Manual de Almacenes 3R

[pic 2]

[pic 3][pic 4]

[pic 5]

Fecha de Elaboración: Octubre de 2019.

Fecha de última Actualización: Octubre 2019.

Índice

1.        Introducción        3

2.        Propósito        3

3.        Alcance        3

4.        Requisitos        3

5.        Políticas        4

6.        Procedimiento de “Gestión de herramienta y equipos”.        5

6.1        Diagrama de flujo “Gestión de herramientas y equipos”.        6

6.2        Descripción del procedimiento de “Gestión de Herramientas y Equipos”.        7

7.        Procedimiento de “Despacho de materiales para obra”.        9

7.1        Diagrama de flujo del procedimiento de “Despacho de materiales para obra”.        9

7.2        Descripción del procedimiento de “Despacho de Materiales para obra”.        10

8.        Procedimiento de “Despacho de materiales a clientes”        11

8.1        Diagrama de flujo “despacho de materiales a clientes”        11

8.2        Descripción del procedimiento “Despacho de materiales a clientes”        11

9.        Procedimiento de “Entradas a Almacén”        12

9.1        Diagrama de flujo del procedimiento “Entradas a Almacén”.        12

9.2        Descripción del procedimiento “Entradas a Almacén”.        12

10.        Glosario        13

11.        Anexos        14

11.1        “Entradas de Almacén”        14

11.2        “Control de Herramientas y Equipos        15

12.        Control de cambios        16

13.        Transitorios        16

Índice de tablas

Tabla 1 “Gestión de herramientas y equipos”.        6

Tabla 2 “Despacho de materiales para obra”        9

Tabla 4 “Despacho de materiales a clientes”        10

Tabla 6 “Entradas a Almacén”        11

Índice de Ilustraciones

Ilustración 1 "Gestión de herramientas y equipos"        5

Ilustración 2 “Despacho de materiales para obra”        8

Ilustración 3 “Despacho de materiales a clientes”        10

Ilustración 4 “Entradas a Almacén”        11

1. Introducción

En el presente manual pretende brindar una guía precisa en el desarrollo de las actividades del puesto de Almacenista.

El almacén es un componente de la empresa que da servicio y soporte a la estructura sistematizada y funcional de una organización. Sus funciones son preservar, proteger, controlar y abastecer de materiales y productos.

Incluye procedimientos que guían las actividades del día a día del puesto, siendo este manual el método de consulta adecuado y preciso para la resolución de las dudas que pudiesen generarse en el desarrollo de las actividades propias del puesto.

Incluye distintos formatos necesarios y sencillos, así como sus instructivos de manera que cualquier persona que sepa leer pueda cumplir los actividades del puesto con gran facilidad.

A la par de los procedimientos del manual fueron generados los Archivos electrónicos donde se llevará el seguimiento de las actividades

Indica puntualmente los documentos que se deben resguardar / archivar, de manera que el ocupante del puesto pueda realizar sus actividades correctamente y tenga manera de comprobar y/o justificar sus acciones.

1. Propósito

Gestionar de manera adecuada la herramienta y equipos de la empresa, evitando extravíos mediante el resguardo de los mismos en el almacén de la empresa, gestión de préstamos registrando los movimientos y estado de los bienes a efecto de garantizar la existencia, buen estado y localización de los mismos, obteniendo una referencia del uso dado y prácticas de los ocupantes.

La gestión y resguardo de los materiales empleados en las actividades propias de la empresa, registrando entradas de material a almacén, salidas y devolución de sobrantes o pedidos.

Gestión de los materiales y/o herramientas necesarios para la ejecución de mantenimientos o situaciones que pudiesen presentarse dentro de la empresa y/o en el lugar de los trabajos.

1. Alcance

Este documento permea todas las áreas y puestos de la empresa dentro y fuera de las oficinas principales, que se dispongan al uso del almacén.

1. Requisitos

F01-3RADF-00 / Entradas Almacén: deberá estar lleno en su totalidad y firmado por el encargado del almacén previo a archivar.

