ORGANIZACION Y DISEÑO DE ICPNA
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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“PROPUESTA DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA EL
INSTITUTO CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO –
CHICLAYO.”
TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO DE:
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
AUTORA: Bach. María Franchesca Muro Cuglievan
Chiclayo 14 de Agosto del 2013
“PROPUESTA DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA EL
INSTITUTO CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO –
CHICLAYO.”
POR:
Bach. María Franchesca Muro Cuglievan
Presentada a la Facultad de Ciencias Empresariales de la
Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo, para optar el
título de:
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
APROBADO POR:
_______________________________
Mgtr. Rocio Saavedra Yorente
Presidente de Jurado
_______________________________
Lic. Eduardo Zarate Castañeda
Secretario de Jurado
_______________________________
Mgtr. Eduardo Amorós Rodriguez
Vocal / Asesor
Dedicatoria
A mis padres
A mis hermanas
Y en especial a Dios por darme la vida y
Permitirme terminar esta investigación.
Agradecimiento
A todas las personas que me apoyaron en
forma directa o indirecta con la
información necesaria para culminar con
éxito esta tesis.
Un especial agradecimiento a mi asesor,
Eduardo Amorós Rodríguez por
brindarme su amistad y el apoyo para
culminar el presente estudio.
ÍNDICE
DEDICATORIA 3
AGRADECIMIENTO 4
RESUMEN 9
ABSTRACT 10
INTRODUCCIÓN 11
CAPITULO I
1.1. Situación Problemática 13
1.2. Formulación del Problema 11
1.3. Objetivos 11
1.3.1. Objetivos Generales 12
1.3.2.Objetivos Específicos
4.1. Antecedentes del Problema 14
4.2.2. Base Teórica-conceptual 15
4.2.3. Organización 16
4.2.4. Importancia De La Investigación 16
4.2.5. principios de la organización 16
4.2.6 División del trabajo
17
4.2.7. Especialización
18
4.2.8. Especialización como base para la departamentalización 18
4.2.9. Centralización y descentralización
18
4.2.10 Instrumentos de la organización
20
4.2.10.1. Organigramas
21
4.2.10.2 Manuales
21
4.2.11. Diseño organizacional
23
4.2.11.1. Diseño de la estructura organizacional
23
4.2.11.2. Cómo rediseñar la estructura organizacional de una
empresa
23
4.2.11.3. Cómo organizar una empresa
23
4.2.11.4. Cómo reorganizar una empresa
24
4.2.12. Plan de reorganización
24
4.2.12.1. Objetivos de un plan de reorganización
24
4.2.12.2. Procedimiento para la reorganización
26
4.2.13. Mapeo de procesos
27
4.2.14. El análisis FODA
29
4.2.15 Análisis PEST
32
4.2.16. Tipos de cultura en la empresa.
33
Capitulo II
2.1. Tipo de la investigación
37
2.2. Abordaje metodológico
37
2.3. Sujetos de la investigación 38
2.4. Escenario 39
2.5. Instrumentos de recolección de datos
39
2.6. Análisis de datos 39
2.7. Criterio ético. 39
2.8. Criterio científico
40
CAPITULO III
ANÁLISIS 42
DISCUCIÓN 57
PROPUESTA 66
CONSIDERACIONES FINALES 137
RECOMENDACIONES 139
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 140
ANEXOS 145
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 4.1. Sexo 45
Gráfico 4.2. Edad 46
Gráfico 4.3. Estado civil 46
Gráfico 4.4. Grado de instrucción 47
Gráfico 4.5. Ocupación 47
Gráfico 4.6. medios de comunicación 48
Gráfico 4.7. otros servicios 48
Gráfico 4.8. Nos recomendarías 49
Gráfico 4.9. Expectativas del servicio 49
Gráfico 4.10. opiniones del servicio 50
INDICE DE FIGURAS
Figura 2.2.8.1 Tipos de organigramas 20
Figura 4.2.12.1 Símbolos en los diagramas de procesos 28
Figura 4.2.14.1 La matriz FODA 30
Figura 4.2.14.2 FODA cruzado 31
Figura 3.1 Organigrama actual 43
Figura 3.2 Mapeo de procesos general 44
Figura 3.3 Análisis FODA 51
Figura 3.4 Las 5 fuerzas de Porter 56
Figura 7.1 Análisis FODA cruzado 68
Figura 8.1 Matricula de adultos sin conocimientos de ingles 69
Figura 8.2 Matricula de adultos con conocimiento de ingles 70
Figura 8.3 Matriculo de niños con conocimiento de ingles 71
Figura 8.4 Pagos de mensualidad de alumnos que ya vienen
estudiando
72
Figura 8.5 Información de las notas y asistencias de los alumnos y/o
algún reclamo de los padres
73
Figura 8.6 Examen extemporáneo 74
Figura 8.7 Traducción 75
Figura 8.8 Constancias, certificados y diplomas de nuestros cursos 76
Figura 8.9 Mapeo de procesos organizacional 77
Figura 8.10 Mapeo de procesos de gestión 78
Figura 8.11 Propuesta de un rediseño organizacional para el Instituto
Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo
70
Figura 8.12 Organigrama propuesto 80
Resumen
La presente investigación tiene por objetivo crear una propuesta de rediseño
organizacional para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano -Chiclayo.
El proceso de recolección de la información se realizó a través de encuestas a
especialistas, y entrevistas a profundidad a los trabajadores, también se usó el análisis
PEST, FODA, 5 FUERZAS DE PORTER, etc. Para ver como estaba la empresa en sus
diferentes áreas y frente a la competencia, como instrumento secundarios: usamos
recolección de datos de los diferentes libros, tesis, revistas, base de datos y de páginas
informativas en internet; también se usó las encuestas con el fin de ver si nuestros
trabajadores tenían claras sus funciones y el concepto de la empresa y para saber qué
opinan los clientes de nuestro servicio.
En conclusión, la empresa en estudio no contaba con documentos reglamentarios en
físico y que cuenta con una cultura burocrática, con la información recolectada hemos
desarrollado una propuesta de rediseño organizacional para el Instituto Cultural Peruano
Norteamericano – Chiclayo, con la finalidad de que brinden un mejor servicio al facilitar
los procesos a sus usuarios.
Palabras claves: El Instituto cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo, rediseño
organizacional, documentos y cultura burocrática.
9
Abstract
The objective of this research is to create a proposal of structural redesign of “Instituto
Cultural Peruano Norteamericano Chiclayo”.
The process of information gathering was taken through surveys to specialists and
interviews to workers. I also applied the PEST and FODA analysis and PORTER FIVE
FORCES, etc.
To analyze how the Institute was dealing with the different areas and how it was coping
with competition, I used data recollection of different books, thesis, magazines, data
bases and web sites; I also applied surveys in order to know if our workers knew their
roles and the concept of the company and to know what our clients thought of our
service given.
In conclusion, the company didn’t have any documentation and it has a bureaucratic
culture. Counting with all the data recollected, I have developed a proposal to redesign
the structural organization of Instituto Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo in
order to give a better service when facilitating the process with the clients.
Key words: Instituto Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo, structural redesign,
data, bureaucratic culture.
10
Introducción
Las organizaciones actualmente funcionan basándose en la coordinación, del esfuerzo
humano; de allí la importancia de contar con personal altamente capacitado y eficiente,
para lograr los objetivos establecidos. Los documentos de gestión y el organigrama le
permiten a cualquier institución tener bases sólidas.
En tal sentido la investigación tiene el propósito de proponer un nuevo manual de
funciones y un nuevo organigrama para el personal del Instituto Cultural Peruano
Norteamericano – Chiclayo.
El rediseño respectivo del manual de funciones y del organigrama es proporcionar a la
institución una guía para garantizar el óptimo desempeño de las funciones que ayuda
alcanzar los objetivos y metas de la institución.
El diseño de la investigación estará estructurado por tres capítulos:
Capítulo I: los antecedentes del problema y las bases teórico conceptuales.
Capitulo II: el marco metodológico.
Capitulo III: análisis y discusión.
Seguido de las consideraciones finales, recomendaciones, referencia
bibliográfica y anexos.
11
CAPITULO I:
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
1.1. Situación problemática.
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo; se dedica a la enseñanza
del idioma inglés en la ciudad de Chiclayo, Chepén y Cajamarca.
La empresa está constituida por 150 trabajadores entre su personal administrativo
y académico; actualmente la empresa no cuenta con una estructura
organizacional formal. Como consecuencia de esto se encuentran duplicidad de
funciones en muchas áreas generando cierto malestar en los trabajadores y
algunas veces entre nuestros clientes por la demora del servicio al no tener claro
los procesos operativos
En el presente trabajo se desea generar una Propuesta de un rediseño
organizacional para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo; con
el fin de dirigir y gestionar mejor nuestros servicios; que cada trabajador sepa
cuáles son sus funciones y deberes dentro de la empresa, esto permitirá brindar un
mejor servicio a nuestros clientes y hacerle frente a nuestros competidores que
con los años han ido incrementando.
1.2. Formulación del problema.
¿Cuál es la propuesta de rediseño organizacional más adecuada que ayude a
mejorar el desempeño laboral entre los trabajadores del Instituto cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo?
1.3. Objetivos.
1.3.1. Objetivo general:
Proponer un rediseño organizacional para El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
1.3.2. Objetivos específicos:
- Determinar, analizar y evaluar el diseño actual de El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
13
- Analizar el entorno actual y reforzar plan estratégico actual para El Instituto
Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo.
- Proporcionar un nuevo mapeo de procesos y los documentos de gestión para
EL Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo.
- Proponer un nuevo organigrama para El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
1.4.1 Antecedentes del problema.
Para Tadeo, J. (2005): en su tesis “Incidencias de la re administración en el proceso
organizacional educativo privado” Toda organización, constituye un sistema que
está dividido en subsistemas, que en su conjunto forma un todo organizacional,
bajo este criterio toda institución de enseñanza puede verse como una
organización, permitiendo que el personal tanto administrativo como académico
sea un recurso indispensable en búsqueda de la excelencia organizacional. De esta
manera se puede contar con organizaciones inteligentes que puedan garantizar a
la comunidad la efectividad del proceso.
Según Cons, N. (2008): en su artículo “Importancia de la administración
educativa.” cualquiera que sea la naturaleza y el tamaño de las Instituciones
Educativas, éstas necesitan ser administradas, en las instituciones educativas se
debe entender que la administración es la conducción racional de las actividades
de una organización, donde la administración es algo imprescindible para la
existencia, supervivencia, crecimiento y desarrollo de las organizaciones.
Ferreres, (1995):”El desarrollo de la organización está pensado como un proceso
que integra lo pedagógico y lo organizativo” es decir es el proceso en el cual el
instituto de enseñanza como organización aprende nuevos roles, relaciones,
creencias, valores, normas, y a través de ese proceso de aprendizaje modifica lo
que hace y piensa como organización en todas sus dimensiones. Lo cual permite
una autoevaluación constante para hacer mejoras.
14
El estudio del instituto de enseñanza de idiomas como organización social trata de
revalorizar la dimensión organizacional de los fenómenos educativos. Se trata de
ir más allá de estudios centrados en la sala de clases y de las prácticas
pedagógicas. Al reconocerlo como organización, Será importante observar la
acción organizacional, además del sentido y las interpretaciones que los propios
sujetos atribuyen a sus acciones como resultado de su seguimiento a las normas y
toma de decisiones.
