Negociaciones y contratos

Cada parte se compromete a indemnizar y mantener indemne a la otra de cualquier pérdida, daño, o gastos (incluyendo honorarios de abogados) que surjan de la negligencia o willjul mis. "Conducta de la parte indemnizadora, sus agentes y empleados en el desempeño de sus deberes y responsabilidades bajo este acuerdo.

Esta cláusula establece que cada parte será responsable de su propia negligencia y que cada parte se compromete a eximir de responsabilidad a la otra parte si las acciones de una de las partes hacen que la otra parte sea demandada o sufra pérdidas.

Si hacer negocios por carta de acuerdo/contrato parece complejo y detallado, piense en este formato como una lista de verificación o formulario de pedido. Organizar una convención requiere más que pedir UN cierto número de habitaciones. Su carta de acuerdo le muestra a usted, el hotelero. I lo que el cliente espera y también muestra al cliente su responsabilidad. Funciona bien cuando el pensamiento y el tiempo se dan a cada detalle.

La primera carta de acuerdo/contrato puede ser la más difícil de escribir. Después de obtener lo pulido, guardarlo como muestra. Se ahorrará mucho trabajo si esa carta pulida y sus diversas cláusulas se almacenan individualmente en UN archivo de procesador de texto para que puedan utilizarse cuando se formulen nuevos contratos o cartas de acuerdo.

También le ayudará si enumera los detalles de tal manera que se puedan transponer directamente a las hojas de configuración de la función. Eso hace que la reunión sea más fácil de servir y es probable que se produzcan errores. Tenga en cuenta que algunos detalles

En el competitivo “mercado de vendedores” de hoy en dia, los hoteles reservan principalmente negocios basados eb su maima rentabilidad. Con el crecimiento d elos mercados individuales de negocios y de ocio tienden a pagar tarifas más altasque el segmento de reuniones de grup, las propiedades se han vuelto más estrictas en terminos de tarifas de habitacion y negociaciones de contratos para el negocio de reuniones de grupo, las propiedades se han vuelto más etrictas en terminos de tarifas de habitación y negociaciones de contratos para el negocios de reuniones. Pero los hoteleros sabios saben que su 43

relación con los planificadores es igual o más importante. En la actualidad, la mayoría de las empresas que operan en el sector de los servicios se encuentran en el sector de los servicios.

Los hoteleros de hoy en día deben negociar contratos que proporcionen beneficios óptimos tanto para la propiedad como para el planificador.

En este capítulo, veremos como se negocian los contratos, las areas de preocupacion que se tienen en cuenta e incluyen en el contrato para garantizar la ejecución exitosa de una función, y detallaremos como los hoteles utilizan cláusulas específicas para protegerse financieramente. Este proceso comienza en las negociaciones.

Negociaciones

Las negociaciones implican que dos o más partes se reúnan para llegar a un acuerdo en beneficio mutuo. Este proceso debe ser visto como una asociación amistosa para resolver problemas, no como una situación temerosa o incomoda. Las negociaciones pueden dar lugar a una situación ventajosa tanto para su propiedad como para el planificador de reuniones si e gestionan adecuadamente.

El primer paso consiste en la preparación mediante la recopilación de información.El conocimiento es poder y las buenas habilidades de negociación comienzan por investigar tres areas clave: su producto, su competencia y la perspectiva.

El conocimiento del producto comienza estudiando el libro de datos de propiedades. Es casi imposible vender eficazmente caracteristicas y beneficios o demostrar como su propiedad esta mejor equipada para satisfacer las necesidades del prospecto sin un conocimiento profundo de su propiedad.

Ademas de conocer las caracteristicas de su propiedad, tambien debe entender cuando su propiedad necesita negocio del grupo, la combinación optima de huespedes, y la tarifa media diaria para cada segmento de mercado. La posición negociadora de los planificadores de reuniones variara dependiendo del nivel de negocio de su hotel, que se puede dividir en tres categorias:

Pico: este es el periodo en el que la demanda de una propiedad y sus servicios es más alta y se puede cobrar los precios más altos.

Valle: este periodo, también conocido como la “temporada del valor” caracteriza los momentos en que la demanda es más baja. Precios reducidos se ofrecen a los planificadores de reuniones durantes los periodos de valle para atraer negocios.

Hombro: este periodo cae entre un pico y un valle. Las habitaciones están disponibles y se puede cobrar una tarifa de media a alta: El periodo de hombro es el momento en que muchas propiedades concentran sus esfuerzos de ventas y marketing.

