Fundamentos de administracion

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Introducción:

¿Qué es la administración? Dicho en pocas palabras, es lo que hacen los gerentes que dirigen lo mismo grandes corporaciones, que nuevos negocios. Robbins (2009), asegura que “una explicación mas completa es que la administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo tal que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”. Los gerentes se encuentran en las dependencias de gobierno, hospitales, pequeñas empresas, instituciones sin afán de lucro, muesos, escuelas y hasta organizaciones como campañas políticas y cooperativas de consumidores. Hay gerentes haciendo trabajo administrativo en todos los países del planeta; además, algunos son altos directivos y otros son gerentes de primera línea, y en la actualidad son tanto mujeres como hombres.

Su trabajo es emocionante y lleno de retos. Así mismo, las organizaciones los necesitan más que nunca en estos tiempos inciertos, complicados y caóticos.

¡Los gerentes importan! ¿Cómo sabemos que los gerentes son importantes para las organizaciones? En un estudio de Gallup Organizations, basado en entrevistas con dos millones de trabajadores de 700 compañías, se encontró que la variable más importante para la productividad y la lealtad no era el sueldo, las prestaciones ni el ambiente de trabajo, sino la calidad de la relación entre los empleados y sus supervisores directos.

No debemos perder de vista que la finalidad de las organizaciones es alcanzar un objetivo, alguien tiene que definirlo claramente, lo mismo que los medios para conseguirlo. La administración es ese alguien. Los gerentes que desempeñan la función de planeación, organización, dirección y control.

En este curso analizaremos estas funciones y su efecto en la organización, subrayando dos cambios que tienen un impacto significativo en la administración: la importancia creciente de los clientes y la innovación.

Con base en lo anterior, cambio, tecnología y globalización son tres de los retos mas importantes que afectaran de manera significativa a los administradores del futuro cercano. Se perciben como tres situaciones que se entrelazan de manera continua con los distintos temas que conforman la llamada “administración”.

Hitt y Porter (2006), sugieren que los tres desafíos antes mencionados se combinan para crear un escenario increíblemente complejo, dinámico y competitivo, en el cual debe operar la mayoría de los administradores. Par sobrevivir y funcionar bien en un ambiente como este, es necesario que todos los gerentes de la organización administren de manera estratégica.

La creciente globalización y el uso cada vez más amplio de la tecnología han contribuido con cambios significativos, incrementando la importancia del conocimiento para el éxito organizacional. Así, la importancia asignada al capital intelectual de la organización exige que los gerentes utilicen su cartera de recursos de manera eficaz. (Hitt y Porter, 2006).

Por su parte, recursos intangibles como la reputación de la empresa y de sus empleados son de vital importancia. Los administradores son responsables de estructurar las capacidades de una organización para luego encauzarlas hacia el logro de una estrategia previamente diseñada, buscando dar a la organización una ventaja sobre los competidores y una forma de lograrlo es brindando un valor agregado para sus clientes.

Es por ello que en este curso determinaremos y analizaremos aquellos temas que impactan directamente en la estabilización y crecimiento de una organización, lo cual se relaciona estrechamente con el trabajo que realizan los gerentes a nivel de planeación estratégica, con el manejo eficiente de los recursos físicos y humanos, con su responsabilidad con la comunidad y el medio ambiente, entre otros factores.

Tema 1. La administración y evolución del pensamiento administrativo

1.1 La organización y sus características

Iniciemos este tema con una pregunta básica y muy relevante: ¿qué es una organización?

Los autores Hellriegel, Jackson y Slocum (2005), aseguran que una organización “es un grupo coordinado de personas que funciona para lograr una meta particular”. Robbins y Coulter (2005), sostienen que “una organización es una asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad.” Por ejemplo, una universidad es una asociación; también son asociaciones los clubes estudiantiles, oficinas de gobierno, iglesias, una óptica, un supermercado, el negocio de una renta de videos, un hospital, el equipo de futbol de la localidad. Todas son organizaciones porque comparten las tres siguientes características: finalidad definida, estructura deliberada y gente.

