Indicadores De Gestion

FORMAS DE CONSTRUIR Y APLICAR

INDICADORES

Para tal fin se parte de entender que todo el proceso de construir y utilizar indicadores tiene fundamento en las necesidades que enfrentan las empresas para sobrevivir y crecer. En ese contexto, ocurre lo mismo que tiene lugar en los seres humanos, a quienes el trabajo les permite satisfacer sus necesidades para mantener y mejorar su nivel de vida. Pero, vale decir, en sentido constructivo, que no todo es trabajo. O mejor, más trabajo no significa mejor calidad de vida. También, en términos de una organización, más producción no significa mayor prosperidad. La realidad de estos tiempos es clara, en que no hay que hacer mucho, el punto es producir lo requerido y hacerlo bien.

Esto simplemente llama para ser efectivos y es lo que genera beneficios netos tangibles o intangibles. Vale recordar a Drucker, al afirmar: no hay nada más inútil, que hacer lo que no se necesita.

Cumplir ese postulado requiere para las organizaciones satisfacer necesidades, lo que en términos de Maslow, significa jerarquizarlas

para cumplirlas en orden ascendente. En el caso de las

organizaciones, las necesidades incluyen:

- Que sus productos y servicios sean demandados

- La obtención de recursos para satisfacer esa demanda

- La conveniencia de ser dirigidas

- La urgencia de ser eficientes

- La necesidad de ser eficaces

- La conveniencia de ser efectivas y productivas

- La necesidad de adaptarse a las circunstancias prevalecientes y esperadas

- La importancia de aprender de las experiencias y de los demás

- La necesidad de desarrollo de la organización

Baste detallar la última necesidad, afirmando que toda empresa, requiere de crear ventajas comparativas y de evolucionar consistentemente en sus estructuras, fundamentando todo ello en nuevas formas de operar y en la integración de tecnologías actualizadas junto con el desarrollo integral de los individuos. Así, el reconocimiento no se deja esperar, visto éste, según el desempeño de la organización y en el bienestar de las personas.

Generalidades y definición de Indicadores de gestión

La toma de decisiones, y su calidad, se fundamenta en datos e informaciones antes, durante y posterior a la ejecución de los planes.

Lo anterior hace relación no solo a tales informaciones, sino también a comprender la organización como un conjunto de elementos que interactúan para un fin común. Esa característica de interacción de sus elementos, conduce a entenderla y administrarla como un sistema.

La pretensión es contar con medidas concretas y utilizables, de lo cual cabe introducir el concepto de INDICADOR. Tal concepto atañe a la relación entre variables cuantitativas o cualitativas, a través de lo cual se puede observar la situación y las tendencias de cambio que presenta un fenómeno observado. Todo ello respecto de objetivos y metas previstas. La información puede estar representada por unidades en dinero, peso, índices u otras formas de medición, según sea el caso. Así mismo, los indicadores permiten establecer hasta que punto se está cumpliendo la misión de una organización, o sus objetivos y metas. Igualmente los indicadores constituyen fuentes de información necesarias para la gerencia de las organizaciones. Al respecto, debe decirse, que tales indicadores son valor agregado para la institución. Esto es, que no son simples datos. Así, los indicadores deben caracterizarse por:

- Ser exactos: presentar la situación como realmente es.

- Su forma: existen diversas formas de presentación (cualitativa,

cuantitativa, numérica, gráfica, impresa y otras). La elección depende

de la situación y necesidades.

- Frecuencia: que tan a menudo se requiere, se produce o se analiza.

- Extensión: referente al alcance por su cobertura del área de interés.

- Origen: la información puede ser de origen interno o externo.

Importante es que la fuente generadora sea la correcta.

- Temporalidad: registra hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecta el futuro, según se requiera.

- Relevancia: la información es relevante si es importante para una situación concreta.

- Integral: lo es si proporciona a quien lo requiere con un panorama completo del fenómeno determinado que se intenta entender y analizar.

- Oportuna: se refiere a estar disponible cuando se necesita.

Necesidad de la Información vía los indicadores de gestión

Como se ha reiterado, la información es indispensable, porque sin ella no es posible controlar y menos mejorar. Las justificaciones son múltiples y se dan por:

- La explosión de la información, lo que hace necesario gerenciar la que se produce en gran cantidad, en diversas fuentes y en diferentes formas.

- La complejidad de los procesos gerenciales.

- La velocidad del cambio

- La interdependencia de las unidades que conforman la organización

- El valor de la información para la organización

- La disponibilidad de medios informáticos

- Las necesidades de las organizaciones para su desarrollo

Sin disminuir la importancia de las demás, cabe referirse a la última relacionada, para indicar que la forma confiable de establecer la situación de una organización, es disponer de información acerca de la posición inicial, de las características deseadas y de las características logradas. Mas aún, dadas las exigencias del mundo moderno, se necesitan orientaciones, esto es, información precisa y útil, para enfrentarlas y para efectuar oportunamente los ajustes del caso.

Directrices para la especificación de indicadores de gestión

Para diseñar o construir indicadores de gestión, se refieren varias características que contribuyen al propósito de optimizar las decisiones. Tales características son:

Composición: en este sentido cabe señalar:

- Identificación; esto es, tener un nombre que defina su objetivo y su utilidad.

- Indicar la forma de cálculo, en particular cuando se trata de un indicador cuantitativo.

- Aclarar las unidades en las que se mide.

- Disponer de un glosario para especificar los factores que hacen parte del cálculo. A manera de ejemplo, si se trata de un indicador de deserción estudiantil en una universidad y en un periodo determinado, se habría de relacionar, por ejemplo, el número de admitidos al comienzo del periodo con el número al final. Así, el glosario especificará los conceptos de .estudiantes admitidos., .de estudiantes al final del periodo. y el del .resultado.

Adicional a lo anterior y para que el indicador tenga sentido, conviene comparar el resultado con patrones de referencia. Para el ejemplo anterior, habría que comparar, por ejemplo, el resultado en una universidad con el de otra, de características similares y luego concluir y optar, si es el caso, por ciertos ajustes.

Naturaleza: en cuanto a la naturaleza se refiere, los indicadores se clasifican según los factores clave de éxito, o por los factores críticos, como también se les conoce, entendiéndose por estos, los aspectos que es necesario mantener bajo control para el éxito de la gestión. Al respecto se encuentran indicadores de EFECTIVIDAD, EFICACIA (resultados, calidad, satisfacción del cliente y otros), EFICIENCIA (actividad, uso de capacidad, cumplimiento de programación) y de PRODUCTIVIDAD ( mayor número de unidades por unidad de tiempo).

Valga completar lo anterior, afirmando que no deja de ser frecuente, el que los directivos de las organizaciones centren todos susesfuerzos en uno solo de los indicadores. Vale decir que el propósito no es el de referirse a uno solo, sino a todos los señalados y hacerlo de manera integral.

Otras directrices se refieren a la vigencia de los indicadores, al nivel de la organización en donde se generan, al nivel de la organización en el que se utilizan, al valor agregado que pueden generar y a los tipos de indicadores de gestión. Estos últimos, pueden ser puntuales, acumulados, de control, permanentes y estratégicos, tácticos y operativos.

Ventajas de contar con indicadores de gestión

Las ventajas de disponer de información en la forma de indicadores son múltiples y conducen a reducir la incertidumbre propia de las actividades económicas y sociales y, en particular a las que desempeña, por ejemplo, la

Universidad. Así mismo, se destaca que el hecho de contar con indicadores, permite suprimir el manejo subjetivo con el que a

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