Usted debe saber tanto sobre el producto de su competidor como el suyo propio con el fin de vender con exito contra ellos. Al negociar, haga hincapié en los puntos fuertes de su propiedad donde sabe que la competencia es débil.

Hay varios factores a considerar al evaluar la posición de su futuro:

Presupuesto: El conocimiento del presupuesto pasado y presente del organizador de la reuniones le da una indicación de cuánto pueden estar dispuesto a gastar en eventos similares y si el precio es una preocupación importante.

Objetivo de la Reunión: Cada propiedad tiene su atractivo. Si una reunión es para la formación de una pequeña propiedad suburbana puede ofrecer a grupo la opción de ser la única reunión. En la casa, lo que algunos planificadores tienen en cuenta: FECHAS:cuando está prevista la reunión? Que flexibilidad tiene el grupo? Tienen sus competidores abiertas las fechas preferidas? Usted está negociando desde una posicion defuerzacuando sabe que sus competidores no tienen las fechas deseadas abiertas.

Botones calientes:Cuales son la principales preocupaciones del planificador dereuniones y cules so los factores de compra más impotantes. Es la disponibilidad de sericios especiales como Check-In / Check-Out , Xpres, Personal adicional en recepcion o comidas especiales?. LAs principales preocupaciones le dicen que destacar y tambien le da pistas sobre la importacncia del precio. Obviamente, los planificadoresque mencionan el servicio VIP y las comodidades adicionales como cruciales para su reunion van a ser menos resistentes a los precios.

Problemas pasados: Tuvo problemas el organizador con otra propiedad? Si el servicio de comida deficiente ha sido mencionado más de una vez, entonces el precio puede no ser un concderacion tan importante como la comida de calidad e el evento del proximo año.

CARTA DE ACUERDO / CONTRATO

Mientras que los contratos son ahora la norma la palabra contrato mucha gente de pequeña que entra facilmente en un acuerdo hecho formal por una letra. la mayoria de los empresarios no soñarian con redactar un contrato sin asesoramiento juridico,

8pero firmarian una carta que enumera los terminos de un acuerdo. Para todos los propositos practicos, una carta de un acuerdo y un contrato funcionan de la misma manera siendo la diferencia una de semantica.

Hay mucho que discutir cuando un plaificador de reuniones indica la voluntad de considerarme un hotel para un evento en particular. Los elementos esenciales de un contrato son:

Un acuerdo (una oferta por una parte y una aceptación por la otra).

Una obligacion por parte de una o más de las partes.

La consideracion (generalmente expresada en terminos monetarios pero podria expresarse como promesas mutuas).

Una carta de acuerdo / Contrato debe incluir, en un lenguaje sencillo todos los acuerdos que se hayan negociado y aceptado. Esto protege al cliente y al hotel, pero también hace algo más de extrema importancia. Todos los asuntos a ser cubiertos, la carta de un acuerdo es esencialmente una lista de verificación claramente establecida de lo que se espera en cada una de las partes. Esto es vital porque la mayoria de los mal entendidos retardan la falta de comunicacion y la falta de experiencia por parte del ejecutivo del hotel o del cliente o de ambos.

La cartade acuerdo debe cubrir cada punto claramente en un parrafo separado. Cada punto debe ser documentado. Nada debe dejarse en un acuerdo verbal. LAs partes que negocie el trato ya no pueden ser empleadas por el hotel o el cliente cuando la transaccion se lleve a cabo. En cualequier caso, la memoria es decididamente doblde. Todo debe figurar por escrito. Esto eliminar a muchos malentendidos cuendo llegue el momento de ajustar las cuantas e incluso prevenir el mal funcionamiento durante la reunion misma.

Tambien es una buena practica ponerse en contacto con un hotel que antertiormente fue utilizado como un sitio convencional por el grupo. Este contacto se puede hacer mediante el uso de un cuestionario de investigacion, que pide a los antiguos anfitriones de un grupo para criticar el grupo en beneficio de una propiedad de anfitrion potencial.

Esta informacion es de inteligencia util para usar durante las negociaciones.

Este ripo de cooperacion es habitual entre los hoteles. Tales conersaciones entre hoteles no solo le haran conciente de las posibles dificultades con un grupo, sino que tambien le mantrendran al corriente de las practicas y tendencias actuales en toda la industria hotelera. Debe ejercerce cierta discrecion para no hacer preguntas a un hotel, o un hotel dentro de una cadena hotelera esta en condiciones de hacer una oferta de ultima hora para reservar el negocio. Pero con un poco de cuidado, los sitios anteriores del grupo podrian ser

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