La Administración: planeación, organización, dirección y el control

La palabra administración proviene del latín: ad que significa dirección, tendencia; y minister que significa subordinación, obediencia. En ese sentido, significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro. Por lo tanto, de manera general, la administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

El proceso consiste en la planeación, organización, dirección y el control del uso de los recursos, sean humanos, materiales, económico-financieros o sistemas, para lograr objetivos individuales o institucionales, satisfaciendo las necesidades personales o del mercado. Ésta disciplina está ligada directamente a la consecución de objetivos comunes por medio del esfuerzo de las personas y busca la integración y el mejor aprovechamiento de los recursos.

La Planeación responde a la pregunta: ¿Qué se va a hacer? Mediante el planteamiento de objetivos, políticas, diagnósticos, programas y presupuestos. La Organización se refiere a cómo se dividirá el trabajo, asignando unidades de mando y procedimientos. La Integración engloba a los recursos: ¿Quién y con qué se va a hacer? Por ejemplo, respecto al personal se lleva a cabo: la selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entre otros. La Dirección se refiere a la manera en la que se llevará a cabo, por medio de autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y comunicación. El Control es el recuento de cómo se hizo, con la evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación.

La práctica administrativa es un reflejo de la evolución de las organizaciones, cuya importancia en la sociedad es responder a las necesidades de ésta y generar escenarios que permitan un desarrollo efectivo en los campos de la ciencia y tecnología. Ya que dentro de cualquier organización la administración vive de sus áreas, departamentos, formas y fondos, funcionando como un sistema de engranaje, donde si funciona todo, el sistema se regula y si falla algo el sistema se desequilibra. Haciendo analogía con un embarcadero, se comprende que la Administración representa ese enorme faro y que, de acuerdo al alcance de su luz, o sea lo planeado, se vislumbra un futuro incierto, pero mejor iluminando, es decir, se analiza lo que viene y se planea lo que va dando rumbo al barco, o sea la organización, a través de su capitán, que es el gerente o director.

La administración se volvió fundamental en la conducción de la sociedad moderna. Ella no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.

La administración, en su categoría de universalidad, se aplica a todo organismo social, público o privado, de una manera exitosa e internamente en todos los niveles de responsabilidad. Ese éxito, llamado también resultado efectivo y eficiente, es sin duda, el objetivo principal de esta disciplina. Es por ello que se convierte en una práctica imprescindible donde no sólo se busca el beneficio de un ente productivo, sino la armonía del mismo con su medio ambiente externo.

El éxito de las organizaciones dependerá de su capacidad para leer e interpretar la realidad externa, rastrear cambios y trasformaciones, identificar oportunidades a su alrededor para responder a ellas con prontitud y de manera adecuada, por una parte. Y reconocer amenazas y dificultades para neutralizarlas o eliminarlas, por otra parte. A medida que la coyuntura económica se retrae, o se expande, y cambian las necesidades de los clientes, cambian los hábitos y las tendencias del público, las organizaciones deben modificar su línea de acción, renovarse, adaptarse, transformarse y ajustarse con rapidez. Cada vez más surgirán problemas: nuevos y diferentes, mientras los antiguos tendrán nuevas soluciones. En el fondo los problemas sólo cambian de planteamiento, de naturaleza o de enunciado; el cambio será siempre la constante. La administración es un proceso de ajustes constantes a lo nuevo y lo complejo que nunca aconteció antes.

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