Es importante en la institución de enseñanza como organización, su
adaptabilidad, el sentido de identidad, la capacidad para percibir la realidad.
También es esencial reconocer la importancia de los valores y la cultura de una
organización, pues todo centro educativo tiene una cultura y como tal debe ser
promovida y analizada, así como la participación y compromiso de los que
integran el Centro Educativo; Y por último integrar lo pedagógico y lo
organizativo.
La parte de administrativa, es la primera en tener contacto con los usuarios es por
eso que se debe de cuidar, depende de ellos que el usuario este contento y decida
quedarse en la institución, para ello es necesario que la parte administrativa este
bien estructurada, para así brindarle la atención debida al usuario y tener
constante comunicación con el área pedagógica.
4.2.2. Bases teórico-conceptuales.
A continuación se plantea un sistema coordinado y coherente de los conceptos
que permitirá abordar la problemática administrativa que atraviesa la empresa en
estudio.
El fin principal de este capítulo, es situar el problema a tratar dentro de un
conjunto de conocimientos administrativos y ofrecer una conceptualización
adecuada de los términos que se utilizarán en la investigación de campo, que
permita orientar la búsqueda de soluciones.
15
4.2.3 Organización
Según Gómez, C. (1994): La organización consiste en efectuar una serie de
actividades coordinadas, de tal forma, que el conjunto de las mismas, actúen
como una sola, para lograr un propósito común.
4.2.4. Importancia de la organización
La organización, se encamina a obtener un propósito común, el cual es
previamente establecido en la planeación, la cual se menciona a continuación:
· Es de carácter continuo, debido a que la empresa y todos sus componentes
están sujetos a cambios constantes.
· Nos permite alcanzar los objetivos de una manera ordenada y sistemática para
la eficiente utilización de todos los recursos.
· Suministra métodos, para poder desempeñar las actividades eficientemente,
con el mínimo esfuerzo.
· Nos permite evita la ineficiencia en cada una de las actividades que se
desarrollan dentro de la empresa, ayuda a incrementar la productividad y reducir
costos.
· Nos permite reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.
4.2.5 Principios de la organización
Para efecto de este trabajo de investigación, se aplicarán los principios de
organización, los cuales son considerados como una de las principales guías para
el establecimiento de una correcta organización:
Para Gómez, C. (1994): La organización debe ser una expresión de los objetivos:
“Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y
claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo”.
La eficacia de una estructura organizacional, se determinará a medida que el
recurso humano contribuya a alcanzar los objetivos establecidos en la planeación,
con el apoyo de una estructura adecuada a las necesidades de la empresa.
16
17
No se puede ejercer una responsabilidad sin la debida autoridad, ya que la
autoridad se refleja en el grado de responsabilidad que el empleado posea; esta
debe asignarse de un nivel superior a un inferior, evitando problemas tales como:
demora, mala comunicación, falta de control administrativo y sobre todo, fuga de
responsabilidades.
·Gómez, C. (1994): “Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le
corresponde”.
Una asignación no adecuada de funciones ocasiona que jefes de una línea
realicen actividades de otras áreas que no les pertenecen, por lo que, cada jefe
deberá limitarse solamente a ejercer las responsabilidades que le pertenecen, de
acuerdo a su puesto de trabajo.
Es por eso que la división de trabajo debe ser adecuada, esto nos evitará
duplicidad de funciones entre los trabajadores permitiendo mayor precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo.
4.2.6 División del trabajo
La división de trabajo presupone un sistema de intercambios ágiles y bien
estructurados, el cual se basa en la amplia utilización de los instrumentos
administrativos.
Cuando una empresa inicia actividades, su estructura de organización es sencilla;
A medida que crece, las funciones se pueden separar y se crear nuevos
departamentos.
Existen varias características de la división del trabajo:
·Diferencia de capacidades
·El aprendizaje
·El ahorro de tiempo
·Llevar una división del trabajo en exceso también puede resultar Perjudicial.
4.2.7. Especialización
18
Según Gómez, C. (1994): en cuanto a la especialización entre “Más se divide el
trabajo designando a cada emplea o una actividad más limitada y concreta, se
obtiene mayor eficiencia y destreza”.
La división del trabajo en una organización, está destinada a desempeñar
funciones particulares o específicas. En la actualidad la organización de una
empresa cada vez más se enfoca en aumentar la producción a través de la
eficiencia, es indispensable lograr la especialización de las actividades dentro de la
organización.
4.2.8. Especialización como base para la departamentalización
Gómez, C. (1994): llama departamentalización al “Agrupamiento de funciones
dentro de la estructura de una organización”.
El objetivo, es organizar las actividades de una empresa, para que facilite el logro
de sus metas. Permitiendo que la estructura sea más eficiente y efectiva dentro de
la empresa. La departamentalización representa la estructura formal de la
organización
4.2.9. Centralización y descentralización
Para Gómez, C.(1994): “La centralización es la sistemática y consistente
concentración o reservación de autoridad en un nivel jerárquico particular, con el
fin de reunir con una sola persona o cargo el poder de tomar decisiones y
coordinar las labores dentro de su respectivo ámbito de acción”. Es decir que la
administración centralizada delega poco y conserva en los niveles altos de la
organización el máximo control, reservando a éstos el mayor número posible de
decisiones.
·Ventajas de la centralización
- Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global.
- Quienes toman decisiones están situados en altos puestos.
- Las decisiones son tomadas de acuerdo a los objetivos generales de la empresa.
- Minimiza la duplicación de esfuerzos y los costos operacionales.
19
- Se logra una mayor especialización y aumento de habilidades.
· Desventajas de la centralización
- Dificultad en la coordinación, ya que se debe nombrar a alguien para cada
departamento.
- Si un departamento es muy grande requiere de un mayor número de
estrategias para su control.
- Pérdidas de tiempo en el traslado constante de papeles.
- Se reduce personal, muchas veces no es recomendable porque puede seguir
siendo útil.
Según Gómez, C. (1994): La descentralización en una organización se refiere al
“Esfuerzo sistemático de delegar a los niveles más bajos toda la autoridad,
exceptuando aquella que sólo puede ser ejercida en los puntos centrales”. Es decir
que la administración descentralizada permite que las decisiones sean tomadas
por las unidades situadas en los niveles más bajos de la organización,
proporcionando un considerable aumento de eficiencia.
· Ventajas de la descentralización
- Los jefes de niveles inferiores están en la capacidad de tomar las decisiones.
- Permite aumentar la eficiencia aprovechando el tiempo y aptitud de los
empleados.
- Permite una mejor coordinación en la toma de las decisiones; haciendo que los
altos funcionarios se concentren en las decisiones de mayor importancia.
- Minimiza los conflictos entre los departamentos.
· Desventajas de la descentralización
- Falta de uniformidad en las decisiones.
- Insuficiente aprovechamiento de los especialistas, al considerar que ya no se
necesita la asesoría de la oficina central.
- Falta de jefes capacitados.
4.2.10 Instrumentos de la organización
20
Dentro de los instrumentos de la organización se pueden mencionar los
siguientes:
4.2.10.1. Organigramas
Representaciones gráficas, que muestran los diferentes niveles de autoridad que
existen en la misma; los cuales van de mayor a menor jerarquía.
POR SU NATURALEZA
Micro administrativos Corresponden a una sola organización.
Macro administrativos Consideran más de una organización.
Meso administrativos
Incluyen una o más organizaciones de un ramo especifico
se usa generalmente en el ramo público.
POR SU AMBITO
General Contiene información de una organización hasta determinado nivel
jerárquico.
específicos Muestra en forma general la estructura de un área.
POR SU CONTENIDO
Integral Representan las unidades y sus relaciones de jerarquía y dependencia
de la organización.
Funcional Incluyen las principales funciones además de sus interrelaciones
De
personal
Indican las necesidades del puesto, el número de plazas y los
nombres de las personas que lo ocupan.
POR SU DISPOCIÓN GRAFICA
Vertical Representan las unidades ramificadas de arriba abajo, en la parte
superior va el titular y van desagregando de forma escalonada los
demás niveles (son los más usados).
Horizontal Despliegan las unidades de izquierda a derecha y el titular va en el
extremo izquierdo, los niveles jerárquicos van en columnas y las
unidades y relaciones van de forma horizontal.
Mixto Combina lo horizontal con lo vertical.
De bloque Son una variante del vertical e integran un mayor número de
unidades permitiendo que aparezcan los últimos niveles.
Circular Los niveles de autoridad van de adentro hacia afuera y las relaciones
se representan por las líneas que los unen.
Figura 2.2.8.1 tipos de organigramas
Nota. Tomado de Franklin, E. (2004) “Organización de empresas, análisis, diseño y
estructura”.
21
4.2.10.2 Manuales
Son documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre la historia, organización, políticas y/o procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo.
Manual de organización y funciones (MOF)
Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos,
características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla
en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo
un mejor desarrollo del ente en la sociedad.
El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre
sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
· Objetivo del MOF
- Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento
y/o la orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han
sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.
- Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos
dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
- Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones
específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de
sus funciones.
· Formulación del MOF
Se formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al Cuadro de
Asignación de Personal.
· La aprobación del MOF
Redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y
otorgue el visado al documento.
Con la visación del Jefe de la Dependencia interesada y el de la Oficina de
Administración, se formulará en coordinación con la oficina de Asesoría Jurídica
la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia.
Manual de procedimientos o manual de operaciones
Es el documentos de gestión de uso diario donde se describen los pasos a seguir
para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos.
· Objetivo del Manual De Procedimientos
- Dar una visión general de cómo opera la organización.
- Precisar la secuencia de las actividades en cada procedimiento.
- Definir la responsabilidad operativa del personal en cada unidad.
· Finalidad del Manual De Procedimientos
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
- facilitar las labores de inspección.
- Simplificar la determinación de responsabilidades.
- Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
- Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
· Aprobación del Manual De Procedimientos
Es responsabilidad del titular de la organización y se realiza mediante la
expedición de una resolución de la más alta jerarquía; en las organizaciones
privadas la aprobación está a cargo del gerente general, En las unidades
descentralizadas está a cargo del director o gerente.
· Alcance del Manual De Procedimientos
Los pasos descritos a seguir en cada uno de los procedimientos, son de uso
obligatorio en todas las unidades de la organización.
4.2.11. Diseño organizacional
Una organización, debe de poseer un adecuado diseño organizacional para
aprovechar al máximo los recursos que posee; requiere una formulación de
22
objetivos y la asignación de responsabilidades, para que todos los empleados,
distribuyan el tiempo para cada proceso tan eficazmente como sea posible.
4.2.11.1. Diseño de la estructura organizacional
El propósito de una estructura organizacional, es crear un entorno favorable para
el desempeño de los trabajadores; es un instrumento que nos permite la
coordinación de todos los elementos de la empresa y su correcta aplicación. En la
estructura se debe definir las tareas por realizar y para su diseño debe tomarse en
cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible.
4.2.11.2. Cómo rediseñar la estructura organizacional de una empresa
El rediseñar afectará de forma directa a toda la organización, porque involucra
todas las relaciones que existen dentro de esta; es importante contar con
información actualizada sobre todas y cada una de las actividades que se
desarrollan en la empresa, la cual será nuestra guía para asignar las tareas a las
áreas que les corresponde realizarlas.
