La definición y la implementación efectiva de la metodología de gestión de la adquisición de medicamentos y productos sanitarios

COMPRAS INSTITUCIONAL

1. OBJETIVO

Definir e implementar una metodología eficiente y eficaz para la gestión de compra de medicamentos y suministros medico - quirúrgicos que ofrece la compañía con el fin de cumplir con los estándares de calidad exigidos.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las compras de medicamentos y suministros medico-quirúrgicos, realizados por la compañía.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Gerente comercial y / o Gerente general: Son los responsables de autorizar las órdenes de pedido y/o órdenes de compra, y a su vez seleccionar a los proveedores.

3.2 Asistente Comercial: Es el responsable de hacer la respectiva cotización de los productos, realizar las licitaciones para clínicas y hospitales, informar a los clientes y vendedores de nuestra compañía la disponibilidad de productos, analizar la base de datos de los proveedores, y a su vez es el responsable de realizar las órdenes de compra y el respectivo seguimiento a los proveedores.

3.3 Asistente administrativo: Es el encargado de recibir las ordenes de pedido y entregarlas al asistente comercial, también es responsable de enviar las ordenes de compra por fax al proveedor y confirmarlas.

3.4 Auxiliar contable: Es la responsable de revisar el estado de cartera de los clientes y realizar informe para ser presentado a la gerencia comercial y general, a su vez es responsable de realizar la factura o remisión.

3.5 Auxiliar contable: Es el responsable de revisar el estado de cartera de los clientes y realizar el respectivo informe de cartera para ser presentado a la gerencia comercial y general; a su vez es el encargado de realizar las facturas o remisiones.

3.6 Asistente de logística: Es el responsable de recibir los productos que llegan a la compañía y verificar vs. Orden de compra el producto.

4. DEFINICIONES

4.1 Cliente: Es la persona que demanda productos en forma habitual.

4.2 Compra: Es el acto de obtener el producto o servicio que se requiere en la compañía.

4.3 Cotización: Documento que contiene las especificaciones de los productos solicitados, como: Descripción, procedencia, tipo de empaque, tipo embalaje, precio, registros Invima entre otros.

4.4 Factura de Compra: Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, con el detalle del producto comprado, su precio unitario, el total del valor cancelable de la compra y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago.

4.5 Orden de compra: Documento emitido por Welfare Care Ltda., al proveedor seleccionado, que contiene los detalles de la compra; se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo.

4.6 Licitación: Es una invitación a proveedores distintos para proporcionar un servicio (Venta de productos del sector de la salud), al licitante, entidad que establece las bases para la participación (requisitos de la organización como: establecimiento del proveedor, capacidad para proporcionar lo que se licita, descripción del producto o servicio, cantidad etc).

4.7 Orden de pedido: Es una solicitud escrita hecha por un vendedor institucional en la cual se describe el producto a requerir.

4.8 Portafolio: Documento que contiene el listado de todos los productos médicos y medico- quirúrgicos ofrecidos por los laboratorios y / o proveedores a la compañia con una descripción detallada en cuanto a características como: nombre genérico, concentración, presentación, precios del producto, entre otros.

4.9 Producto: Cualquier tipo de medicamento y/o medico-quirúrgico adquirido por la compañía.

4.10 Proveedor: Empresa o persona que provee o abastece de los productos necesarios para la satisfacción de las necesidades de la compañía.

4.11 Remisión: Es un documento que ampara un pago, equivalente a la factura que se entrega junto con el producto a enviar. Sirve como un comprobante de la recepción de dichos productos.

4.12 Solicitud de Compra: Documento interno de Welfare Care Ltda. A través del cual se hace una solicitud formal de compra al gerente comercial detallando las características específicas y generales del producto solicitado.

5. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

COMPRAS

Nº

ACTIVIDAD

RESPONSABLE FRECUENCIA COMO DOCUMENTOS

6.1 Realizar la respectiva cotización, licitación a los clientes. Asistente comercial

1. Cuando lo requiera la institución.

2. Cuando se abren las licitaciones a instituciones (cada año).

3. Cuando hay una invitación a cotizar. Basado en los parámetros que define la gerencia comercial para efectos de cotización; en cuanto a licitación cumplir con los términos de referencia exigidos.

Esta Actividad se realiza en las instalaciones de la compañía. Portafolio proveedor (es), Documentos Jurídicos, económicos y técnicos.

Formato de cotización clientes WC-AP-001-F02.

6.2

Generar orden de pedido de la institución o de la compañía.

Representante venta institucional Gerencia y/o asistente comercial. Cuando

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