valor para nuestro usuario o ciudadano?

¿Qué necesidades podemos satisfacer?

¿Cómo es que vamos a satisfacer estas necesidades?

¿En qué sector queremos estar?

¿Cuáles son nuestros productos o servicios presentes y/o futuros?

¿En que nos distinguimos?

¿Qué características especiales tenemos o deseamos tener?

¿Qué aspectos filosóficos son importantes para el futuro de nuestra organización?

5).

TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN:

Las técnicas de planeación no consisten en predecir y en prepararse para el futuro; es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. La planeación de ventas comprende siete pasos que son:

Recopilación de Información: Consolidar información básica.

Desarrollo de Estrategias: Decisión para lograr los objetivos.

Desarrollo de Políticas: Decisiones permanentes.

Desarrollo de Programas. Pasos a seguir para identificar, delegar e instrumentar.

Establecimiento de Procedimientos. Los procedimientos son programas de acción estandarizados que se refieren a asuntos tácticos recurrentes Presupuestación.

6).

Análisis de cargo:

Es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poderlo desempeñar de la manera adecuada.

Etapas del análisis de cargo:

• Etapa de Planeación.

• Etapa de Preparaciones.

• Etapa de ejecución.

DIFERENCIA ENTRE CARGO Y PUESTO DE TRABAJO

El cargo son las tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. El cargo sólo puede ser ocupado por una persona.

Mientras que el puesto de trabajo son los cargos idénticos en cuanto a tareas y responsabilidades principales. El puesto de trabajo existe independientemente de que esté ocupado o que esté vacante. La diferencia entre cargo y puesto de trabajo estaría en que el primero sólo puede ser ocupado por una persona, mientras que varias personas pueden ocupar un mismo puesto de trabajo.

¿ELEMENTOS ESTRUCTURALES DE UN MANUAL DE FUNCIONES?

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Misión: es el porqué de los cargos.

2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo

3. Función básica: Es la actividad o Actividades a desarrollar.

4. Responsabilidades y ocupaciones: es el grado de compromiso del cargo a ejecutar.

5. Ocupaciones:

6. Marco de relación: Jerarquización de la empresa.

Manual de funciones: (Empresa Desechables Leidy)

7). Manual de funciones: (Empresa Desechables Leidy)

DESECHABLES LEIDY

Nombre del cargo: Asistente Administrativo

Jefe inmediato: Jefe De Departamento

Número de personas en el cargo: 1-2

Objetivo:

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Funciones

Funciones, Actividades Y/O Tareas

• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

• Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

• Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

• Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

• Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

• Realiza registro contable.

• Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

• Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

• Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

• Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.

• Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

• Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

• Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

• Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

• Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

• Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

• Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

• Lleva control de la caja chica.

• Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.

• Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.

• Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.

• Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.

• Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

• Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.

• Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.

• Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.

• Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.

• Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.

• Controla que se haga efectiva la

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