4.2.11.3. Cómo organizar una empresa
Debe realizarse de forma ordenada y conforme a un proyecto de estudio, se
fundamenta en el principio de la especialización y división de trabajo.
Pasos que se consideran necesarios:
· Conocer el objetivos
· Dividir el trabajo en operaciones
· Indicar quién deberá desempeñar cada una de las actividades
· Asignar personal especializado
· Delegar autoridad
23
4.2.11.4. Cómo reorganizar una empresa
Para que una empresa se desarrolle exitosamente, se hace necesario que trabaje
de forma eficiente y eficaz. Según Gómez, C. (1994): “Esto sólo puede lograrse si la
administración está consciente de las ventajas que las técnicas modernas de
planeación y control pueden proporcionar y las aplica con inteligencia”.
El producto de una mala organización, se debe a la en el desarrollo de sus
operaciones, porque no hay una buena dirección, comunicación, cooperación,
distribución de trabajo, lo cual provoca duplicidad de funciones y uso inadecuado
de recursos.
Como consecuencia de lo anterior, se hace necesario, la realización de un estudio
profundo de la empresa, para determinar cuáles son los principales problemas
que posee y así poder definir las soluciones necesarias para resolver el problema.
4.2.12. Plan de reorganización
Según Gómez, C. (1994): Para la elaboración de un plan es necesario haber
detectado los problemas existentes, para llevar a cabo un estudio preliminar “El
cual será enfocado a separar los factores del o de los problemas de la empresa y
no a describir soluciones”.
Es necesario que el administrador conozca la empresa y como ha ido
desarrollándose, para tener la capacidad de comprender la complejidad y resolver
los problemas existentes.
4.2.12.1. Objetivos de un plan de reorganización
· Eficiencia
Según Gómez, C. (1994): tiene como “Propósito básico de este criterio es aumentar
la eficacia en el desarrollo de las labores de la empresa y obtener un rendimiento
adecuado de sus departamentos, para lograr el máximo aprovechamiento de sus
recursos materiales y humanos”.
24
Para ello es necesario que el empleado se identifique con ella, es decir, que
conozca cuál es su responsabilidad, su límite y otras condiciones que contribuyan
también a su satisfacción personal.
· Autoridad
Según Gómez, C. (1994): Su fin delimitar los medios a través de los cuales la
autoridad se transfiere dentro de la estructura organizacional, va siempre
acompañada de la responsabilidad.
La “Definición exacta de las líneas de autoridad para evitar duplicidad en las
mismas evitar la excesiva centralización de funciones tratando de que el número
de niveles de autoridad se mantenga al mínimo y que la organización se
estructure lo más sencillo posible”.
· Coordinación
Según Gómez, C. (1994): debe desarrollarse tanto en el área operativa como en la
ejecutiva, es decir entre la gerencia y los distintos departamentos, para promover
la armonía y comprensión dentro de la empresa. ”Análisis del número de
posiciones o puestos que pueda coordinar un ejecutivo”.
· Control
Contribuye a lograr un mayor control de las actividades que se desarrollan en la
empresa, mediante un análisis de la información y comparación de los resultados,
también permite utilizar medidas correctivas.
· Funciones
Gómez, C.(1994): Consiste en la “Determinación exacta de las funciones que se
desarrollen dentro de la empresa, buscando lograr mejor asignación de las
mismas para evitar duplicidad de actividades, cargas de trabajo desproporcionado
que ocasionen cuellos de botella”.
· Comunicación más efectiva
Nuevamente Gómez, C. (1994): indica que “Debe de existir entre la gerencia y los
distintos departamentos, canalizando adecuadamente el objeto de la
25
comunicación”; permite que el trabajador coopere con otros para obtener
mejores resultados en el producto o servicio final.
· Especialización
Ayuda a determinar y establecer las funciones que cada trabajador de realizar
dentro de la empresa, considerando sus capacidades y habilidades.
4.2.12.2. Procedimiento para la reorganización
La reorganización se lleva a cabo en etapas:
Situación actual de la empresa
Consiste en la forma actual y real con que está operando la empresa y se
determina de la siguiente manera:
· Recopilación de información.
· Estudio de niveles jerárquicos y la distribución de autoridad.
· Estudios de las funciones de cada área.
· Análisis de puestos de trabajo.
· Determinación y análisis de cargas de trabajo.
· Determinación de controles establecidos.
· Estudio general sobre procedimientos de la comunicación.
Resumen de la problemática encontrada
Analizar los datos recolectados en la etapa de la investigación:
· Estudio de la delegación de autoridad.
· Análisis de flujo de trabajo.
· Análisis de la distribución de las actividades por áreas.
· Análisis de comunicación.
· Análisis procesos y cargas de trabajo.
Propuesta de la nueva organización o modificación
Es sugerir a la empresa las modificaciones que la organización necesita, para
lograr la efectividad en las operaciones que realiza:
· Definición de la nueva estructura de la empresa.
26
· Fijación de políticas administrativas.
· Definición de líneas de autoridad.
· Asignación de funciones y actividades.
· Determinación de controles.
· Establecimiento de canales de comunicación.
· Coordinación de funciones y actividades.
4.2.13. Mapeo de procesos
Son el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, con la
finalidad de obtener resultados.
· Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos:
- Qué actividades y en que secuencia se deben realizar, para proveer o prestar
los productos y servicios acordados (misión).
- Quién o quienes los deben realizar.
- Cómo hay que realizarlos.
- Y Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.
· La finalidad de un mapeo de Proceso
Es suministrar o prestar los productos y servicios que nos han encomendado de
manera eficaz y eficiente y con la “calidad” comprometida.
· ¿Cómo identificar los procesos? De un mapeo de Proceso
- La Influencia en la satisfacción del “cliente”.
- Los efectos en la calidad del servicio.
- La Influencia en los factores clave del éxito.
- La Influencia en la misión y estrategia.
- El Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
- Los riesgos económicos y de insatisfacción.
- La Utilización intensiva de recursos.
Cuando los tengamos identificados debemos representar gráficamente los
procesos y la secuencia e interacción entre los mismos, en el mapa de procesos.
27
· Los procesos son de tres tipos
- Procesos estratégicos: son aquellos que están vinculados al ámbito de las
responsabilidades de la dirección. se refieren fundamentalmente a procesos de
planificación y otros que se consideren ligados a factores clave o estratégicos.
- Procesos operativos: son aquellos que están ligados directamente con la
realización del producto y/o la prestación del servicio (son los procesos de
línea).
- Procesos de apoyo: son como aquellos que dan soporte a los procesos
operativos (Se suelen ser procesos relacionados con recursos y mediciones.
Figura 4.2.12.1. Símbolos en los diagramas de procesos
Nota: tomado de Gestión de procesos en la UCA.”Guía para la identificación y
Decisión
Inicio o fin de un
proceso
Actividad
Se suele utilizar este símbolo para representar el origen de una
entrada o el destino de una salida. Se emplea para expresar el
comienzo o el fin de un conjunto de actividades.
Dentro del diagrama de proceso, se emplea para representar una
actividad, si bien también puede llegar a representar un conjunto
de actividades.
Representa una decisión. Las salidas suelen tener al menos dos
flechas (opciones)
Representan el flujo de productos, información,... y la secuencia
en que se ejecutan las actividades.
Documento Representan un documento. Se suele utilizar para indicar
expresamente la existencia de un documento relevante.
Base de datos
Representan a una base de datos y se suele utilizar para indicar la
introducción o registro de datos en una base de datos
(habitualmente informática)
28
4.2.14. El análisis FODA
es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la
empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico
preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos
y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts,
Weaknesses, Oportunities, Threats). De entre estas cuatro variables, tanto
fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible
actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son
externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los
que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que
se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se
desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y
que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente
a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
29
Fortalezas:
F1
F2
…
Fn
Debilidades:
D1
D2
…
Fn
Oportunidades:
O1
O2
…
On
Amenazas:
A1
A2
…
An
Figura 4.2.14.1. La matriz FODA.
Nota: tomado de Dr. C. Alexis Codina Jiménez
Al tener ya determinadas cuales son las FODA en un primer plano, nos permite
determinar los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y
debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio de mayor concentración en
dónde se determine, teniendo como referencias a la Visión y la Misión, cómo
afecta cada uno de los elementos de FODA.
Después de obtener una relación lo más exhaustiva posible, se ponderan y
ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de quedarnos con los
más importantes:
Las estrategias
La Matriz FODA, nos indica cuatro estrategias alternativas conceptualmente
distintas.
En la práctica, algunas de las estrategias se traslapan o pueden ser llevadas a cabo
de manera concurrente y de manera concertada.
30
Pero para propósitos de discusión, el enfoque estará sobre las interacciones de los
cuatro conjuntos de variables.
FACTORES INTERNOS
LISTA DE FORTALEZAS LISTA DE DEBILIDADES
F1 D1
F2 D2
… …
FN DN
LISTA DE OPORTUNIDADES FO(MAXI-MAXI) FO(MAXI-MAXI)
O1 ESTRATEGIA PARA MAXIMIZAR ESTRATEGIA PARA MAXIMIZAR LAS
O2 TANTO LAS F. COMO LAS O. D. Y MAXIMIZAR LAS O.
… 1.XXXXXXXXXXXXXXXX 1.XXXXXXXXXXXXXXXX
OP (O1, O2, F1, F3...) (O1, O2, D1, D3...)
LISTA DE AMENAZAS FA(MAXI-MINI) FA(MINI-MINI)
A1 ESTRATEGIA PARA MAXIMIZAR LAS ESTRATEGIA PARA MINIMIZAR LAS
A2 F. Y MINIMIZAR LAS A. TANTO LAS A. COMO LAS D.
… 1.XXXXXXXXXXXXXXXX 1.XXXXXXXXXXXXXXXX
AQ (F1, F3, A2, A3,…) (D1, D2, A1, A2, A3,…)
Figura 4.2.14.2. FODA Cruzado.
Nota: tomado de Dr. C. Alexis Codina Jiménez
· Estrategia FO situación ideal donde se puede maximizar tanto las fortalezas
como las oportunidades echando mano a sus fortalezas, utilizando recursos
para aprovechar las oportunidades que se presentan.
· Estrategia FA se basa en las fortalezas que pueden copar con las amenazas del
medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se
minimizan las segundas.
· Estrategia DO se orienta a minimizar las debilidades y maximizar las
oportunidades. Se pueden identificar oportunidades en el medio ambiente
externo pero las debilidades no permiten aprovechar las oportunidades.
· Estrategia DA tiene por objetivo minimizar tanto las debilidades como las
amenazas externas, situación precaria que obliga a luchar por la
supervivencia u optar por la liquidación.
F
A
C
T
O
R
E
S
E
X
T
E
R
N
O
31
4.2.15 Análisis PEST
El análisis PEST es una herramienta de gran utilidad para comprender el
crecimiento o declive de un mercado, y en consecuencia, la posición, potencial y
dirección de un negocio. Es una herramienta de medición de negocios. PEST está
compuesto por las iniciales de factores Políticos, Económicos, Sociales y
Tecnológicos, utilizados para evaluar el mercado en el que se encuentra un
negocio o unidad.
