La comunicación externa y sus funciones con las partes externas interesadas

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Contenido

INTRODUCCIÓN        3

COMUNICACIÓN EXTERNA        4

Tipos de Comunicación Externa        4

Funciones de la Comunicación Externa        5

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA CON LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS A LA EMPRESA        6

Clientes        6

Intermediarios        6

Proveedores        7

Competencia        7

Medios de Comunicación        8

Público en General        8

CONCLUSIÓN        9

BIBLIOGRAFÍA        10

INTRODUCCIÓN

En el contexto actual las empresas se desempeñan en un ambiente cambiante o en una economía dinámica, con frecuentes problemas de inflación, desempleo, déficit en la balanza de pago, entre otras; en cualquiera de estas circunstancias la comunicación es un elemento necesario para las organizaciones.

En este sentido la comunicación organizacional cobra la importancia pues en ella se da el intercambio de mensajes entre los integrantes de la organización así como también entre los públicos meta. Las técnicas y las actividades de la comunicación organizacional están encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan en el interior de las organizaciones de tal suerte que se podría influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos para cumplir con los objetivos planeados.

La comunicación externa es destinada a los públicos externos de una empresa institución, a través de los periodistas, a sus proveedores, accionistas, a los poderes públicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc.

Es fundamental planear un método dentro de la empresa para reconocer lo que se quiere decir y como se va a decir. La comunicación externa es muy importante, ya que se enfoca principalmente a como una empresa se maneja bajo sus valores, misión, visión, objetivos y filosofía. Bajo estos criterios su forma de emplear métodos de relación con un público determinado debe ser específica y conocerlos a fondo.

        En el presente documento, se busca definir y entender la comunicación externa en las organizaciones, así como explicar algunos de sus principales tipos de comunicación y las funciones de esta comunicación, el primordial enfoque de este documento, está dado hacia a las funciones que cumple dicha comunicación pero con cada una de las partes externas a la organización a las que les interese la imagen de la empresa y a las que nos interesa presentar una buena y respetable imagen.

COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.

Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

La comunicación externa le permite a una empresa generar mensajes enfocados en crear, mantener o fortalecer la relación de la empresa con los diferentes clientes que pueda tener, así como proyectar una imagen favorable de la empresa al público, además de promover productos o servicios.

Tipos de Comunicación Externa

La empresa es un ente social y como ello ha de actuar, por eso debe hacer una comunicación externa efectiva y eficiente con el objetivo no sólo de mejorar la imagen de la empresa sino también de conservarla, además de dar confiabilidad a los clientes y potenciales clientes. Los siguientes son les tres diferentes tipos de comunicación exterior existentes, de los cuales podremos aplicar dentro de nuestra empresa el que más convenga acorde a nuestras necesidades en el momento.

• Comunicación externa estratégica: Consiste en conocer los datos de la competencia, las variables económicas y su evolución así como los cambios en legislación laboral y muchos más, con el fin de alcanzar una posición competitiva en el mercado.
• Comunicación externa operativa: Se utiliza para el desarrollo diario de la actividad de la empresa, y es la más importante a nivel de conocer ya que es la que lleva todas las comunicaciones públicas externas de la empresa, tanto con proveedores, clientes, competidores, administraciones, etc.
• Comunicación externa de notoriedad: Quiere dar a conocer a la empresa, tanto en mejorar la imagen como dar a conocer los productos. Es la que se encarga de la promoción, marketing, publicidad, patrocinios y otras actividades que hacen conocida la empresa de cara al exterior.

Funciones de la Comunicación Externa

Independientemente de la  forma de comunicación externa, todas buscan un mismo objetivo, y es velar por el bien común de todo lo que compone la empresa, dándola a conocer en todos los sentidos y dándola a promocionar de manera que consiga una imagen externa que es la que se quiere dar a entender. Generalmente se suelen dar todas las acciones de comunicación externa, aunque no todas en el mismo momento. Es muy importante no dejar descuidado ningún ámbito de actuación, pero sobre todo siempre comunicar.

Algunas de las principales funciones de la comunicación externa en las organizaciones, son las siguientes:

• Ofrecer a la prensa y al público información precisa y oportuna sobre asuntos que tienen interés y valor.
• Proyectar la identidad corporativa de la organización.
• Difundir una imagen favorable de la organización.
• Proporcionar información persuasiva a los representantes del entorno acerca de las actividades, productos o servicios de la organización.
• Generar valor y confianza en los grupos de interés.
• Dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes.
• Reflejar la dimensión de la empresa.
• Transmitir prestigio.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA CON LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS A LA EMPRESA

Para una organización es de gran importancia darse a conocer positivamente, su objetivo es dar una buena imagen, y esto se puede lograr al mantener una buena relación con el exterior, es el caso de su comunicación con clientes, proveedores, intermediarios, competencia, medios de comunicación y el público en general. Esto beneficia a la empresa, ya que el entorno de la empresa va a crear preferencias hacia la misma, y se van a lograr los objetivos de dicha organización.

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