Fundamentos De La Contabilidad

LA CONTABILIDAD, SU IMPORTANCIA Y SU USO

La contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de una empresa u organización, sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio, buscando resultados obtenidos durante un período de tiempo con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y su control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.

Es importante porque todos tenemos la necesidad hasta en nuestra vida cotidiana, de tener un cierto control de cuáles son nuestros gastos y nuestros ingresos. Necesitamos conocer a qué necesidades debemos hacer frente y con qué recursos contamos para ello. Por ejemplo sin este control, nos arriesgaríamos a agotar nuestros ingresos a mitad de mes.

Es considerada una ciencia puesto que es un conocimiento verdadero, no es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. También decimos que es una técnica porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio, es una serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduría de libros, es decir que sirve como un sistema de información.

Estas definiciones de la contabilidad, con altos grados de componente científico y tecnológico, la han caracterizado especialmente en los últimos cien años, llegando a conformarse incluso "escuelas" o tendencias en su comprensión.

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.

TENEDURÍA DE LIBROS

Antiguamente, se llamaba tenedor de libros al factor o dependiente encargado de hacer en los libros los asientos necesarios al buen orden y claridad de las operaciones de una casa de comercio. Es decir, era una profesión equivalente a la actual de contable.

Consiste en el proceso rutinario de registrar, clasificar, y resumir la información con el objetivo de lograr registrar de forma cronológica los hechos económicos de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Es la forma de valores existentes en los soportes contables que sustentan la realización de los hechos económicos, consignarlos en los diferentes libros de contabilidad.

La contabilidad tiene libros que son indispensables para la empresa que son: Diario, mayor, inventario, compras y ventas, y otros llamados “libros auxiliares” como el libro de caja, diario auxiliar de ventas, diario de cuentas corrientes, documentos a pagar, bancos, etc.

Cabe mencionar que el comprobante de contabilidad o comprobante de diario no es un libro de contabilidad, es un documento que permite resumir una serie de operaciones para luego trasladarlas a los libros contables.

Por lo tanto, la teneduría de libros se ocupa de:

• Recabar.

• Registrar.

• Clasificar operaciones de empresa.

• Narrar en forma escrita los hechos contables.

• Ejecutar tareas según los procedimientos preestablecidos.

• Se encuentran bajo control y supervisión del contador.

En estos días, con la aparición del software de contabilidad, la teneduría de libros ha perdido vigencia, el sistema tan solo se encarga de entregar la información completa y lista para ser interpretada y analizada.

Sofware contable: Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

DIFERENCIA ENTRE TENEDURÍA DE LIBROS Y CONTABILIDAD

La contabilidad se encarga de:

• Analizar y valorar los resultados económicos.

• Agrupar y comparar resultados.

• Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.

• Controlar el cumplimiento de lo programado.

La teneduría de libros se ocupa de:

• Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.

• Narrar en forma escrita los hechos contables.

• Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.

• Está bajo control y supervisión del contador.

LAS ENTIDADES

Son unidades identificables que realizan actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que fue creada. Como lo define Hendriksen una entidad es: “como la unidad económica que tiene control sobre los recursos, acepta las responsabilidades de contraer y cumplir compromisos y realiza una actividad económica.” Dentro del sistema contable, el ente es de suprema importancia pues éste define lo necesario y pertinente dentro de la información contable para los actores que intervienen en su entorno.

Las entidades que realizan actividades económicas pueden clasificarse de la siguiente manera:

1. Las que tienen capacidad jurídica propia y las que carecen de ella.

2. Las que operan en función de sus integrantes: personas físicas y morales.

3. Según su finalidad: lucrativas y no lucrativas.

4. Por el tipo de patrimonio: públicas, privadas y mixtas.

5. De acuerdo con la procedencia de su capital: nacionales, extranjeras y transnacionales.

6. Con base a la actividad que desempeñan: comerciales, industriales, de servicios y de labores específicas.

DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita como soporte, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

• Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Los documentos mercantiles permiten que las cosas sean transparentes. Por ejemplo: Mandamos a comprar dos libros, y le entregaron 300bs cada libro tiene un valor de 120bs es decir que la sumatoria de los dos, daría 240bs ¿qué da constancia de que los libros costaron 240bs? Que fue entregado un respaldo de esa compra, una factura y eso da constancia y legalidad que fue el valor exacto de dicha operación.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de

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