El análisis PEST mide el potencial y la situación de un mercado, indicando
específicamente crecimiento o declive, y en consecuencia su atractivo, potencial
de negocios y lo adecuado de su acceso. El análisis PEST utiliza cuatro
perspectivas, que le dan una estructura lógica que permite entender, presentar,
discutir y tomar decisiones. Estas cuatro dimensiones son una extensión de la
tradicional tabla de Ventajas y Desventajas. La plantilla de PEST promueve el
pensamiento proactivo, en lugar de esperar por reacciones instintivas. La plantilla
de análisis PEST se presenta como una tabla con cuatro secciones, una para cada
uno de los factores. La plantilla de ejemplo de abajo incluye preguntas de
ejemplo, cuyas respuestas pueden ser incluidas en la misma sección. Las
preguntas son ejemplos de puntos de discusión, y pueden ser alteradas según el
asunto del análisis.
Los factores se clasifican en cuatro bloques:
Político - legales: Legislación antimonopolio, Leyes de protección del
medioambiente, Políticas impositivas, Regulación del comercio exterior,
Regulación sobre el empleo, Promoción de la actividad empresarial, Estabilidad
gubernamental.
· Económicos: Ciclo económico, Evolución del PNB, Tipos de interés, Oferta
monetaria, Evolución de los precios, Tasa de desempleo, Ingreso disponible,
Disponibilidad y distribución de los recursos, Nivel de desarrollo.
32
· Socio-culturales: Evolución demográfica, Distribución de la renta, Movilidad
social, Cambios en el estilo de vida, Actitud consumista, Nivel educativo,
Patrones culturales.
· Tecnológicos: Gasto público en investigación, Preocupación gubernamental
y de industria por la tecnología, Grado de obsolescencia, Madurez de las
tecnologías convencionales, Desarrollo de nuevos productos, Velocidad de
transmisión de la tecnología.
4.2.16. Tipos de cultura en la empresa.
· Cultura autoritaria
El poder de decisión se encuentra en una sola persona; el jefe limita a la empresa,
pero también, el jefe hace grande la empresa.
Ventajas:
- Basta con una sola decisión.
- Abarata costos porque no utiliza procesos adicionales.
- Es la ideal para crisis empresariales.
Desventajas:
- Es insegura porque responde a la toma de decisiones de una persona.
- Se limita a la capacidad del jefe.
- No es apropiada para periodos de expansión.
· Cultura burocrática
Está basada en procedimientos y métodos. Tiene normas que indican el que y
el cómo. Esto define los niveles de libertad y eficacia; y cuando se desea
cambiar algún proceso o método en la empresa se deben crear nuevas
normas.
Ventajas:
- Evita errores e improvisaciones.
- Es controladora y perfecta para desarrollar actividades y operaciones en
equipo.
33
- Es perfecta para épocas de estabilidad en la empresa.
Desventajas:
- Es lenta por su proceso burocrático.
- Es cara por la inversión de tecnología y capacitación del personal.
- Se adapta difícilmente a los cambios.
- No funciona en periodos de expansión económica, alta competitividad o
innovación.
· Cultura por objetivos
Considera que los objetivos son el origen de la actividad ya l mismo tiempo su
meta, su rasgo característico son la exigencia de resultados.
Ventajas:
- Es eficiente y eficaz pues se basa en la consecución del fin establecido.
- Es flexible y se adapta fácilmente a los cambios.
- Es perfecta para épocas de competitividad y riesgo empresarial.
Desventajas:
- Es insegura porque no todos pueden soportar la presión de cumplir con los
objetivos y esto puede desmotivarlos.
- Es cara, se tiene que pagar la consecución de los resultados.
- Puede traspasar los límites de la ética con tal de lograr los objetivos.
- Es inadecuada para periodos control, época de crisis y estabilidad.
· Cultura de motivación
Es una derivación de la cultura por objetivos, aquí se motiva al personal para
que este feliz y alcance los objetivos.
Ventajas:
- Incrementa la autoestima delos empleados.
- Es flexible y se adapta fácilmente a los cambios.
- Es apropiada para lanzamientos de nuevos productos y conquista de nuevos
mercados.
34
Desventajas:
- Es irregular e insegura pues, no todos consiguen ser motivados.
- Se requiere el compromiso de la empresa para la implementación de los
procesos de motivación.
- Carece de controles, por lo cual necesita permanentemente supervisión.
- El factor del éxito es el estilo de dirección y como el jefe ve a sus
subordinados.
35
CAPITULO II:
MARCO MÉTODOLOGICO
2.1. Tipo de la investigación
El presente trabajo de investigación es un estudio realizado para el rediseño
organizacional para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano -Chiclayo.
La Investigación es de tipo descriptiva en la cual se detallaran los pasos que se
deben seguir para rediseñar un sistema mediante un conjunto de métodos,
técnicas o procedimientos para recopilar, organizar, presentar y analizar datos
con el fin de detallarlos o de realizar interpretaciones y generalizaciones válidas.
2.2. Abordaje metodológico
VARIABLE DIMENSIÓN INDICADOR
Diseño organizacional
actual
Análisis del entorno actual, plan
estratégico, mapeo de procesos y
manual de gestión.
Análisis estratégico
Foda , Pest, 5 fuerzas y plan
estratégico
Procesos Mapeo de procesos
Organización Organigrama
Rediseño
Organizacional
Documentos de gestión Manual de procedimientos
Nota: Fuente Propia
37
2.3. Sujetos de la investigación
Población: Se tomó como población a todos nuestros alumnos matriculados en
un mes de abril, cuyo número fue 2994
· Muestra de estudio: La muestra fue extraída de nuestros alumnos
matriculados en el mes de abril La fórmula que se aplicó es la siguiente:
Z = 1.96
E = 0.1
N = 2994
P = 0.5
Q = 0.5
Dónde:
n = Número de la muestra.
N= Tamaño de la población.
Z = Nivel de confianza.
p = Variabilidad positiva estimada.
q = Variabilidad negativa estimada.
e = Error permitido.
Desarrollando la fórmula:
n = Z2 . P. Q. N
E2 (N – 1) + Z2 . P. Q
n = (1.96)2.0.5.0.5.2994
0.12 (2994 – 1) + 1.962.0.5.0.5
n = 94
38
2.4. Escenario
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano -Chiclayo.
2.5. Instrumentos de recolección de datos
Para la recolección de datos, se usara:
La fuente primaria:
En esta fuente utilizaremos encuestas a profundidad a los directivos y a los
trabajadores Del Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo; los análisis
FODA, PEST y 5 FUERZAS DE PORTER; con la información obtenida se realizaran
los mapeos de procesos de cada área y de los usuarios.
Fuentes secundarias:
En esta fuente utilizaremos la recolección de datos de los diferentes libros,
revistas, artículos de bibliotecas y páginas de internet.
2.6. Análisis de datos
El proceso de la información se realizará a través del uso de herramientas
cualitativas, en este trabajo de investigación usaremos como instrumento de
recolección encuestas a profundidad los trabajadores y especialistas; datos de los
diferentes libros, tesis, revistas, base de datos y de páginas informativas en
internet.
Dicha información nos permitirá crear los mapeos de procesos, manual de
procedimientos y reglamentos de trabajos para El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo; permitiendo que la empresa brinde un mejor servicio
facilitando los procesos para la obtención de los servicios que esta brinda.
2.7. Criterio ético.
El rediseño organizacional en una empresa es importante; porque nos permite ver
que está funcionando mal y cómo podemos mejorarlo, permitiendo brindar un
mejor servicio a sus usuarios cubriendo sus expectativas.
39
Como estudiante universitaria, el hecho de realizar investigaciones de este tipo e
involucrarme en el tema, ampliará mis conocimientos y habilidades, que en un
futuro se verán reflejados en el campo laboral.
2.8. Criterio científico:
La investigación será importante porque servirá como antecedentes para
posteriores investigaciones relacionadas al tema, contribuyendo de esta forma
con los futuros profesionales.
40
CAPITULO III:
ANÁLISIS Y DISCUCIÓN
3. Resultado del análisis actual
De los datos recolectados y teniendo en cuenta los objetivos de estudio; encontramos
que la institución no cuenta con un organigrama, documentos de gestión y mapeos de
procesos en documentos oficiales, a pesar de esto, sí existe una estructura. Dentro de la
visón global que fundamenta mi investigación, se plantea algunas relaciones entre el
proceso administrativo y el desarrollo académico.
A partir del análisis de los diversos datos obtenidos de las fuentes, nos damos cuenta que
los elementos de diseño organizacional juegan un papel importante en la planificación
de una institución de enseñanza como la que presentamos en estudio.
Desde mi experiencia vivida como parte de los trabajadores de la institución y haber
pasado por las diferentes áreas a lo largo de los años que vengo laborando en ella, me ha
permitido observar la visión fragmentada del personal tanto académico como
administrativo tiene de ella; en el aspecto académico está desvinculado del
administrativo. Al hacer las entrevistas exploratorias a los trabajadores nos encontramos
que la mayoría no tiene claro quiénes son sus jefes, sus funciones y que es lo que la
empresa desea lograr; también nos encontramos con una cultura burocrática que rechaza
los cambios que la institución ha querido implantar por su continuo crecimiento.
42
Organigrama actual
Figura 3.1 Organigrama actual
43
MODULO DE
INFORMES
CAJA COORDINACIÓN
ACADÉMICA
SECRETARIA
ACADÉMICA
PROFESOR
INICIO
EL USUARIO PIDE LA
INFORMACIÓN SOBRE
NUESTROS SERVICIOS
TOMA UNA
DESICIÓN
LLENA UNA FICHA DE
INSCRIPCION CON LA CUAL
VA A CAJA
FINAL
SI
NO
ENTREGA SU FICHA EN
CAJA
SE INGRSAN LOS
DATOS DEL ALUMNO
AL SISTEMA
EL USUARIO REALIZA LOS
PAGOS
CORRESPONDIENTES A
LO QUE DESEA
SE LE ENTREGA SU
COMPROBANTE DE
PAGO
EL USUARIO ENTREGA SU
COMPROBANTE DE PAGO
Y CORDINA EL TRAMITE
DESADO Y CUANDO SE LE
ENTREGA
FINAL
EL USUARIO PIDE LA
INFORMACIÓN SOBRE
NUESTROS SERVICIOS
TOMA UNA
DESICIÓN
EL USUARIO PIDE LA
INFORMACIÓN SOBRE
NUESTROS SERVICIOS
TOMA UNA
DESICIÓN
FINAL EL USUARIO ENTREGA SU
COMPROBANTE DE PAGO
SE LE TOMA EL EXAMEN Y
SE COLOCA SU NOTA EN
EL SISTEMA
FINAL
Figura 3.2. Mapeo de procesos actual
44
4. Resultados de encuestas a nuestros usuarios
Resultados de encuesta (94 personas)
Estas encuestas se realizaron a las personas que acceden a nuestros servicios con
el fin de saber cómo se sienten ellos con respecto a lo que les brindamos y
descubrir cuál es el perfil de nuestro consumidor.
Los resultados arrojaron que el perfil de nuestro consumidor es su mayoría son
hombres y sus edades están entre 21 y 31 años, de estado civil solteros y con grado
de instrucción de nivel secundario o universitario.
También pudimos darnos cuenta que la mayoría de nuestros usuarios no tienen
total conocimiento de los demás servicios que ofrecemos como son, el uso de
nuestro laboratorio multimedia, el uso del auditorio, los servicios de asesoría de
becas al extranjero entre otros.
A pesar de la falta de información de alguno de nuestros servicios, los usuarios
están contentos con el servicio brindado y en la mayoría de los casos hemos
mejorado las expectativas que ellos tenían antes de venir a estudiar al Instituto
Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo.
