IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE INVENTARIO A PARTIR DE UN CLASIFICACIÓN JERÁRQUICA DE PRODUCTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO CAFÉ Y BAR 76

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TRABAJO PRÁCTICA APLICADA

PRESENTADO POR:

LEYDYS PAOLA RAMOS SÁNCHEZ

LUIS EYDER MORENO TRUJILLO

JORGE LEONARDO HERRAN CADENA

JHON WILLIAM GOMEZ ZULUAGA

ANDRES FELIPE TICORA

NESTOR PEÑA

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ

2021

IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE INVENTARIO A PARTIR DE UN CLASIFICACIÓN JERÁRQUICA DE PRODUCTOS PARA EL ESTABLECIMIENTO CAFÉ Y BAR 76

RESUMEN

Café y bar 76 es una microempresa cuya principal actividad económica es la  venta de licores en la ciudad de Bogotá. La problemática que se tiene es debida a una inadecuada gestión de inventarios, puesto que no se lleva un control de lo que se tiene en productos y se desconoce la importancia de cada uno de estos, ignorando factores relevantes como  su fecha de vencimiento, demanda y nivel de inversión. Además, se recurren a proveedores secundarios para satisfacer demandas imprevistas.  Por tales motivos se lleva a cabo una investigación cuyo objetivo es recolectar la información correspondiente al comportamiento del inventario, para luego analizar y determinar una adecuada solución con base en planteamientos matemáticos y estadísticos. La solución apunta a la implementación de un modelo de inventario, que indique cantidades óptimas de pedido, minimizando los costos asociados y teniendo en cuenta la rotación de cada producto. Esto representa una mejor asignación de recursos para atender otras áreas del negocio, así como también un ahorro significativo y una mayor rentabilidad.

TABLA DE CONTENIDO  

1. INTRODUCCIÓN

Las empresas con el transcurrir del tiempo han implementado diferentes modelos de inventario e incluso algunas lo han mejorado con el objetivo de tener control de las entradas y salidas de los productos. Es por esto que actualmente las pequeñas y medianas empresas están a la vanguardia y han logrado su ejecución gracias a la necesidad que ven de tener definido un control de inventario. A partir de esto, se logra identificar que se aplica para todo tipo de empresas, sin importar su tamaño, como son los bares, donde es indispensable tener un modelo de inventario para llevar a cabo el registro de las bebidas y otro tipo de productos que se llegan a ofrecer en este tipo de lugares de esparcimiento.

De acuerdo con lo anterior, se realiza la investigación pertinente con el fin de identificar los factores relevantes y los criterios a tener en cuenta para la implementación y ejecución de un bar ubicado en Bogotá, llamado Café - Bar 76;  dado que se busca tener un control en su inventario para trazar las entradas y salidas de las bebidas y así mismo tener conocimiento de un promedio aproximado de los consumos para su reabastecimiento y la administración de recursos propios, buscando la mejora continua del proceso de compra, evitando sobre costos y otras factores que conllevan a la escasez de producto.

La idea de la implementación surge de la necesidad que se observa de un bar propio donde se logra identificar que no tiene control del inventario, ni tienen el conocimiento de la demanda de consumo en un periodo de tiempo determinado

1. MARCO TEÓRICO

No se conoce a ciencia cierta, ni a qué año se remontan los inicios de los bares; lo cierto es que desde la antigua Grecia se vendían bebidas calientes o frías dependiendo la estación del año. Así mismo, los historiadores a lo largo de los tiempos lo han definido como lugares para la sociedad de manera informal. Si revisamos los bares desde la perspectiva de una ciudad, como lo es Bogotá, encontramos la diversidad cultural que nos ofrecen y los diversos espacios de esparcimiento para clientes nacionales e internacionales. Así mismo, los bares de la capital han ayudado al fortalecimiento de la cultura ciudadana y ver a la ciudad de una manera diferente para el mundo exterior.

Por otro lado, los bares desde el punto de vista de muchos se han visto como lugares informales; los cuales no cumplen con las mismas políticas que requiere una empresa o simplemente es la creación de una empresa inconstante. Teniendo en cuenta esto, se ha observado que al tener una empresa aplicado a un bar, se deben cumplir todas las normas y leyes de acuerdo con lo estipulado por el Gobierno Nacional, por lo que se crea un gremio llamado Asobares con el objetivo de velar la industria del entretenimiento nocturno, promoverla con responsabilidad y posicionarla como una actividad que aporta en gran parte a la economía del país que genera impacto social.