F02-3RADF-00 / Salidas Almacén: deberá estar lleno en su totalidad y firmado por la persona que recibe el material y quien lo despacha para ser válido, a su vez deberá estar precedido por:

F03-3RADF-00 / Requerimiento de materiales: Deberá estar firmado* y no podrá ser efectivo sin Numero de Folio al Final del código del formato F03-3RADF-XX. Donde X = Numero consecutivo de bale.

*Las personas facultadas para la autorización de los materiales serán:

• Lic. Gladys Morales Murrieta
• Lic. Gabino Morales Rosete.
• C.P. José Jacinto Gómez Rosete.
• Ing. Jesús Alejandro Morales Rosete.

1. Políticas

1. Las Requisiciones de materiales deberán estar firmados por el administrador o persona facultada para ser válidos, y.
2. Deberán de ser entregados el día de inicio de la comisión con la finalidad de que no se sustraigan los materiales fuera de tiempo, así como evitar la pérdida del mismo. No obstante;
3. Podrán ser entregados un día hábil antes para agilizar el proceso de salida de la cuadrilla, teniendo esta; la posibilidad de preparar el vehículo al final de la jornada previa a la salida.
4. El responsable del almacén deberá resguardar los bales de salida de materiales a fin de comprobar la entrega de los materiales y correcta ejecución de las actividades de su puesto y deberá.
5. Resguardar las Requisiciones de materiales con la finalidad de justificar la salida de materiales y comprobar las actividades de su puesto.
6. El responsable del almacén, deberá de mantener actualizados los registros en todo momento.
7. Deberá mantener los formatos y registros disponibles y al alcance de sus superiores.
8. La pérdida de información, formatos físicos y/o registros, es únicamente responsabilidad del portador y se deberá hacer responsable por la pérdida de los mismos.
9. Toda perdida de Formatos Firmados ameritará en una sanción administrativa y se deberá acudir a la administración para su reimpresión.
10. Las perdidas y/o deterioros de los materiales, herramientas o equipos de trabajo, que no sean de causa mayor o desgaste natural de las actividades y tiempo, ameritará una sanción económica.
11. El empleado que sea sorprendido en las áreas de almacén, intentando ingresar o sustraer bienes o materiales, en ausencia o sin el consentimiento del encargado del almacén, deberá ser consignado a los superiores para investigación o acciones que de la falta devengan.
12. Los materiales sobrantes de la ejecución de los trabajos deberán de ser devueltos al almacén, para su registro y estar disponibles para ser surtidos nuevamente.
13. La entrada y el área de carga y descarga deberá estar despejada y limpia en todo momento.
14. El almacén deberá de permanecer ordenado y limpio, poniendo especial atención a los suelos, estos no deben contener ningún tipo de polvo, humedad o aceite que propicie un resbalón o caída, cualquier derrame deberá de ser limpiado inmediatamente después del hecho para evitar incidentes.
15. El almacenista deberá proveer cualquier falta de materiales, herramientas o equipos por escases, fin de la vida útil, daños o descomposturas y avisarlo con antelación a la administración.
16. El almacenista deberá llevar registro de los mantenimientos dados a los equipos y fallas.
17. Todos los materiales, herramientas y equipos deberán de ser registrados al inventario, inmediato a su adquisición.
18. Previo a la utilización de materiales, herramientas o equipos, estos deberán estar inventariados y liberados para su uso por el procedimiento correspondiente.

1. Procedimiento de “Gestión de herramienta y equipos”.

Este procedimiento es útil cuando; los colaboradores de la empresa se disponen a la ejecución de las actividades propias de la empresa que requieran el uso de dichos bienes, teniendo el conocimiento que las propiedades de la empresa deberán ser utilizadas para el fin que fueron destinadas, resguardadas y cuidadas por el portador, en el caso contrario deberán de hacerse responsables por daños o perdidas que por su descuido, mal uso, imprudencia o causa se produzcan y le será descontado y/o amonestado vía nomina, esto no aplica para desgaste natural por uso cotidiano ni causas de fuerza mayor.

...