MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Introducción

El presente proyecto contiene un manual de procedimiento del área de compras que se realizó en la empresa GRUCONSA S.A de C.V, es una empresa privada fundada en 1998 con 35 empleados. El área de compras es el área de mayor actividad en la empresa, ya que sin la compra de materia prima no hay producción. Teniendo en cuenta la importancia de dicha área para la empresa; el siguiente manual contiene las actividades específicas para la realización de compra de materia prima. Además cuenta con un diagrama de flujo y una tabla con los pasos detallados para la elaboración de una compra. Por otra parte el diagrama de flujo contiene los documentos y formatos para llevar acabo la actividad con los requerimientos específicos. Asimismo se señala cual es responsable de cada tarea asignada, se verán de manera gráfica en el diagrama de flujo, que especifica con números secuenciales cada una de las actividades a realizar.

Las políticas en esta manual se dirigen en el área de compras, ya que como se menciona al principio, se aplicara en dicha área, estas políticas se llevan a cabo tanto para los clientes como para los empleados.

Este manual está dirigido para los trabajadores de la empresa o nuevos empleados que se incorporen al departamento de compras. Los empleados podrán tener a la mano, la manera de realizar una compra, con lo cual se podrán a poyar en este manual. Este proyecto se realizó en la empresa GRUCONSA S.A de C.V; se llevó a cabo durante 4 meses, con una nueva forma de trabajo. Además de contar con la autorización del departamento para su implementación.

1. Antecedentes

Elección de herramienta para evaluación

Durante el periodo de la estancia en GRUSCONSA S.A de C.V se propusieron diferentes herramientas para detectar el problema dentro de la empresa, entre ellas las entrevistas, encuestas y observación. Se pidió la opinión de cada área para determinar cuál de las tres era más factible, se optó por un método cualitativo ya que la mayoría de los encargados de cada área no tenían tiempo necesario para poder acceder a las demás herramientas.

Método: Cualitativo

Herramienta: Observación

Tiempo: 1 Semana

Área: Compras

Aplicación: Durante una semana, se observaron los distintos departamentos, para identificar posibles fallas en los procesos de la empresa.

Formato observación

Análisis

Ante un análisis previo de las diferentes áreas de la empresa, se detectó que el área de compras tiene una deficiencia al no contar con un procedimiento en específico, además que el personal encargado es el único en realizar las compras de la empresa, sin que algún otro empleado conozca el proceso. Teniendo diferentes actividades para cada proveedor ocasionando un problema cuando otro empleado requiere hacer una compra.

Las demás área se manejan de una manera factible y con un buen funcionamiento ya como se demostró en el formato de observación, cada una lleva un control estable de sus procesos. Llevando la empresa a un funcionamiento casi óptimo.

1.2 Definición del problema

Ante un análisis previo por un método cualitativo en este caso la observación, el problema se define como: “El departamento de compras no cuenta con un procedimiento establecido”.

1.3 Objetivo

Tener un proceso concreto y establecido en el área de compras, teniendo un funcionamiento óptimo.

1.4 Objetivo especifico

1.- Llevar un control establecido para la realización de las compras.

2.- Integrar a todos los departamentos  con en el área de compras.

3.- Relación con los proveedores a largo plazo.

4.- Mantener estable el proceso con todas las áreas en las que se relaciona el área de compras.

5.- Participación activa de todos los colaboradores en la empresa.

6.- Trabajar en coordinación con tesorería para el manejo de los pagos.

7.- Coordinación de autorización de pagos con el área de almacén y ventas.

8.- Negociación con proveedores y relación a largo plazo  

1.5 Justificación

Durante el análisis de la identificación del problema, se llevó acabo con un método cualitativo  que fue la herramienta de observación. Durante el proceso de aplicación de este método, se realizó un contacto directo con cada área. Así se identificaron cada uno de los problemas a evaluar de los procedimientos. Teniendo en común el área de compras, ya que la mayoría de los departamentos depende de este para su función. Por lo tanto se propuso realizar un manual de procediendo para llevar el control específico

La importancia de llevar a cabo este proyecto son los beneficios que presenta; principalmente en el área de compras, ya que con el manual tendrán un procedimiento específico el cual podrá seguir, al contar con una metodología especifica. Llevar un control de todos los inventarios dentro de la empresa y además poder realizar una compra especifica.

2. Fundamento

2.1 Trayectoria de la empresa

Es una empresa mexicana con 18 años de experiencia en brindar soluciones integrales a retos complejos de infraestructura. Cuentan con una presencia sólida en México. El compromiso  de GRUCONSA es operar de manera innovadora, rentable y sustentable para crear valor a todos los grupos con los que trabajamos.

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