45
De acuerdo a estos datos podemos observar que el mayor porcentaje que utiliza el
servicio de enseñanza del idioma ingles son hombres con un 52% mientras que las
mujeres solo un total de 48%.
De estos datos obtenidos en la encuesta el mayor porcentaje de personas que
utiliza este servicio de enseñanza de idioma ingles esta entre los 21-31 años.
46
Según los resultados obtenidos en las encuestas el estado civil de la mayoría de
encuestados que utilizan el servicio de enseñanza de idioma ingles son solteros,
con un 59% de hombres solteros y un 58% de mujeres solteras.
según los resultados obtenidos en las encuestas el grado de instrucción de las
personas que adquieren nuestro servicio de enseñanza de idioma ingles en su
mayoría cuentan con un grado de instrucción de nivel secundario, con un 50% de
hombres solteros, un 45% son universitarios y un 5 % tienen otros grados de
instrucción.
47
De los datos obtenidos tenemos que los que son estudiantes tienen preferencia por
adquirir nuestro servicio de enseñanza de idioma ingles con un 53%, los
profesionales en un 32% y otros con un 2%.
Según estos datos podemos observar que la mayoría de encuestados se enteran de
los servicios de enseñanza de idioma ingles por recomendación con un 43%, por
radio con un 24%, en tv con un 23% y en internet con un 14%.
48
De los datos podemos observar que la mayoría de encuestados no saben que
contamos con otros servicios además de la enseñanza de idioma ingles con un
61% y los que sí saben son el 39%.
Aquí podemos observar que la mayoría de encuestados recomendarían nuestros
servicio de enseñanza de idioma ingles a otras personas contando con un 83%.
49
De nuestras encuestas podemos concluir que en la adecuada atención que
brindamos tenemos el mayor porcentaje se encuentra en indiferente 60%, en
disposición de horarios contamos con un 74% en indiferentes y en excelente
calidad contamos con un 64 % en totalmente de acuerdo.
Según la encuesta en satisfacción del costo el mayor porcentaje está en de
acuerdo con un 53%, el servicio cumple mis expectativas 60% en de acuerdo,
buena atención 78% en desacuerdo y estoy satisfecho con el servicio 53% en de
acuerdo.
50
5. Análisis FODA:
En este análisis podemos observar las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo.
FORTALEZAS DEBILIDADES
· Reconocida por los clientes como una
empresa seria.
· Ubicación en lugares estratégicos de
nuestros locales.
· Es reconocida por el tiempo en el
mercado.
· Inversión en activos.
· Continúa capacitación de nuestro
personal docente y académico.
· Respaldo de la embajada americana.
· Talleres y capacitaciones gratuitas para
profesores de colegios nacionales
· Que nuestra certificación no tiene un
volar del estado peruano solo del
americano.
· Falta de una restructuración debido al
constante crecimiento organizacional.
· Falta de un buen manejo publicidad.
· Poca información disponible en su
página web
· Enfoque tradicional de enseñanza
· La rutina de la práctica evaluativa
hace perder el carácter valorativo de
la enseñanza
· El cambio tecnológico puede hacer
que un producto establecido sea
obsoleto de la noche a la mañana
OPORTUNIDADES AMENAZAS
· Creación de nuevos servicios.
· Apertura de colegios en nuestras
diferentes sedes.
· Cada vez mayor preocupación por el
aprendizaje del inglés.
· Mayor importancia de la calidad y
seguridad en la enseñanza.
· Posicionamiento en el mercado
nacional.
· Competencia de los centros de
idiomas de las universidades e
institutos.
· La exigencia de las universidades
porque sus alumnos estudien en sus
centros de idiomas
· La crisis económica que disminuye el
consumo, sobre todo en los productos
de lujo.
· Cada vez mayor competencia por
parte de institutos.
· Nuevas fórmulas de enseñanza.
· Las personas recurren al Internet.
51
Figura 5.1.FODA.
6. Análisis PEST para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano -
Chiclayo
En la enseñanza del idioma inglés, para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano
- Chiclayo; comprendieron el valor del inglés americano como el idioma que habla
el mundo, habiendo formado a decenas de generaciones de peruanos que
alcanzaron metas internacionales.
Actualmente, podemos afirmar que es la institución líder en la enseñanza del
inglés americano y fiel al espíritu de sus fundadores; convertida en una
organización seria, eficiente y moderna, cuyo éxito radica en el permanente
esfuerzo por servir a la educación y la cultura.
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo busca fomentar el
conocimiento y el intercambio cultural entre el Perú y los Estados Unidos de
América, fundamentalmente a través de la enseñanza de los idiomas inglés y
español, el desarrollo de las bibliotecas y la difusión de las manifestaciones
artísticas y culturales de ambos países
Factor político
El panorama político, por el gobierno existente en el Perú, el mismo que es un
sistema democrático, con un gobierno de centro izquierda, que sigue la corriente
progresista que se está dando en Sudamérica. Por ello, este nuevo régimen
propugna mucho énfasis en programas sociales, con la aplicación de las políticas
económicas existente en los últimos años, la cual respeta la economía de libre
mercado, a la propiedad privada y a la libre competencia.
En cuanto al sistema legal de la educación en el Perú no habrá muchos cambios
excepto a las estrategias que se implementarán a la educación escolar, tal como lo
afirman los operadores legislativos y ejecutivos de nuestro país. Se continuará con
la base legal del sector educación-privada como la Ley General de educación y la
52
Ley de Promoción de la Inversión Privada en Educación- Decreto Legislativo
Nº882.
Respecto a leyes laborales, recientemente se ha promulgado la Ley de Seguridad
y Salud en el Trabajo y un decreto supremo sobre el aumento de la Remuneración
Mínima Vital.
Factor económico
En la actualidad, el Perú acumula un crecimiento económico de 7,68% hasta
mayo del 2012, según el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), ha
sido moderada respecto al año anterior debido a un menor gasto público y la
tendencia económica de Estados Unidos y la Unión Europea.
La inflación peruana proyectada en el periodo 2012-2013 sería de 3.3% por debajo
del promedio de América Latina (6.6%), según la Cámara de Comercio de Lima
(CCL). Además, ante la actual crisis mundial, se estima un crecimiento económico
nacional de 6,5% para el 2012. Esto se debería a que el país cuenta con fortalezas
macroeconómicas para atenuar el efecto, ya que cuenta con US$ 6 mil millones
en el Fondo de Estabilización Fiscal y reservas internacionales en relación al PBI
(21.6% y 28.7%) y. Con base en ello y siempre que no se ingrese a una recesión
mundial, la Cámara de Comercio de Lima (CCL) proyectó que la economía
peruana registraría un crecimiento que fluctuaría entre 5.1 y 5.5% para el 2012.
Factor social
Según los resultados del XI Censo Nacional de Población, al 21 de octubre del año
2007, la población censada del departamento de Lambayeque es 1 millón 112 mil
868 habitantes y la población total, es decir, la población censada más la omitida,
es de 1 millón 142 mil 757 habitantes.
El incremento de la población medido por la tasa de crecimiento promedio anual,
indica que la población del departamento de Lambayeque ha presentado
53
crecimiento promedio anual para el período intercensal 1993-2007 de 1,3%, lo
cual confirma la tendencia decreciente observada en los últimos 46 años. Entre los
censos de 1961 y 1972, el crecimiento poblacional fue de 3,8% por año; luego en el
período intercensal 1972-1981 el indicador disminuye alcanzando un nivel de 3,2%
anual y en el período intercensal 1981-1993 la referida tasa de crecimiento
poblacional continúa disminuyendo alcanzando 2,5%.
Esta tendencia declinante observada en el ritmo de crecimiento poblacional, se
explica principalmente por la reducción de los niveles de fecundidad,
comportamiento que se confirma con los resultados de las encuestas
demográficas y de salud familiar realizadas por el INEI.
Según el censo levantado en el año 2007, la población nominalmente censada en
los centros poblados urbanos del departamento de Lambayeque es de 885 mil 234
habitantes, la misma que representa 79,5% de la población departamental.
La población empadronada en los centros poblados rurales, que arrojó el censo
del 2007, es de 227 mil 634 personas, que representa 20,5% de la población
censada en el departamento de Lambayeque.
Los resultados censales del 2007, indican que la población urbana del
departamento de Lambayeque se incrementó en 24,7%, respecto al censo de 1993,
es decir, un promedio de 12 mil 545 habitantes por año, este incremento equivale
a una tasa promedio anual de 1,6%.
La población rural censada en el año 2007 registra incremento de 7,8% en el
período intercensal 1993-2007, cuyo aumento promedio es de 1 mil 175 personas
por año, significando que la población rural se incrementó a una tasa de 0,5%.
54
El 60,9% de la población adecuadamente empleada tiene entre 25 a 44 años, el
25,3% de 45 y más años de edad y el 13,8% entre 14 a 24 años.
El ente estadístico destacó también que la Población Económicamente Activa
(PEA) a nivel nacional se incrementó en 2,3% (98 mil personas), respecto a similar
periodo del año anterior (al cierre del 2011 la PEA registró 15 millones 676 mil
personas a nivel nacional, según el INEI).
Factor tecnológico
El constante avance de la tecnología obliga a la institución a estar actualizando
sus equipos para estar siempre al mejor nivel de educación. Siempre debe contar
con los programas (software) educativos desarrollados recientemente para así
seguir así tendiendo competitividad en el mercado.
55
7. LAS 5 FUERZAS DE PORTER DEL INSTITUTO CULTURAL PERUANO
NORTEAMERICANO - CHICLAYO
Figura 7. Las 5 Fuerzas de Porter.
Las 5 fuerzas de Porter:
Me permitió lograr un mejor análisis del entorno de la institución, en base a este
análisis podemos ver cuáles son nuestros principales competidores, productos
sustitutos, las amenazas de nuestro entorno, poder de negociación con nuestros
usuarios y proveedores
56
8. Discusión
Después de analizar cada una de las variables, se puede percibir qué piensan los
directivos, expertos y a nuestros usuarios sobre El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
Al usar las diferentes herramientas de análisis, encuestas a nuestros clientes y
entrevistas tanto a expertos como a nuestros empleados, descubrimos cuáles son
nuestras principales ventajas y desventajas frente a los competidores; y las fallas
internas para con los empleados que laboran en El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
Formar parte de la institución me ha permitido tener una posición privilegiada en
la observación de lo que ocurre dentro de la institución; una de mis principales
limitaciones en esta investigación es la falta de documentación y algunos datos
que por política de la empresa no se pueden dar a conocer.
En su mayoría el personal trabaja de acuerdo a su criterio, al no existir normas ni
leyes por escrito que regulen el funcionamiento de la empresa, el trabajador no
está seguro de quien es su jefe inmediato, cabe decir que a pesar de la falta de
documentación aun así existe una jerarquía y reglas.
La institución como centro de enseñanza está en continua interacción, para su
crecimiento requiere ser sensible al medio y adaptarse a las condiciones
cambiantes. Es importante su adaptabilidad, el sentido de identidad, reconocer
los valores; la institución es una organización y como tal tiene una cultura en este
caso es la cultura burocrática.