Por esto y pese a las circunstancias actuales de la pandemia, es claro que los bares deben contar con la gestión de un inventario como factor relevante para el control de sus bienes, ya que representan una considerable inversión y es por esto que las decisiones que se toman respecto a su gestión son muy importantes debido a su impacto financiero. De acuerdo con lo anterior, las empresas van definiendo políticas de inventarios, que se ajustan a las necesidades y se desarrollan con base en modelos matemáticos, los cuales serán el soporte para la toma de decisiones.

Sin importar el tamaño de la organización, se ha encontrado que logran ahorrar sumas considerables de dinero gracias a la administración científica del inventario, donde se formula el modelo matemático de acuerdo al comportamiento del sistema de inventarios y luego se define una política óptima que señala el momento y las cantidades más convenientes para el reabastecimiento. En este punto se hace evidente la relación que tiene la gestión de compras y el manejo de inventarios, donde el inventario se define como “el conjunto de recursos que se mantienen ociosos hasta el instante mismo en que se necesiten” (Salas, 2017) y por lo tanto representa una inversión con costos asociados.

Aunque el inventario sea considerado, según varios autores, una de las inversiones más altas que puede tener una organización, su existencia puede significar una ventaja competitiva ya que sirve de protección ante incertidumbre en la demanda, permite la producción y compra bajo condiciones económicamente ventajosas, cubre cambios anticipados en la demanda y la oferta y mantiene el tránsito entre los puntos de producción o almacenamiento. Además, permite identificar los productos que llevan bastante tiempo en stock y no generan una alta rotación, lo que supone ahorro en costos de almacenamiento y mejora el flujo de efectivo (Gutierrez, 2009)

Esto lleva a diseñar estrategias que permitan optimizar los beneficios, a partir de la clasificación de los artículos que define cuales son los más relevantes dependiendo de como se quieran clasificar.

Esta clasificación abarca todos los productos que intervienen en la cadena de suministro, de acuerdo al tipo de producto (perecederos, durables en el tiempo), la cantidad y el comportamiento que tienen dentro del sistema de almacenamiento.

Entonces, se empieza a definir un modelo en función de dicho comportamiento (determinístico o probabilístico), tipo de revisión (continua o periódica), tipo de reposición (instantánea o continua) donde intervienen factores como los costos asociados, la demanda y el tiempo de anticipación.

La relación entre estas variables tienen como resultado el desarrollo de modelos de producción y/o compra  que permiten o no déficit en inventario, con descuentos por cantidad e incluso para varios productos con restricciones. Generar y lograr una gestión de inventarios sustentada en modelos matemáticos permite una adecuada planificación y organización de las actividades necesarias para ofrecer en el lugar y momento indicado los productos y/o servicios que los clientes solicitan.

Es importante que las empresas adopten una posición dinámica y flexible para adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del entorno, adelantándose a las necesidades y expectativas de los clientes, logrando así un alto nivel de competitividad. (Gutiérrez, 2015)

Dentro de los antecedentes también se deben tener en cuenta factores externos que influyen en la toma de decisiones. Tener el panorama claro con respecto al comportamiento del consumidor, en contexto con la coyuntura social y política por la que pasa el país. Por ejemplo, para el caso puntual de la venta de bebidas alcohólicas el costo de venta oscila alrededor del 19% en relación con promedios de compra de materia prima y los precios de venta de los productos se ven afectos por varios factores como lo son:

• Aspectos demográficos, culturales y sociales
• La variedad de licores a ofrecer en el catálogo de productos

Datos estadísticos han demostrado que antes de la pandemia COVID 19, la venta de bebidas alcohólicas generaba un margen de ganancia en un alto porcentaje y de acuerdo a los estudios realizados para el año 2019 los bares y otras actividades nocturnas aportaron 3 billones a la economía; generando gran impacto de manera directa o indirecta en la generación de empleos. (EL TIEMPO, 2019)

En el año 2020 decreció bruscamente el aporte económico que brindaba la industria de licores y entretenimiento nocturno por lo que se tuvieron que reinventar los negocios. Sin embargo, a medida que transcurre el tiempo, las ventas de bebidas alcohólicas van en aumento, y se pronostica una rápida recuperación respecto a otros sectores que aún tienen restricciones para su funcionamiento. Por ejemplo, se han reportado crecimientos importantes en la venta de licores a través del e-commerce, donde se ha evidenciado un ligero cambio en las preferencias del consumidor. Lo anterior quiere decir que, debido a las restricciones que tienen establecimientos de entretenimiento, el consumidor Colombiano ha modificado sus preferencias puesto que pide a domicilio y consume bebidas alcohólicas en casa, lo que puede afectar drásticamente la clasificación de productos para una empresa. Por ejemplo, las bebidas ahora se disfrutan como compañía de algunas comidas, son de consumo más moderado y representan un importante aporte a utilidades. (América Retail, 2020)

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