Manual Organizacional

Estructura del manual de organización:

Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de organización, por estas razones, resulta conveniente que en la Administración

Pública Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.

En las siguientes páginas se mencionan los elementos que se considera deben integrar un manual de organización, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración.

Identificación

Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán anotarse los datos siguientes:

1. Logotipo de la dependencia.

2. Nombre de la Dependencia.

3. Título del manual de organización.

4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente.

5. Fecha de implantación o, en su caso, de actualización.

Los manuales de organización deberán elaborarse en el siguiente formato y la Dirección de Organización, Modernización de Procesos y Soporte Operativo, se Encargará de dictaminar la información procesada por la unidad administrativa en dicho formato.

Contenido

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que

Constituyen el manual o los títulos principales que comprende. A efecto de

Uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:

Ejemplo:

CONTENIDO

I.INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

IV. MARCO JURÍDICO

V. ATRIBUCIONES

VI. MISIÓN Y VISIÓN

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

VIII. ORGANIGRAMA

IX. OBJETIVO Y FUNCIONES

X. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Introducción

Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros:

• Propósito y utilidad.

• Síntesis del contenido.

• Ámbito de su aplicación

Áreas que participaron en la elaboración del manual.

• Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.

• La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.

• La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas.

Ejemplo:

INTRODUCCIÓN

El presente manual de organización de la………...., tiene como propósito

Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman la ………….... El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirán……………

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.

Objetivo del manual

En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar la eficiencia en la organización y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretaría. El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE. La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y en un máximo de cinco líneas.

Ejemplo:

OBJETIVO

Proporcionar la información necesaria a las áreas que conforman la Dirección

General de……………………, con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.

Antecedentes históricos

Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.

Ejemplo:

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La integración de la actual Dirección General de Programación, Organización y

Presupuesto, dentro del marco estructural de la Oficialía Mayor y de la propia

Secretaría, ha venido evolucionando, de acuerdo a las necesidades de actualización y adecuación operativa, que tienen como base fundamental los lineamientos emitidos para mejorar el esquema general de la Administración Pública Federal. Anteriormente, el señalamiento de los objetivos, formulación de planes y previsiones, así como la determinación de los recursos para cumplir con las actividades asignadas a esta Dependencia, se encontraba dentro de la competencia de la Unidad de Programación integrada, con base en el acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de marzo de 1971.

Asimismo, el análisis y la evaluación organizacional de la Secretaría, se encontraba asignada a la Unidad de Organización y Métodos, constituida por

Acuerdo Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1971.

Posteriormente, la Unidad de Organización y Métodos pasó a formar parte de la

Dirección General de Programación, Organización y Evaluación, señalándose sus atribuciones en el Reglamento Interior publicado en el Diario Oficial del 18 de abril de 1978, así mismo, se incorporaron a ésta, las funciones de la Unidad de

Información, Orientación y Quejas.

Ante la necesidad de simplificar y agilizar el manejo de la información, se implantaron procesos electrónicos para el control y consolidación de la misma, razón por la que se constituyó la Unidad de Informática, contemplándose en el

Reglamento de 1977, como apoyo a las Direcciones Generales de la Dependencia y principalmente de la Dirección General de Archivo, Biblioteca y Publicaciones.

En el Diario Oficial del 17 de octubre de 1979, se publicó el Reglamento Interior de la Secretaría, trasladando las funciones de Informática a esta Dirección General, cambiando su denominación por Dirección General de Programación,

Organización e Informática.

Marco jurídico

En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento. Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes, enN forma descendente, según se muestra a continuación:

a) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

b) Leyes.

c) Códigos.

d) Reglamentos.

e) Decretos.

f) Convenios.

g) Acuerdos.

h) Circulares y/u Oficios.

i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos).

j) Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).

Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos y citar su número de referencia (capítulo, artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma. Debe seguirse el orden cronológico en que fue expedida cada disposición.

Ejemplo:

MARCO JURIDICO

La Dirección General de……………..de la ……….., se encuentra sustentada en el siguiente marco jurídico – normativo:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

D.O.F. 05-02-1917 y sus reformas.

Leyes

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas publicadas en DOF. 28-XII-1994.

Códigos

Código Federal de Procedimientos Civiles.

Capítulo..., Art. ..., fracción..., inciso ..., publicado en D.O.F. ...

Decretos

Decreto que rige el Ceremonial Diplomático.

D.O.F. 2 octubre 1935.

Decreto que exceptúa de todo impuesto a los equipajes, menajes de casa, Vehículos y demás objetos de uso personal que importen los Representantes.

Atribuciones

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones

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