Los Libros Oficiales De La Empresa

Planteamiento del problema

I.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todos los hombres desde tiempos inmemoriales han tenido la necesidad de agruparse, es por ello que en la Constitución Política actual, la libertad de asociación es un derecho fundamental. Nos podemos preguntar ¿Quién acaso no pertenece a una asociación, a una organización social de base, a institución civil, un club deportivo o social, etc?, veremos que la respuesta es siempre la misma: pertenecemos a una serie de entidades, que tienen como finalidad unirnos para la consecución de un objetivo o fin en común. Es en este punto, que creemos que el Derecho juega un rol importantísimo: pues las Personas Jurídicas -en especial las Asociaciones- son una creación del Derecho con la finalidad de dar respuesta a nuestras necesidades sociales y económicas incluso, respetando, como no, nuestras reglas básicas, desde el Estatuto hasta nuestra Constitución.

Cualquier organización social sin fines de lucro -en especial asociaciones- que conformemos debe tener personas con objetivos y fines en común, Estatutos adecuados para su funcionamiento, Órganos de Gobierno idóneos, además de Libro de Actas y Libro Padrón de Asociados con legalización de Apertura por ante Notario Público.

Jurídicamente, pocos conocen cuáles son las normas para la constitución y posterior manejo de una Asociación. Básicamente tenemos normas sobre asociaciones en el Código Civil de 1984 (artículos del 76º al 98º), y algunas normas notariales y registrales. Estas últimas son normas temporales muy útiles que datan del año 2001, que han servido para podersolucionar algunos problemas de inscripción.

En la práctica, a nivel nacional, las asociaciones son conducidas de modo contrario a lo establecido en los Estatutos, y siempre ello conlleva a que los actos realizados en su seno no puedan ser inscritos en los Registros Públicos. A veces somos espectadores de la forma cómo se pretenden solucionar los problemas al interior de una Asociación, incurriendo en una serie de errores de procedimiento, que invalidan jurídicamente las decisiones adoptadas. La gran mayoría de Asociaciones en Tacna y en el país, desconocen la forma correcta de legalizar los Libros de las Asociaciones (básicamente los Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados), o a veces, se valen de la falta de normas claras, para realizar la legalización de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados, so pretexto de haberse "extraviado o perdido" los anteriores, cuando lo que en la práctica lo que existe es una pugna por el poder, entre dos o más grupos de asociados que al querer tomar el control de la persona jurídica, y valiéndose de muchas argucias, logran la legalización de apertura de Libros de Actas y Padrón de Asociados, aún cuando los anteriores aún están siendo utilizados por otras facción dentro de la organización. Con esta legalización de apertura de Libros, se logra validar y formalizar los acuerdos de dos o más facciones dentro de una misma organización, y con ello se inicia el interminable camino del conflicto por el poder dentro de estas Personas Jurídicas.

Obviamente el problema se agrava dentro de las asociaciones, pues los miembros de las mismas no conocen cómo se deben aprobar los Estatutos, qué debe contener el mismo, cómo se debe convocar a elecciones, la forma cómo debe desarrollarse la misma, cómo se deben adoptar acuerdos para el ingreso y salida de asociados y posteriormente cómo actualizar los Padrones de asociados. Esta situación empeora, en los casos en que las asociaciones son manejadas por personas inescrupulosas que lo único que hacen es perpetuarse en los cargos directivos y terminan aprovechándose de los asociados con el cobro de ingentes cantidades de dinero, que finalmente no se sabe en qué son empleadas.

El eje articulador que permite verificar que las Asociaciones legalicen la apertura de sus Libros en forma correcta, es decir respetando las normas civiles y notariales sobretodo, son los Notarios, Los Jueces, además de la Policía Nacional y por último los Registradores Públicos, éste último a través de la calificación registral de los actos jurídicos desarrollados por las Asociaciones. En las Oficinas Registrales, podemos apreciar al momento de calificar los títulos presentados, si existe una correcta concordancia en la secuencia de los Libros de Actas utilizados para la adopción de acuerdos de Asamblea.

Los operadores del Sistema Registral de Inscripción de dichas elecciones de los órganos de gobierno, léase: Notarios, Registradores, Directivos y miembros de Asociaciones, tienen distintos pareceres sobre los obstáculos que deben sobrepasar las Asociaciones al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y los Libros Padrón de Asociados

Son pocos los esfuerzos que se han realizado, por parte de nuestras autoridades y nuestros profesionales para poder fomentar una cultura de respeto y gobernabilidad dentro de nuestras instituciones democráticas más cotidianas como son las asociaciones. Definitivamente no contamos con una legislación clara sobre este tema y con ello propiciamos un verdadero problema socio-jurídico, pues existe a menudo abuso, confusión y desconocimiento sobre nuestros derechos y deberes como miembros de una Asociación, desconocemos o a veces abusamos de las normas notariales al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y Libros Padrón de Asociados, e incluso desconocemos la forma en que debemos elegir nuestros directivos (autoridades), desconocemos e incumplimos nuestros Estatutos, que es la Constitución Política de la Asociación, aprobada por los propios asociados; muchas veces somos mudos testigos de "golpes de Estado" dentro de las organizaciones, desmoronando por completo los valores básicos de una sociedad en democracia.

Por otro lado, se aprecia que los operadores del Derecho, no tenemos ni los conocimientos ni las herramientas para poder hacer frente a este problema tan cotidiano pero a la vez tan extraño para muchos. Es parte de nuestra ínfima cultura democrática, seguimos pensando que "la mayoría manda", sin ponernos a pensar que por encima de nuestras decisiones tenemos un Estatuto que al ser aprobado dentro de una asociación, debe ser respetada hasta que sea modificada. Debemos de sembrar por ello en las conciencias de nuestros ciudadanos valores democráticos de respeto hacia nuestras instituciones, de respeto y cumplimiento de nuestros compromisos y normas, debemos de entender que por encima de nuestras decisiones de que "la mayoría manda" está el poder de voluntad social establecida en esa carta Magna conocida jurídicamente como Estatuto.

Es por ello que debemos estudiar los problemas que enfrenta nuestra sociedad,

...