Fundamentos De La Administracion

1.1. Conceptos básicos de administración

Introducción

El proceso de conformación de la teoría y la práctica administrativa ha requerido grandes periodos de maduración en los cuales las transformaciones sociales y el surgimiento de la industria y del mercado constituyeron la base sobre la cual surgieron ideas y métodos orientados a desarrollar formas de organización más adecuadas para la realización de las actividades humanas.

Aunque es evidente que la puesta en práctica de procedimientos administrativos no es exclusiva de las empresas productivas, es al interior de éstas, y en un marco socioeconómico específico, donde se generan las nuevas estrategias y prácticas administrativas, mediante las cuales se trata de satisfacer las cambiantes necesidades de los mercados y los patrones de consumo. Por ello es que a lo largo del presente trabajo se toma como punto de referencia principal la evolución de la práctica administrativa vinculada a la transformación dentro de la industria.

1.1.1 Concepto de administración

La palabra administración tiene su origen en el término ministrare, del latín clásico que significaba "servir un encargo", y se refería al trabajo delegado a un capataz. Administrativo se formaliza en la Edad Media, como la actividad responsable de "cuidar el manejo de". De este vocablo se derivaron ministere, ministerialis, "ministro", que en el Medioevo significaba "funcionario dirigente".

Administrare, administrator, ministro y administratio, se refirieron a la actividad del asistente, del consejero auxiliar, posteriormente significó la actividad de gobernar, gestionar, dirigir, manejar, controlar bienes, servicios y acciones de guerra y negocios. Durante el siglo XIX, el concepto de administración adquirió el significado de persona que ejecuta la acción de conducir el Estado, debido a que en la mayoría de los países europeos este vocablo se refería exclusivamente al concepto de "administración del Estado" o de "administración pública"; durante todo el siglo XIX, ciencia de la administración significaba en esos países ciencia del gobierno.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, alcancen eficientemente los objetivos seleccionados. Es también el proceso de obtención y organización de recursos y de cumplimiento de metas a través de otras personas. La administración es dinámica, no estática. Administración también significa una teoría o disciplina que surgió en relación con el estudio sistematizado de la planeación, organización y control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras de bienes y servicios.

Es una de las actividades humanas más importantes y tan antiguas como las organizaciones tradicionales: el Estado, el ejército, la iglesia. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha venido a confiar, cada vez más, en el esfuerzo del grupo y muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado más importancia.

Como administradores, las personas ejecutan las funciones de planeación, ejecución, control y de tomar acciones correctivas. La administración se puede aplicar a cualquier tipo de organización. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales. La administración se ocupa de la productividad, esto implica eficacia y eficiencia y, como resultado, la efectividad.

Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos aportar lo mejor de sí a los objetivos del grupo. Administrar es observar lo que nos rodea. Es: "una serie de actividades interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinación de medios puedan generar una producción de bienes económicos o socialmente útiles".

A la administración también se le ha llamado "el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas". Esta definición de Mary Parker se centra en el hecho de que los gerentes cumplen las metas organizacionales haciendo que otros desempeñen las tareas que se requieren, no desempeñando ellos mismos esas tareas.

La administración es eso y mucho más, y de ahí que ninguna definición se haya aceptado en forma unánime. Por esto se puede decir que la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

El proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Definimos la administración como un proceso porque todos los administradores, prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr sus metas deseadas.

La definición también indica que los administradores utilizan todos los recursos de la organización para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso más importante de cualquier organización, pero los administradores limitarían sus logros si no emplearan otros recursos disponibles.

1.1.2 Características de la administración

• Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, ya que dentro de éstos siempre existe una coordinación sistemática de medios.

• Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole, tales como: economía, contaduría, ingeniería, entre otras; sin embargo, ésta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación con otras ciencias en los diferentes procesos.

• Unidad del proceso: A pesar de que el proceso administrativo esté compuesto por diferentes etapas es único y constante, lo que varía es su grado de aplicación en los diferentes procesos a los cuales se aplica. Siempre se debe mantener la interacción de sus elementos: planeación, ejecución, control, redireccionamiento.

• Unidad jerárquica: Todas las personas que tienen carácter de jefes en un organismo social, poseen un nivel de participación que lógicamente está dado en distintos grados y modalidades. Desde el Gerente General, hasta el último mayordomo forman un solo cuerpo administrativo.

1.1.3 Importancia de la administración

• La administración brinda el éxito a cualquier organismo social, porque ellos necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.

• Una adecuada administración consigue que se mejore el nivel de productividad.

• La administración se mantiene al tanto de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad.

• Indudablemente su emblema es el mejoramiento constante.

• La técnica administrativa eficiente promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social.

• En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir es aplicando una administración efectiva.

1.1.4 Los principios básicos de la administración

Siguiendo a Henry Fayol, podemos dividirlos en catorce:

• División del trabajo: La división del trabajo es de orden natural, tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo, tiene como consecuencias: la especialización de las funciones y la separación de los poderes.

• Autoridad y responsabilidad: La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridad sin responsabilidad, puesto que ella es inherente a la autoridad. La responsabilidad es, por lo general, tan temida como buscada es la autoridad.

• Disciplina: Es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto que manifiestan acuerdo con las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes. "La disciplina es como la hacen los jefes". Los medios más eficaces para mantenerla y establecerla son:

o Los buenos jefes en todos los grados.

o Las convenciones lo más claras y equitativas que sea posible.

o Las sanciones penales juiciosamente aplicadas.

• Unidad de mando: Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe. La dualidad de mando es extremadamente frecuente y ésta puede traer descontento, contrariedad y confusión en el trabajo.

• Unidad de Dirección: Un solo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. No hay que confundir unidad de dirección (un solo jefe, un solo programa) con unidad de mando (un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe). La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección, pero no deriva de ella.

• Subordinación del Interés Particular al Interés General: En una empresa el interés de un agente, o grupo de agentes, no debe prevalecer contra el interés de la empresa. Los medios de realización son los siguientes:

o La firmeza y el buen ejemplo de los jefes.

o Convenciones lo más equitativas posible.

o Vigilancia atenta.

• Remuneración del personal: Es el precio del servicio prestado. Lo que se busca en el modo de retribución es:

o Que se asegure una remuneración equitativa.

o Que se fomente el celo recompensando el esfuerzo útil.

o Que no pueda conducir a excesos de remuneración que sobrepasen el límite razonable.

• Centralización:

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