MANUAL DE COBRANZA

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LICENCIATURA EN CONTADURIA PUBLICA

PLANTEL     NEZAHUALCOYOTL

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

PROFESOR     RODOLFO GUSTAVO MENDEZ LOPEZ

ALUMNO     ALEJANDRO DE LA VEGA LAGUNA

MATRICULA     V2001NEZLCPV0019

TURNO     DOMINICAL

TAREA   MANUAL DE COBRANZA

22 DE MAYO DEL 2022

PROCESO DE COBRANZA

OBJETIVO PRINCIPAL:

 Establecer procedimientos que permitan el buen manejo de las actividades de Recaudación de cartera y poder aplicar políticas que permitan los buenos funcionamientos de las tareas encomendadas con el fin de mejorar los procesos en el Área de cobranza, y contar con un personal calificado al momento de brindar servicios a nuestros clientes.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

El área de ventas es la fuerza motriz que impulsa las estrategias comerciales de cualquier empresa. Además, es la responsable de marcar el ritmo de producción; evitar que la empresa sufra problemas económicos y garantizar que se expanda a nuevos mercados.

Un departamento de ventas es el responsable de mantener las buenas relaciones entre la empresa y sus clientes. Nombrando a un encargado de ventas y desarrollando un buen equipo de ventas, con vendedores motivados y dispuestos a seguir aprendiendo y creciendo junto a la empresa.

• VENDEDOR: Es la persona que realiza las tareas de venta dentro de una empresa u organización, el vendedor, visita, a nuevos clientes para posibles ventas de contado o a crédito, (recolección de documentación para el análisis y autorización de crédito)
• CALL CENTER: se conoce como centro de llamadas o centro de atención telefónica. Su finalidad siempre va a ser mejorar la relación con los clientes de cara a potenciar la rentabilidad de la empresa. Para ello, el centro de llamadas puede funcionar tanto como un sector de toma de pedido, y/o Orden de Compra como de atención al cliente, siempre basado en la utilización de llamadas telefónicas o canales digitales para alcanzar sus objetivos. 

Nota: una vez tomado los pedidos regulares o bien órdenes de compra se alimentará en el ERP y pasarán al área de facturación.

DEPARTAMENTO DE FACTURACION:

El encargado de emitir y entregar la factura al cliente y al almacén para la distribución del material o producto, bajando la información ingresada por el departamento de ventas en el ERP. Conserva copia o matriz de estas facturas emitidas. En archivo digital del sistema. Y se pasara físicamente las facturas al departamento de almacén, para su surtimiento.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN: 

Se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de los productos y el abasto de los pedidos y facturas recibidas para los clientes, y pasarlo al departamento de logística para su distribución en tiempo y forma.

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA: 

Realiza la planificación y la gestión del flujo de materiales de la manera más eficaz para nuestros clientes finales, incluyendo la creación e implementación de sistemas de control y mejora. Al regreso de dejar la mercancía con los clientes, se envía la documentación (facturas, selladas y firmadas de recibido) al departamento de crédito y cobranza para su seguimiento.

DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA OTORGAMIENTOS DE CRÉDITO

LA SOLICITUD DE CRÉDITO

Entre la documentación tenemos la solicitud de crédito, en donde en la parte frontal podemos tener los datos personales del cliente los cuales deberán ser llenados de forma clara y pluma de color azul:

• Número de Folio
• Nombre del Cliente.
• Ubicación exacta del negocio
• Ciudad de residencia, teléfonos (celular y fijo)
• Dirección del Domicilio
• Correo Electrónico
• Datos del conyugue o Aval
• Referencias Comerciales
• Referencias Personales
• Días de crédito
• Límite de crédito

Es importante recalcar que al momento de apertura nuevos clientes, todos los datos deben ser llenados en forma clara, no se permite el uso de correctores, no manchones, no enmendaduras.

La solicitud de crédito debe constar con la firma en su parte posterior del:

• Vendedor
• Cliente
• Supervisor
• Autorización de crédito

Firma de Pagare, o contrato, cuando el crédito es aceptado. Y se procede a darlo de alta en el catálogo de clientes en el ERP.

RECEPCION DE EVIDENCIA DE ENTREGA DE MERCANCIA

Revisará de manera fisca la evidencia otorgada por el área de logística, sellos y firmas de aceptación de mercancía por parte del cliente y en caso de incidencia (Producto equivocado, producto en mal estado, o algún motivo por el cual no se esté quedando con toda la mercancía facturada), se procederá llamándole al cliente para su aclaración y negociación en recuperación de mercancía o la realización de notas de crédito, o en su caso la cancelación de factura y sustituirla.

 Las facturas recibidas se archivarán fiscalmente y digitalmente en la carpeta recepción de mercancía, de acuerdo a su vencimiento, para la recuperación de los importes dejados a crédito.

REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDO:

Los reportes de antigüedad te brindan una descripción general de los saldos pendientes de tus clientes, quiénes están atrasados en sus pagos, qué cantidad está pendiente y cuánto tiempo lleva vencida.

Con este mismo reporte es la base para sacar dos reportes, cartera vencida (es la base para el envió de cobro de los gestores) y cartera de clientes especiales (son los clientes convencimiento a más de 120 días, para ver su estatus y cuál fue su seguimiento, para la toma de decisión

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