Esta cultura ha envuelto a la institución en un círculo vicioso, ocasionado por la
interacción de los mandatos burocráticos y lo profesional lo cual ha producido la
57
división en dos grupos “los antiguos y los nuevos”, esto ha causado surgimiento de
múltiples relaciones de poderes paralelos; creando malestar entre nuestro
personal y nuestros clientes.
Ahora con un panorama más claro de la empresa y contando con la información
necesaria pude crear los documentos de gestión, mapeos de procesos y un nuevo
organigrama para El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo. , con
el fin de hacer la empresa más eficiente, contar con un clima laboral favorable y
una adecuada atención a nuestros clientes.
A continuación se analizará cada una de las variables:
Del objetivo que es Determinar, analizar y evaluar el diseño actual para El
Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo.
Según Gómez, C. (1994), Es necesario que el administrador y el personal conozca
la empresa, que se identifique con ella, es decir, que conozca cuál es su
responsabilidad, su límite y otras condiciones que contribuyan también a su
satisfacción personal, y lograr la eficiencia dentro de la empresa.
En este objetivo se obtuvo como resultado que no se contaba con documentación
oficial tanto del funcionamiento como el de su estructura organizacional, la
mayoría del personal desconoce la ubicación física del puesto que desarrolla.
Del personal entrevistado, pocos conocen quien es su jefe inmediato, debido a
que reciben órdenes de diferentes personas, así como de personal que está por
debajo de su línea jerárquica; por consecuencia no saben a quién dirigirse como
su jefe inmediato.
58
Hay que mencionar que el personal no tiene claro cuáles son sus objetivos y
algunos afirman que trabajan solo por el salario, porque los desconocen, también
podemos decir que algunos realizan funciones que no les corresponden y es por
esto que algunas veces se duplican estas.
Es decir, los trabajadores no tienen conocimiento sobre cuáles son sus funciones,
el organigrama y cuál es la misión, visión, objetivos y valores para El Instituto
Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo.
Del objetivo que es desarrollar un análisis de entorno actual para El Instituto
Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo.
Apoyándonos en Palma, S. (2004): “Autorrealización es la apreciación del
trabajador con respecto a las posibilidades que el medio laboral favorezca el
desarrollo personal y profesional contingente a la tarea y con perspectiva de
futuro”.
El trabajo que se realiza en las instituciones educativas y el personal que labora en
las mismas, son fuentes de información relevantes que ayudan a llevar a cabo
investigaciones en las que se obtienen resultados y a su vez patrones laborales y de
conducta, para analizarlos y confrontarlos con la teoría y así poder elaborar una
propuesta que facilite o enriquezca el fruto de la investigación; Recordando que el
propósito de dicha investigación es conocer si la falta de una buena estructura
organizacional es lo que limita el cumplimiento de los objetivos.
Según Stake, R. (2005):” El análisis consiste en dar sentido a las primeras
impresiones y a los resúmenes finales”. Es decir el análisis es la selección
primordial en todo proceso de investigación, debido a que en ella se interpretan
los resultados obtenidos; Es importante recordar que según García, M. (2002): “El
59
ámbito clave de esta investigación es la estructura de los centros de enseñanza,
puesto que lo primero que define a éste es la ordenación y coordinación de todos
y cada uno de los elementos que la integran”.
Considerando los resultados obtenidos a las debilidades que presenta la
institución, hay que destacar, lo importancia de que el personal conozca cómo
está constituida la institución, como se rige, cuáles son sus objetivos, hacia donde
está impulsada, la estructura orgánica, etc. Según Hall, Owens y Scott citados por
González, E. (2003): “la estructura es el conjunto de los elementos que conforman
a las instituciones de enseñanza, implica el establecimiento de políticas, reglas,
organización, organigrama, definición de tareas, relaciones entre los elementos,
así como el lugar físico”. El hecho de desconocer estos aspectos básicos en
cualquier organización trae como consecuencia la limitación de los objetivos,
puesto que el personal no se desempeña adecuadamente limitando la eficiencia y
eficacia de la estructura organizacional.
Para Franklin, E. (2004): “Retomando que el organigrama es la representación
gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la
que se muestra las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen”.
La Institución rompe con lo citado debido a que la mayoría del personal
desconoce la ubicación de su puesto, hay confusión en cómo están establecidos
los niveles jerárquicos de autoridad, de manera que reciben órdenes del personal
que no corresponde. En este caso es la cualquier jefe de diferentes áreas, al igual
que el jefe inmediato como también de los niveles de mando más bajos los que
emiten ordenes al mismo tiempo, ocasionando que haya un desorden y un flujo
de autoridad que no está bien definido; por consecuencia se tiene una mala
organización en la unidad de mando, ello genera una duplicidad del mismo y en
ocasiones existen conflictos de autoridad.
60
Las áreas con las que actualmente se cuentan tienen una especialización de
trabajo un tanto confuso, retomando las respuestas de los entrevistados es notable
que no se tiene una especificación de las actividades que realiza cada puesto,
debido a que se desconoce hasta qué grado de autoridad se le responsabiliza, cual
es el objetivo a alcanzar como parte del personal de la institución, y las
actividades que se realizan casi en su totalidad no corresponden al puesto que se
está desempeñando, trayendo como consecuencia la falta de eficiencia y eficacia
de los colaboradores.
Según Franklin, E. (2004): “Nos menciona que si se realiza una
departamentalización se está hablando de la especialización del trabajo de
acuerdo al lugar, producto o servicio que resulta de una división o combinación
del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades entre sí”.
Hay que tomar en cuenta que las operaciones, actividades y funciones son los
elementos principales de toda organización; entonces la institución no está
cumpliendo con lo citado por el autor; las actividades son realizadas por puestos
que no corresponden y en su caso de algunos, hay más funciones que realizar a
las que debidamente son otorgadas por el jefe inmediato.
Hablar de comunicación es decir que debe existir un proceso en el que las
unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado.
Tanto como la comunicación formal que ocurre entre los individuos y se basa en
la jerarquía o puesto que ocupan las actividades encomendadas o los niveles
jerárquicos y procedimientos determinados por la organización, así como la
informal que solo corresponde al intercambio de información fuera de los canales
y procedimientos que dispone la organización; ambas son rechazadas por el
61
personal de la institución debido a que no la aplican como debe de ser y se crea
un conflicto entre niveles jerárquicos.
La consecuencia se ve reflejada en que el puesto más alto toma las decisiones sin
respetar sus subordinados a los que se les delega responsabilidades en la toma de
decisiones, así como los niveles más bajos no respetan la jerarquía superior como
jefe inmediato y comunican todos sus resultados y necesidades a la dirección
Ejecutiva, creando esto una situación de conflicto entre los niveles superiores,
fluyendo la autoridad de forma incorrecta.
En el objetivo de proporcionar un nuevo plan estratégico, un nuevo mapeo
de procesos, y los documentos de gestión para El Instituto Cultural Peruano
Norteamericano - Chiclayo.
Según Cons, N. (2008): en su artículo “Importancia de la administración
educativa.” cualquiera que sea la naturaleza y el tamaño de las Instituciones
Educativas, éstas necesitan ser administradas, en las instituciones educativas se
debe entender que la administración es la conducción racional de las actividades
de una organización, donde la administración es algo imprescindible para la
existencia, supervivencia, crecimiento y desarrollo de las organizaciones.
Con todo el estudio realizado de acuerdo a las debilidades de la institución puedo
darme cuenta que la delimitación que se presenta en el logro de los objetivos de la
institución recae en que el personal que no tiene conocimiento de la misión,
visión, valores, etc. Y es por este motivo que no desempeñan sus funciones con
eficiencia y eficacia por la mala división del trabajo y actividades; que trae como
consecuencia la falta de trabajo en equipo, la inadecuada toma de decisiones y
principalmente que la dirección Ejecutiva de la institución no está cumpliendo
62
con el compromiso de dirigir, coordinar, planear y evaluar la organización para
llevarla al éxito. Su principal función depende de participar en todas las
actividades que realizan sus subordinados, saturando en exceso las funciones que
le corresponden sin poder cumplir con su principal objetivo.
En el objetivo de proponer un nuevo organigrama para El Instituto Cultural
Peruano Norteamericano - Chiclayo.
Recordando que las instituciones de enseñanza se definen por su finalidad,
planteamiento, condición y estructura; y esta última a su vez es aquella que define
como es manejada y determina la ordenación de todos y cada uno de los
elementos que lo integran. Entonces se puede afirmar que si no existe un orden
no hay una estructura y ésta es la situación que actualmente se desarrolla en El
Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo; en donde, las actividades
no tienen un orden ni los niveles de autoridad, ocasionando esto un descontrol
total en la toma de decisiones, trayendo como consecuencia que se desconozca
los objetivos hacia los que están encaminados el personal de la institución; por
ende no se logra un correcto proceso administrativo.
Después de estudiar el organigrama que actualmente rige, aunque no está en un
documento oficial, de entrevistar al personal y encontrar las deficiencias que se
presentan, propongo un nuevo organigrama. Es necesario definir que la autoridad
máxima de la institución es la directora ejecutiva, la persona que dirige,
administra, proporciona y coordina al personal que labora dentro de la
institución, para que todo vaya marchando de acuerdo a las normas por las cuales
se rige; sin embargo, tiene una carga excesiva de funciones que actualmente
realiza y que no corresponden a su puesto; y en base a las necesidades del demás
personal; por ello se le recomienda que debería delegar las funciones para que no
se concentre en su puesto toda la toma de decisiones.
63
Según Franklin, E. (2004): “Dice que en toda organización debe existir la
departamentalización que implica la especialización del trabajo de acuerdo con el
lugar, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del
personal, las operaciones y actividades en grupo relacionadas entre sí”.
Es tan importante la definición de las tareas que realice cada integrante del
organigrama, como la división de trabajo y funciones de cada puesto; de ello
depende la coordinación de ellos para poder funcionar como organización y
brindar un servicio de calidad que es la finalidad que se busca.
Por su parte González, E. (2003): “Define el término dirigir como la actividad que
consiste en llevar y guiar a las personas o grupos de personas por el camino que
los llevará a cumplir un fin determinado”.
Así también, se vigila y administra una empresa o equipo de personas.
Retomando la actividad principal de la dirección ejecutiva, es ella quien lleva a
cabo este proceso de gestión, que son las tareas que realiza para mantener el
rumbo de la organización haciendo cumplir las normas y políticas establecidas
por la misma institución para el logro de sus objetivos.
En esta propuesta también ofrecemos una organización que sea descentralizada
como está establecido y que se realice de manera correcta; recordemos que la
administración descentralizada delega en mayor grado la facultad de decidir y en
los niveles superiores conserva solo los controles necesarios; todo esto con la
finalidad de crear o transferir facultades a organismos con personalidad y
autoridad importante dentro de la estructura capaces de tomar decisiones
64
elementales. Con esto la respuesta que se obtendrá será favorable ya que la
directora ejecutiva se encargue de dirigir eficazmente la institución.
El siguiente nivel del organigrama de la institución que propongo, decidí
concentrar a las cuatro autoridades para definir sus actividades como un cuerpo
directivo del nivel correspondiente, puesto que la descripción de cada uno va
dirigida con el mismo propósito; así se facilitan la toma de decisiones y la
dirección ejecutiva, ya no será participe de las decisiones de cada nivel;
únicamente en la evaluación de los resultados, coordinación de las mejoras de
cada nivel, favoreciendo en que el personal a cargo del cuerpo directivo no entre
en la confusión de desconocer quién es su jefe inmediato y así puedan desarrollar
bien sus funciones.
