Las etapas del proceso de cambio

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INTRODUCCION

La empresa AVEVA ha decido implementar el modelo de Hinings para llevar a cabo el cambio que necesita realizar, este cambio le permitirá mantener el control de reconocimiento de ingresos tanto de proyectos como de subscirpciones, el proceso actual les lleva una inversión importante de tiempo por lo que la implementación de un nuevo ERP el tiempo de control y análisis se reducirá de manera considerable, pues el control de las operaciones será mucho más sencillo a nivel global, el ERP cuenta con un sistema de reportes mas amplio que permitirá revisar de manera eficaz cada una de las áreas de la compañía.

El modelo se implmentará de la siguiente manera.

1. Diagnóstico

La necesidad de reducir tiempos y mejorar el análisis y control de la forma de reconocimiento que la empresa necesita, este es el principal motivo para llevar a cambio del ERP de SAP a ORACLE, adicional a que con este cambio podrá homogenizar los sistemas de sus diferentes entidades a nivel mundial.

1. Identificación de la resistencia

Para este cambio la empresa se ha encontrado con personas que aprueban el cambio pues les permitirá tener consolidada la información y no tendrán que cambiar de un sistema a otro, pero también se ha encontrado con personas que no aprueban el cambio y se han resistido, estas personas son las que actualmente estan usando el sistema SAP.

Es importante mencionar que dentro del grupo AVEVA existen empresas que actualmente estan menajndo el sistema ORACLE y que para ellos este cambio es mas una mejora que un cambio, por otro lado existen entidades que acutalmente manjean SAP lo que para ellos significa un gran cambio pues muchas de las cosas se volverán manuales o con una serie de procesos adicionales a las actividades actuales.

1. Asignación de Responsabilidad

Dentro del proceso de cambio se han asignado diferentes roles mismos que se detallan a continuación:

• Líderes del proyecto – Responsables de recabar la información necesaria de cada una de las areas para el diseño del ERP de acuerdo a las necesidades, intermediarios entre el proveedor del sistema y los usuarios.
• Líderes por area – Tienen como responsabilidad de brindar toda la información necesaria para cubrir las necesidades de sus respectivas areas, también son los promotores del cambio.
• Equipo de comunicación – Son los responsables de la implementación del modelo de comunicación de los avances y cambios que se vayan dando conforme se desarrolle el proyecto.
• Facilitadores – Son los responsables de aclarar todas y cada una de las dudas que puedan llegar a surgir entre los empleados y comunicarlas a los líderes del proyecto.
• Todos los empleados – Son responsables de comunciar todo aquello que como operadores del sistema puedan detectar y que no se haya contemplado para el cambio.

1. Desarrollo y ejecución de estratégias

Durante el proceso se estarán llevando acabo las reuniones con los líderes de área para revisar el avance, revisar que todo se este cumpliendo acorde a lo planeado y en caso de tener que replantear algo se pueda hacer todo antes de la puesta en marcha para reducir el margen de error.

Se contará con un equipo de desarrolladores del nuevo ERP que estarán en constante comunicación con los líderes de area para la correcta configuración e implementación.

• Entranamiento

El proceso de entrenamiento del nuevo sistema se llevará a cabo de manera remota con cursos específicos por área y por actividad, dichos cursos estarán divididos en dos:

• Cursos Online: se ha desarrollado una plataforma dentro de WEB de la empresa en la que se asignaran dichos cursos a los usuarios finales, estos cursos estan dirigidos especialmente a la generación de reportes
• Online: Se programarán cursos con los desarrolladores para la ejecución de las actividades.

Dentro del programa se encuentran sesiones de demostración del sistema en la cual se les mostrará el como funciona, dentro de esta demostración se espera una retroalimentación de los usuarios en caso de que haga la configuración no sea la correcta.

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