Los Manuales De La Organización

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto de manual: instrumento a través de los cuales se explicitan en forma ordenada y sistemática diversos elementos de una organización, como ser una estructura, procedimiento, política, norma, historia, etc. Constituye un instrumento de comunicación que facilita el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, y por ende, el funcionamiento de la organización.

Un manual es

• un documento

• ordenado y sistemático

• contiene información e instrucciones

• contiene información relevante

TIPOS DE MANUALES

• En función de su contenido

o Manuales de organización y funciones: Exponen en detalle la estructura de la organización, las relaciones entre las diferentes unidades administrativas, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones que le competen.

o Manuales de cargos: contienen la descripción detallada de los cargos de una organización. Incluye su nivel jerárquico y operativo. Su utilidad se relaciona con la planificación, reclutamiento, selección y evaluación de recursos.

o Manuales de procedimientos y normas: Describen las operaciones que integran los procedimientos en forma secuencial de ejecución y normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

o Manual de políticas: contiene objetivos básicos que regirán la acción de los miembros de la organización en materia de toma de decisiones.

o Manual del empleado: contiene de información de interés para el empleado que se incorpora a la organización. facilitan el entrenamiento inicial de los empleados.

o Otros: manual de atención al cliente, de uso de sistemas de computación, etc.

• En función del área de actividad a la cual se refieren:

o Por la función específica del área de actividad a la cual se refieren, pueden ser generales o específicos, de acuerdo al área que traten. Ej: manual de procedimiento de ventas, manual de procedimientos contables, etc.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE MANUALES

 Facilitan la comprensión de la estructura, las funciones y el procedimiento.

 Facilita el proceso de adiestramiento y capacitación de los empleados

 Facilitan la toma de decisiones

 No incorporan elementos de la organización informal

± El tamaño de las empresas incide en la utilidad de los manuales

 Facilitan aspectos referentes a la gestión de recursos humanos

± Deben confeccionarse adecuadamente y mantenerse actualizados

± Nivel de síntesis

 Es un elemento restrictivo de la iniciativa

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN MANUAL

• Cuidadoso proceso de elaboración

• Objetivo concreto

• Lenguaje simple

• Información accesible al usuario

• Es un instrumento pueso al servicio de la gestión

PROCESO DE ELABORACIÓN DE UN MANUAL

1. Definir objetivos generales y particulares. Dentro de los objetivos generales, encontramos: uniformizar la actuación de los miembros de la organización, mejorar la comunicación poniendo información en común a disposición de los empleados. Los objetivos particulares, se vinculas a las necesidades concretas que se buscan satisfacer con al confección del manual.

2. Determinar el responsable de la confección.

3. Formular un plan de trabajo. Éste se plasma en una propuesta a ser presentada a la dirección. El contenido del plan de trabajo será: Objetivos del trabajo, beneficios esperados, metodología y actividades a realizar, integración del equipo de trabajo, cronograma de ejecución, costos estimados.

4. Trabajo previo a la confección de manual.

5. Relevamiento de información.

6. Redacción del manual.

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