Es importante definir bien los puestos y que estos se representen gráficamente en
el organigrama, fue necesario reubicar el personal de acuerdo a las funciones que
este realiza. Lo que se busca mejorar es la comunicación que sea un proceso
recíproco en el que todo el personal que componen a la institución participe en el
intercambio de información con un propósito determinado. Es decir que exista
una comunicación formal que ocurra de manera sencilla, que se base de acuerdo
a la jerarquía. Buscando un flujo de información que permita conocer los
resultados de cada nivel jerárquico, que no complique la toma de decisiones y que
el subordinado no se cierre a expresar las necesidades latentes que le competen.
65
PROPUESTA
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo
1. Quienes somos
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo son una Asociación Civil
Privada, Educativa, Cultural de carácter binacional sin fines de lucro constituida el
16 de Noviembre de 1957, cuyo objetivo principal es fomentar el conocimiento y
el intercambio de las culturas del Perú y de los Estados Unidos de América a través
del desarrollo de Programas Culturales y de la enseñanza del Idioma Inglés.
2. Nuestra misión
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo tiene como fundamento la
Declaratoria de Misión del Servicio Cultural e Informativo de la Embajada de los
Estados Unidos con todos los centros Binacionales en el Perú, para promover el
entendimiento entre el Perú y los Estados Unidos de América.
Este esfuerzo en común desarrolla y presenta actividades culturales, educativas e
informativas de primera categoría que reflejan la creencia fundamental de ambos
países en los ideales de libertad en democracia. Para promover estos ideales y la
participación de la comunidad en la creación de las estructuras democráticas, El
Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo, en sus propias operaciones,
se esfuerzan en reflejar la cultura que nuestros dos países americanos tienen para
ofrecer y servir como modelo de los ideales democráticos en acción.
3. Nuestra visión
Ser una institución líder en la enseñanza del idioma Inglés y en la promoción de
cultura y valores cívicos y democráticos, ofreciendo servicios y actividades de
calidad, colaborando con instituciones afines en el desarrollo cultural de la región
y manteniendo un equipo humano de trabajo altamente capacitado y motivado.
4. Nuestros objetivos
66
67
- Patrocinar exposiciones de arte, libros y de cualesquiera otras manifestaciones
culturales.
- Organizar exhibiciones o muestras, conciertos, tele y radiodifusiones,
conferencias, representaciones y demás actos culturales.
- Mantener una Biblioteca de Libros Norteamericanos, peruanos y demás que
contribuyan al conocimiento y fomento de la cultura del Perú y de los Estados
Unidos de América.
- Promover el estudio y la difusión del idioma Inglés y de la literatura
Norteamericana en el Perú y del español y la literatura Peruana en los Estados
Unidos de América.
- Patrocinar el otorgamiento de becas con fines de intercambio cultural.
- Patrocinar excursiones entre ambos países fomentando las corrientes turísticas.
5. Nuestros valores
- Responsabilidad.
- Calidad.
- Integridad.
6. Personal docente
La Plana Docente del Instituto Cultural Peruano Norteamericano –Chiclayo está
compuesta por profesores norteamericanos y peruanos, quienes cuentan con la
certificación internacional de dominio del inglés otorgada por el prestigioso
Centro de Idiomas de la Universidad de Michigan, lo que garantiza su
perfeccionamiento en la competencia comunicativa y su conocimiento de la
estructura del Idioma Inglés.
El Docente del Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo, está
altamente capacitado para comprender los procesos que implica el aprendizaje de
una lengua extranjera para niños, adolescentes y adultos, y de los factores que lo
favorecen u obstaculizan. El conocimiento de estos procesos contribuye a la
capacidad del docente de reconocer los estilos de aprendizaje de los alumnos
para utilizar metodologías que mejor contribuyan al logro de los objetivos
educativos de la institución.
El Instituto Cultural Peruano Norteamericano-Chiclayo, otorgan a su plana
docente constantes programas de capacitación en las últimas metodologías y
técnicas para seleccionar, diseñar y aplicar estrategias y recursos de enseñanza
que contribuyan al desarrollo de las habilidades de comunicación en los
estudiantes, así como para organizar el trabajo en grupo y atender las dificultades
o necesidades específicas que manifiesten algunos alumnos en el proceso de
aprendizaje de la segunda lengua.
7. Estrategias con el análisis FODA
En este análisis podemos observar las principales estrategias propuestas para El
Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo
FO DO
· Cada vez mayor preocupación por el
aprendizaje del inglés y por ello
podemos ampliar nuestro horizonte
cultural, esto debido a la continua
capacitación de nuestro personal
docente y académico y el respaldo de
la embajada americana, lo cual hace
que nuestra enseñanza sea de calidad y
reconocida internacionalmente.
· Falta de una restructuración debido al
constante crecimiento organizacional
del Instituto es por ello que debemos
darle mayor importancia de la calidad
y seguridad en la enseñanza, y la
apertura de colegios en nuestras
diferentes sedes con tecnología de
punta a fin de que el cambio
tecnológico no pueda hacer que
nuestro producto de enseñanza
establecido, sea obsoleto de la noche a
la mañana.
FA DA
· La continua capacitación de nuestro
personal docente y académico, hará
frente a la competencia de los centros
de idiomas de las universidades e
institutos. De igual modo la ubicación
de nuestro Instituto en lugares
estratégicos permitirá disminuir la falta
de un buen manejo publicidad
· Que nuestra certificación no tiene un
volar del estado peruano solo del
americano y la exigencia de las
universidades porque sus alumnos
estudien en sus centros de idiomas,
permite que nuestro Instituto no pueda
tener un mejor posicionamiento en el
mercado nacional.
68
8. Mapeo de procesos
Figura 8.1. Procedimiento: matricula de adultos sin conocimientos de ingles
69
Figura7.1.FODA Cruzado.
Figura 8.2. Procedimiento: matricula adultos con conocimientos de ingles
70
Figura 8.3. Procedimiento: matricula de niños
71
Figura 8.4. Procedimiento: pagos de mensualidad de alumnos que ya vienen
estudiando
72
Figura 8.5. Procedimiento: información de las notas y asistencias de los
alumnos y/ o algún reclamo de los padres
73
74
Figura 8.6. Procedimiento: examen extemporáneo
Figura 8.7. Procedimiento: traducciones
75
Figura 8.8. Procedimiento: constancias, certificados y diplomas de nuestros
cursos
76
Figura 8.9. Mapeo de procesos organizacional
Objetivos
Responsabilidades Directorio
Controlar
Garantizar
Mejorar
Directivas y
estrategias
Proceso de enseñanza
Normas
Manuales
Toma de
decisiones
Alumno
Entrada
Egresado
Salida
Recursos
Tecnológicos
Infraestructura Docentes
77
Figura 8.10. Mapeo de procesos de gestión
Proceso estratégico
Dispositivos legales Gestión de
enseñanza
Proyectos
educativos
Proceso claves
Enseñanza del
inglés
Proyección social Traducciones
Organización del
Instituto
Orientación acerca
de la enseñanza
Clima
educativo/laboral
Proceso de apoyo
Matriculas
Locales Recursos humanos
Gestión económica Biblioteca
Información
Profesorado
Servicio
78
Organigrama
Figura 8.11. Propuesta de un rediseño organizacional para EL INSTITUTO
CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO-CHICLAYO.
NOTA: Fuente propia
En el cuadro anterior de la propuesta de un rediseño organizacional para El Instituto
Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo:
· Se hace con el fin de que nuestros alumnos (usuarios) pasen por un proceso de
inscripción que no sea tan complicado como el actual, se busca que el usuario entre a
la institución, pida la información y la obtenga de forma directa en un solo lugar.
· La dirección es quien diseña la estrategia y se la da a conocer al área de recursos
humanos quien a su vez la da a conocer a todo el personal, en cuanto la propuesta se
pone en marcha es monitoreada para ir incrementando mejoras las cuales serán dadas
por la dirección.
Propuesta de un rediseño organizacional
para el INSTITUTO CULTURAL peruano
norteamericano– Chiclayo
Alumnos
Entran
Requisitos Satisfacción
Salida
Alumnos
Adquieren
el servició
Dirección
Estrategia
Recursos
Humanos
Análisis y mejora
del servicio
Realización del
proyecto
Rediseño
organizacional
Entrada Salida
79
Figura.8.12. ORGANIGRAMAPROPUESTO
80
8.13. Manual De Funciones
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Directora ejecutiva
Dirección ejecutiva Dirección ejecutiva
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva
Puesto del que depende Jerárquicamente. Junta directiva
Puesto que Supervisa directamente. Director académico, director
cultural, director de biblioteca y
director administrativo
financiero
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.
· Proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos,
organización, estrategias y objetivos de la institución.
· Participar en las sesiones del Directorio con voz pero sin voto.
· Dirigir y coordinar las relaciones de cooperación interinstitucional.
· Dirigir la implementación de las disposiciones del Directorio y la Presidencia.
· Delegar las atribuciones que sean necesarias para la mejor marcha
institucional.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Evaluar el desempeño de las Direcciones y Oficinas a su cargo, acorde a la
política y objetivos institucionales establecidos.
81
· Dirigir y supervisar las acciones de mejora y rediseño de procesos del instituto,
la calidad del servicio y la productividad institucional.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Desempeñar otras funciones fijadas por el Directorio.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de
decisiones e informar los mandatos de junta directiva.
· Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de
la empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Capacidad para gerencia.
· Capacidad de negociación.
· Alta capacidad de análisis y de síntesis.
· Profesional con estudios de Post Grado (MBA) y/o doctorado en
administración de Empresas.
· Idioma ingles nivel avanzado
82
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Secretaria ejecutiva
Gerencia. Dirección ejecutiva
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva
Puesto del que depende Jerárquicamente. Dirección ejecutiva
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Apoyar a la Directora Ejecutiva, organizando y ejecutando las tareas propias de
secretaría y demás tareas de oficina.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia y documentación
que egrese o ingrese a la Dirección Ejecutiva.
Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
Digitar la documentación generada por la Dirección Ejecutiva.
Colaborar activamente con la Recepción de la Central Telefónica, derivando
llamadas a cada una de las áreas solicitadas.
Organizar, clasificar y mantener archivos en condiciones de seguridad de la
Dirección Ejecutiva.
Coordinar la oportuna entrega de útiles de oficina al personal administrativo y
material de mantenimiento con el personal de servicio.
Custodiar los sellos de la Dirección Ejecutiva, así como velar por la conservación,
seguridad, presentación y mantenimiento de muebles, enseres y equipos de la
83
secretaría.
Apoyar al Departamento de Contabilidad en la recepción de facturas de
proveedores y entrega de cheques de pago correspondientes.
Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Coordinar las reuniones de Dirección Ejecutiva con el Directorio.
Coordinar la oportuna entrega de útiles de oficina al personal administrativo y
material de mantenimiento con el personal de servicio.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Haber estudiado secretario, saber el manejo de los programas de Word y Excel.
Idioma ingles nivel avanzado.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Director académico
Gerencia. Dirección académica
Oficina/Unidad/División. Dirección académica
Puesto del que depende
Jerárquicamente.
Dirección ejecutiva
Puesto que Supervisa
directamente.
Secretaria Académica, Coordinadoras
Académicas, Mentors y Profesores
84
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Formular, implementar, dirigir y controlar los planes y programas académicos
para el logro de los objetivos institucionales.
