Generalidades de Infor CloudSuite Services Management

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1. Contenido

1.        Generalidades de Infor CloudSuite Services Management        2

A.        Módulos en Infor CloudSuite Services Management        2

1.        Incidentes        2

2.        Unidades (gestión de activos)        3

3.        Ordenes de Servicio y Programación SRO        5

4.        Módulo de Contratos        6

II.        Modelo de Activos Fijos        7

III.        Modelos de Contratos en comodato        9

A.        Descripción        9

B.        Transacciones SRO        10

C.        Reasignaciones de equipo/máquina (hardware, hardware-software)        11

IV.        Modelo con equipos en consignación con reposición de consumibles por medio de contrato        12

A.        Preparación del contrato        12

B.        Liberación del contrato        12

C.        Generación y programación de SRO contenidas en contrato        12

V.        Extracción de Información        14

A.        Adecuación a medida de reportes y formatos        14

B.        Exportar información para reportes en línea        14

VI.        Adecuaciones        14

VII.        Configuración        15

A.        Licencias        15

B.        Parámetros generales en CloudSuite Industrial Service        15

C.        Catálogos Auxiliares        15

D.        Catálogos Maestros        16

E.        Folios a Definir        16

VIII.        Interface entre sistemas        17

A.        Interface de Extracción        17

B.        Interface de importación        17

1. Generalidades de Infor CloudSuite Services Management

La solución de administración CloudSuite Industrial Service funciona con muchas industrias de servicio diferentes. Es lo suficientemente flexible como para trabajar en distintos entornos de servicio gracias a los parámetros que cada empresa puede configurar, por lo que debe conocer y entender todas las opciones disponibles antes de empezar a configurar el sistema. Los parámetros de Servicio determinan la forma en que el sistema trata algunos valores predeterminados en determinadas pantallas, también valores que procesan las transacciones y crea accesos a determinadas tareas. La mayoría de los códigos utilizados en Servicio están definidos por el usuario, por lo que puede crear conceptos y términos específicos del sector de servicio al que se avoque, como: para códigos de motivo de problemas presentados, códigos de resolución, códigos de prioridad, etc. A menudo, es útil usar un consultor de implementación para determinar la mejor manera de configurar el sistema para su tipo de negocio.

CloudSuite Industrial Service utiliza la misma tecnología y la misma interfaz de usuario que el producto base de Infor SyteLine ERP. Por lo tanto, a diferencia de una interfaz entre dos sistemas, CloudSuite Industrial Service es una solución completamente integrada. Por ejemplo, CloudSuite Industrial Service utiliza el mismo Maestro de artículos, Maestro de clientes y Maestro de proveedores que el sistema estándar de Infor SyteLine ERP. También actualiza los totales del inventario y crea registros de Cuentas por cobrar a través del sistema estándar de Infor SyteLine ERP; todo, utilizando los diarios contables estándar de Inventarios, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, etc. Este tipo de funciones le permite al usuario obtener una integración perfecta entre la fabricación y el área de la actividad que está relacionada con el servicio en campo.

1. Módulos en Infor CloudSuite Services Management

Infor CloudSuite Services Management considera los siguientes módulos:

1. Incidentes

La estructura del Centro de llamadas se compone de estas áreas:

Incidencias. Una incidencia la crea el representante del soporte de servicio para registrar el contacto con el cliente y la información de la unidad de artículos que la empresa. Un representante de soporte usa un código de motivo para clasificar la incidencia. La primera línea del soporte en este punto puede ser usar las actividades de incidencia adjuntadas a los códigos de motivos para resolver el problema.

Eventos. Los eventos registran todas las transacciones o actividades que se producen durante la vida de una incidencia, por ejemplo, llamadas telefónicas, correos electrónicos, envío del técnico de servicio o creación de una SRO. Puede definir un conjunto de actividades de evento, similar a una lista de verificación de tareas, que el propietario del evento (la persona que está intentando resolver el problema), puede utilizar cuando trate de resolver la incidencia.

Órdenes de solicitud de servicio (SRO): Estas órdenes se crean para recopilar todos los costos (si es el caso) relacionados con la resolución de una incidencia. Las SRO también se usan para facturar a clientes por artículos empleados en la resolución de las incidencias.

1. Unidades (gestión de activos)

Las unidades son la base del servicio en campo en CloudSuite Industrial Service; por otro lado, para Infor SyteLine ERP una unidad está estrechamente relacionada con un número de artículo inventariable con seguimiento por número de serie que suministra su empresa. Una unidad puede existir o no en el archivo maestro de números de serie estándar de Infor SyteLine ERP; esto sucede cuando es proporcionado por el cliente o cuando una consideramos una Unidad como una  posición geográfica o sitio “ficticio” que se quiere controlar y se ingresa en CloudSuite Industrial Service solamente y no en Infor SyteLine ERP. Las unidades se pueden añadir al sistema de distintas formas:

• Para crear las unidades de forma automática se activa el servicio de creación para que al completar un trabajo en producción y se pongan los bienes terminados en el inventario dichos números de serie creados se agreguen de forma automática como unidades. Esta utilería de creación se puede ejecutar de forma regular por periodos de tiempo programados, para crear cualquier número de serie en Unidad a lo largo del mismo día o días anteriores.
• Para su creación de forma automáticamente unidad en envío en el formulario Parámetros de servicio para crear automáticamente unidades nuevas siempre que se envíe el artículo con seguimiento por número de serie en una orden de cliente.
• Cree una unidad manualmente con el formulario Unidades.

De acuerdo a estas características, una Unidad está estrechamente relacionada con un número de serie: El número de serie es el que controla la existencia en un almacén sea de activo como producto terminado o sea como activo fijo y solamente cuenta con los siguientes: Fuera de Inventario, En Inventario, En tránsito, Pendiente de recibir en OT, o Reservado para un cliente.

Por otro lado la unidad es controlada por una serie de estatus definidos por el usuario, estas correspondías pudieran ser de la siguiente forma:

1. Mantenimiento de la Unidad

Primeramente la unidad está relacionada con cliente y el historial de sus asignaciones con diferentes clientes; a la unidad se le establece la periodicidad para la revisión y/Mantenimiento de la unidad. Esta es la base para la generación de SROs que se convertirán en los programas de visita a cada uno de los sitios.

Figura No.  01 Integración de Unidades/sucursales

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1. Ordenes de Servicio y Programación SRO

La SRO es el elemento transaccional y es el punto central de la operación. Da el control de costos y programación. Cuando sea necesario realizar trabajo que requiera de asignación de equipos y/o materiales, mano de obra u otros gastos varios, se crea una SRO. Las SRO admiten varias líneas de equipos/sitios (unidades) y artículos, así que pueden generarse bajo distintos tipos de situaciones: por llamada de servicio urgentes o programadas y pueden agregarse a la misma SRO. Por ejemplo, unidades para servicio periódico de reemplazo de repuestos y servicios regulares incluirle algún trabajo de mantenimiento correctivo por un incidente en la misma SRO.

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