En primer lugar, cada organización tiene una finalidad distinta, que se expresa a través de la meta o metas que desea alcanzar; en segundo, todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar y, por último, toda organización está compuesta por personas, que son quienes realizan el trabajo que se necesita para que la organización cumpla sus metas. Una persona que trabaja sola no es una organización.

La estructura de una organización puede ser abierta y flexible, sin límites claros ni precisos de los deberes laborales y sin apegarse rigurosamente a ninguna disposición laboral explícita, pero también puede ser una estructura más tradicional con reglas, normas y descripciones de puestos bien definidos y en la que algunos integrantes identificados como “jefes” tienen la autoridad sobre los demás. Pero cualquiera que sea el diseño de la organización, tiene que ser una estructura deliberada en la que se clarifiquen las relaciones laborales de los miembros.

En resumen, el término organización se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, personas o integrantes y alguna estructura deliberada.

Aunque estas tres características son importantes para la definición de qué es una organización, el concepto en sí ha cambiado. Las organizaciones contemporáneas tienen un esquema de trabajo flexible, equipos de trabajo, sistemas de comunicación abierta y alianzas con los proveedores. Las organizaciones modernas se vuelven más abiertas, flexibles y sensibles a los cambios.

Como comentábamos anteriormente, todas las organizaciones luchan por lograr metas específicas, pero no todas tienen las mismas metas. Por ejemplo, una meta en FedEx (compañía aérea de transporte de paquetes y logística, de origen estadounidense con cobertura a nivel internacional), es ofrecer un servicio de entrega de paquetes a tiempo al menor precio posible. Una meta en Sony (multinacional de origen japonés y uno de los fabricantes líderes en la electrónica de consumo), es crear cámaras de fotografía y video digital innovadoras, mientras que para Dell Computers, compañía multinacional estadounidense que desarrolla, fabrica, vende y da soporte a computadoras personales, una meta es producir computadoras confiables y de bajo costo. Sin embargo, todas estas metas se relacionan con las metas generales de servir a los clientes y obtener ganancias.

1.2 Administradores: rol e importancia

Sin importar las metas específicas de una organización, el trabajo de los gerentes es ayudar a cumplirlas. Los gerentes realizan ciertas actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los demás. ¿Qué son estas actividades o funciones? En la actualidad, los gerentes o administradores están organizados en cuatro funciones administrativas muy importantes: planear, organizar, dirigir y controlar. La definición breve de cada una es la siguiente.

PLANEAR

Los gerentes que desempeñan la función de planeación definen las metas, fijan las estrategias para alcanzarlas y trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

ORGANIZAR

A la función de disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización se le llama organización. Cuando los gerentes organizan, determinan qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

DIRIGIR

En todas las organizaciones hay personas y el gerente debe trabajar con ellas y a través de ellas para alcanzar las metas de la organización. Esta es la función de dirección. Los gerentes dirigen cuando motivan a sus subordinados, influyen en los individuos y los equipos a la vez que hacen su trabajo, cuando eligen el mejor canal de comunicación y, en general, siempre que se ocupan del comportamiento de los empleados.

CONTROLAR

Después de fijar las metas (planeación), formular los planes (planeación), decidir el esquema estructural (organización) y contratar, capacitar y motivar el personal (dirección), es preciso evaluar si las cosas van conforme a lo previsto, para lo que es necesario comparar el desempeño real con las metas fijadas con anticipación. Si hay desviaciones significativas en el desempeño, es deber de la administración retomar el rumbo. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que entendemos como control.

Funciones de la administración:

La labor de un gerente no siempre sigue esta secuencia lógica y ordenada, pero esto no interfiere con la importancia de las funciones como administrador, ya que el hecho es que un gerente planea, organiza, dirige y controla cuando administra.

Según estudios de Henry Mintzberg, destacado investigador de la administración que estudió a los gerentes en la práctica, los administradores desempeñan diez roles, que se relacionan mucho entre sí:

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