LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Gran parte de la dificultades que enfrenta las organizaciones sean locales, nacionales e internacionales es en el momento de la comunicación; sea estas de tipo interna o externa a las organizaciones, por lo general la comunicación externa en una organización tiene mayor porcentaje de planificación, con respecto a la comunicación interna, debido a que las organizaciones dependen mucho de los potenciales clientes, acreedores, etc.; mejor dicho se preocupan más del marketing de la organización. La comunicación en las organizaciones siempre va ligada a la política y cultura de cada organización, la cual se planifica, se gestiona y se controla para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados y/o miembros.

La comunicación ha sido identificada como una de las mayores y únicas razones del éxito o fracaso de un proyecto dentro de una organización. Es esencial que exista una comunicación eficaz y transparente dentro de la organización tanto de los miembros, como de los interesados internos y externos a ella, lo cual permite que se trabaje en equipo, se obtenga un desempeño alto, se obtenga mejoras en las relaciones entre los miembros de la organización y se crea una mutua confianza.

Según LACASA, A. Las organizaciones necesitan de una comunicación que responda a las exigencias y realidades que demandan la sociedad y que le ayude a poder desarrollarse y sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo. La empresa debe adaptarse al carácter dinámico de la sociedad, debido a que entre esta y la organización se produce un proceso de retroalimentación o feedback. La comunicación tiene un valor estratégico enorme, ya que gracias a las distintas acciones comunicativas que lleva a cabo la organización puede alcanzar los objetivos empresariales.

A la comunicación organizacional se puede conceptuar como una herramienta estratégica para la gestión y dirección de la empresa, que pretende convencer, persuadir, influir e informar de los objetivos que se propone. Los objetivos que la empresa persigue dentro de una organización podemos mencionar: apoyar la estrategia de la empresa, proporcionar coherencia e integración entre los objetivos, los planes y las acciones de la dirección; difundir y gestionar la imagen y la información.

Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

• Operacionales: se refiere a tareas u operaciones.

• Reglamentarios: órdenes e instrucciones.

• Mantenimiento: relaciones públicas, captación y publicidad.

Según el PMBOK, un modelo básico de comunicación, que aparece en la Figura 10-3, demuestra cómo se envían y reciben las ideas o la información entre dos partes, definidas como emisor y receptor. Los componentes clave del modelo incluyen:

• Codificar. Traducir los pensamientos o las ideas a un lenguaje que otras personas puedan comprender.

• Mensaje. La salida de la codificación.

• Medio. El método usado para transmitir el mensaje.

• Ruido. Todo lo que interfiere en la transmisión y comprensión del mensaje (por ejemplo, la distancia).

• Decodificar. Traducir el mensaje nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.

Inherente en el modelo que se muestra en la Figura 10-3 está la acción de acusar el recibo de un mensaje. El acuse de recibo significa que el receptor señala la recepción del mensaje, pero no necesariamente que esté de acuerdo con el mismo. Otra acción es la respuesta a un mensaje, lo que significa que el receptor decodifica, comprende y responde al mensaje.

La comunicación en la organización facilita la especialización, diferenciación y maduración del individuo y este usa su sistema comunicativo para:

 Recibir y transmitir mensajes y obtener información.

 Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.

 Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.

 Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos.

La comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo, debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente eficaz, las principales barreras son las siguientes:

 Psicológicas: Emociones, valores, hábitos de conducta, percepciones.

 Físicas: Ruidos.

 Semántica: Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados.

 Otros: Interrumpir, cambiar de tema, no escuchar, interpretaciones, responder a una pregunta con otra pregunta, rotulaciones.

WEIL, P. considera que: El hecho de que exista una política de comunicación en las organizaciones, tanto en su vertiente interna como externa, es importante debido a una serie de razones:

 A través de ella podemos comunicar el proyecto, los objetivos y las metas a los empleados, haciendo que se sientan integrados en él y que adopten los objetivos de la organización como propios. De esta forma los objetivos y metas individuales irán ligados a los de la organización.

 La comunicación da a conocer y hace evolucionar la cultura de la empresa.

 En momentos de cambio es importante mantener informados a los empleados sobre el mismo, en qué va a consistir, porqué se produce, qué consecuencias va a tener y en qué medida les va a afectar.

 Una comunicación adecuada es sinónimo de una mayor productividad, ya que los empleados se comportarán de un modo más eficaz y habrá una mayor cooperación entre ellos, así como una mejor relación con sus superiores.

 El personal ha de sentirse valorado y conocer cuáles son sus posibilidades en la organización.

 Todas las ideas, sugerencias, opiniones y quejas de los empleados han de ser atendidas. Por lo que se deben habilitar canales y medios a través de los cuáles puedan expresarse y ser contestadas.

 En aquellas organizaciones con una gestión participativa la comunicación es la encargada de transmitir toda la información necesaria para que la decisión final que se adopte

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