Elaborar normas y procedimientos que promuevan la eficacia, eficiencia y
calidad de los programas y acciones académicas.
Supervisar la aplicación de las normas y procedimientos establecidos por la
institución para el área académica.
Mantener informada a la Dirección Ejecutiva de las acciones tomadas y sus
resultados.
Promover liderazgo efectivo, trabajo en equipo y buenas relaciones en el personal
del área académica.
Promover y mantener buenas relaciones con el personal docente, personal
administrativo y demás personal de la institución, así como con otros organismos
afines a su competencia.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las acciones académicopedagógicas,
en concordancia con los objetivos, políticas y normas establecidas
por la institución y con los estándares de calidad académica establecidos por la
85
Sección de Prensa y Cultura de la Embajada de los Estados Unidos.
Formular el Plan de Trabajo Anual y Requerimientos para el desarrollo de las
actividades Académico-Pedagógicas, coordinando y asesorando al personal
involucrado en la elaboración y ejecución del mismo, y elevarlo a la Dirección
Ejecutiva.
Formular, programar, dirigir y supervisar el programa interno de capacitación
anual para el personal docente.
Elaborar oportunamente el Programa de Estudios Mensual, asignando horarios,
ciclos y aulas al personal docente.
Disponer las medidas de supervisión, evaluación y control del desarrollo de las
actividades académicas y desempeño de coordinadores, mentores y personal
docente, con la finalidad de obtener cada vez mayores niveles de eficiencia,
eficacia y calidad en el área de su competencia.
Administrar adecuadamente los recursos de personal y materiales asignados al
área académica.
Mantener informada a la Dirección Ejecutiva sobre el resultado de las actividades
y proyectos académicos en ejecución.
Implementar y supervisar el Programa de Exámenes del Centro de Idiomas de la
Universidad de Michigan.
Disponer el otorgamiento de certificados y diplomas de estudios, refrendados
conjuntamente con el Director Ejecutivo y Presidente del Directorio.
Coordinar con la Dirección Ejecutiva la planificación, organización y supervisión
de los procesos de inscripción, registros y matrículas.
Coordinar con la Dirección Ejecutiva la planificación y supervisión de actividades
de promoción y marketing de los servicios académicos de la institución.
86
Proponer las necesidades de contratación del personal docente a la Dirección
Ejecutiva.
Fomentar y mantener la buena disposición y participación del personal docente y
administrativo, en la consecución de los objetivos académico-pedagógicos.
Representar a la institución en eventos académicos de instituciones afines.
Apoyar el servicio de traducciones oficiales de la institución.
Atender a Padres de Familia y Alumnos que requieran solucionar problemas
específicos correspondientes al área académica.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Supervisar el servicio del laboratorio multimedia de idiomas, manteniendo
programas actualizados para la práctica interactiva individual de los alumnos
Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Ejecutiva, dentro del
ámbito de sus atribuciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de decisiones e
informar los mandatos de junta directiva y/o directora ejecutiva.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad para liderar.
Capacidad de negociación.
Alta capacidad de análisis y de síntesis.
Profesional con estudios de Post Grado (MBA) y/o doctorado en idiomas.
Idioma ingles nivel avanzado.
87
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Secretaria académica
Gerencia. Dirección académica
Oficina/Unidad/División. Dirección académica
Puesto del que depende
Jerárquicamente.
Director académico
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Apoyar al Director, organizando y ejecutando las tareas propias de secretaría y
demás tareas de oficina.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia y documentación
que egrese o ingrese a la Dirección Académica.
Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
Digitar la documentación generada por la Dirección Académica.
Colaborar activamente con el servicio de informes y en el proceso de matrícula.
Elaborar y coordinar el otorgamiento de Constancias de Estudios, Certificados de
Notas y Diplomas de la institución.
Coordinar la oportuna entrega de material didáctico y audio/audiovisual a los
profesores; así como útiles de oficina al personal docente y administrativo del
Área Académica.
88
Recepcionar las solicitudes de graduación y elaborar los Diplomas
correspondientes.
Apoyar y colaborar activamente en la organización de las Ceremonias de
Graduación y otras actividades académicas y culturales desarrolladas por
institución.
Custodiar los sellos de la Dirección Académica, así como velar por la
conservación, seguridad, presentación y mantenimiento de muebles, enseres y
equipos de la secretaría.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Brindar información sobre los procedimientos de inscripción a los exámenes
internacionales ALIGU y ECCE/ECPE de la Universidad de Michigan a alumnos y
público que lo requieran.
Otras funciones que le asigne el Director Académico.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Haber estudiado secretario, saber el manejo de los programas de Word y Excel.
Idioma ingles nivel avanzado.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Coordinador académico
Gerencia. Director académico.
Oficina/Unidad/División. Director académico.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director académico.
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Puesto que Supervisa directamente. Mentores y profesores.
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Supervisar al personal docente en el cumplimiento de las directivas académicas e
institucionales.
Supervisar y apoyar el cumplimiento de las políticas administrativas de registro de
notas, matrícula y pago de pensiones.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Atender consultas y/o reclamos de alumnos y PPFF cuando lo requieran,
ofreciendo soluciones concordantes con las normas institucionales
Efectuar en forma oportuna la cancelación de aulas que no cuenten con el
número mínimo de alumnos requeridos, en concordancia con las directivas
existentes.
Disponer la reubicación de los alumnos de aulas canceladas, de forma
conveniente y apropiada a las necesidades de los estudiantes.
Dividir oportunamente las aulas que cuenten con un número de alumnos mayor
al máximo establecido en las directivas académicas, siempre y cuando exista
disponibilidad de salones de clase en el horario requerido.
Informar a la Dirección Académica sobre la cancelación y/o división de aulas, a su
debido tiempo.
Apoyar a la Dirección Académica en las labores de coordinación y supervisión de
90
los planes y programas académicos de la institución.
Asesorar al personal docente en el cumplimiento de sus funciones y de las
directivas académicas e institucionales.
Asegurar la entrega oportuna al personal docente de las listas de clase de medio
ciclo y fin de ciclo.
Recepcionar y revisar las listas de clase al término de cada ciclo, asegurando que
éstas consignen la asistencia diaria y notas parciales y totales de los alumnos.
Supervisar ausencias y tardanzas del personal docente, disponiendo el remplazo
adecuado y oportuno de profesores cuando se requiera.
Mantener informado al Director Académico sobre el cumplimiento de los
profesores a los horarios de las clases asignadas y a las directivas académicas.
Elaborar y presentar a la Dirección Académica, el reporte detallado de horas
trabajadas por el personal docente, antes de los días 15 y 30 de cada mes.
Mantener un registro actualizado del material didáctico de apoyo disponible para
el personal docente, así como de las fechas de entrega y devolución de los
mismos.
Apoyar en la administración de exámenes de clasificación a adultos cuando se le
requiera, ubicándolos en el ciclo de estudios adecuado a su nivel de dominio del
idioma Inglés; de acuerdo a las directivas establecidas por la Dirección
Académica.
Dar seguimiento al cumplimiento de las directivas institucionales sobre el pago de
pensiones y moras
Elaborar el cuadro diario de regularización de matrícula de los alumnos a partir
del día 10 de cada mes y hacerlo llegar diariamente a la Dirección Ejecutiva y
Dirección Académica.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
91
Conducir las encuestas bimestrales sobre el desempeño de la plana docente y
hacer entrega oportuna de los resultados y cuadros comparativos a la Dirección
Ejecutiva y Académica. Otras funciones que le asigne la Dirección Académica y/o
Dirección Ejecutiva.
Otras funciones que le asigne la Dirección Académica y/o Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar e informar a los mentores y profesores, sobre la toma de decisiones de la
junta directiva, directora ejecutiva o director académico.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad para liderar.
Capacidad de negociación.
Capacidad para relacionarse.
Alta capacidad de análisis y de síntesis.
Profesional con estudios universitarios, post grados, doctorados y cursos en
idiomas.
Idioma ingles nivel avanzado.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Mentor
Gerencia. Director académico.
Oficina/Unidad/División. Director académico.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Coordinador académico
Puesto que Supervisa directamente. Profesores.
92
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Supervisar, evaluar y asesorar al personal docente en el desarrollo de sus
funciones y en el cumplimiento de las Directivas Académicas existentes.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Ejecutar el rol de mentoría/asesoramiento y observación de clases elaborado en
coordinación con la Dirección Académica.
Verificar el adecuado conocimiento del idioma y metodología del personal
docente en el desarrollo de clases.
Presentar informes mensuales a la Dirección Ejecutiva y Dirección Académica
sobre el desarrollo de las actividades de mentoría/asesoramiento y resultados de
las observaciones de clase efectuadas.
Sostener reuniones de retroalimentación con los profesores observados,
brindando el asesoramiento necesario para lograr niveles de calidad en el
desempeño de sus funciones.
Supervisar el cumplimiento de las directivas académicas.
Proponer y coordinar acciones con la Dirección Académica para la revisión y
mejora constante de la currícula de la institución.
Preparar y desarrollar clases modelo, brindando ejemplo de profesionalismo y
dedicación al personal docente.
Colaborar en los procesos de revisión y corrección de exámenes.
93
Seleccionar y/o elaborar material académico de apoyo para uso del personal
docente en el desarrollo de las clases.
Promover una buena disposición y participación del personal docente en la
consecución de los objetivos académicos.
Apoyar a la Dirección Académica en el reclutamiento y capacitación de
profesores practicantes.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Promover y proponer a la Dirección Académica sesiones de capacitación para el
personal docente en base a las necesidades encontradas, brindando el apoyo
necesario para el desarrollo de las mismas.
Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Académica en apoyo a su
función.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad para liderar.
Alta capacidad de análisis y de síntesis.
Profesional con estudios de Post Grado (MBA) y/o doctorado en idiomas.
Idioma ingles nivel avanzado.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Profesores
Gerencia. Director académico.
Oficina/Unidad/División. Director académico.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Coordinador académico
94
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno.
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Impartir la enseñanza del Idioma Inglés de acuerdo a los programas, metodología
y directivas académicas establecidas.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Preparar y desarrollar las clases de acuerdo a los niveles de calidad y normas
establecidas por la institución.
Dar cumplimiento a las directivas académicas y horarios asignados.
Participar activamente en los programas de capacitación ofrecidos por la
institución.
Colaborar con el mentor asignado, siguiendo las recomendaciones dadas para
mejorar su desempeño como docente.
Realizar evaluaciones parciales y finales a los alumnos, en forma escrita y/u oral,
de acuerdo a lo establecido por la Dirección Académica.
Devolver los exámenes y las listas de clase con los registros finales de asistencia,
calificación y evaluación del alumnado, dentro de los plazos establecidos por la
Dirección Académica.
Dar un uso eficiente al material de trabajo y estudios.
95
Solicitar y devolver en forma oportuna el material didáctico de apoyo requerido
para el desarrollo de las clases.
Velar por la conservación y mantenimiento de las aulas y equipos asignados para
el desarrollo de sus funciones.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Tomar exámenes extemporáneos cuando sean requeridos con el alumno previa
cancelación del derecho y coordinación con el director académico.
Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Académica y/o la
Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar e informar a sus demás compañeros en temas relacionados al ámbito de
su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad para liderar.
Capacidad de negociación.
Alta capacidad de análisis y de síntesis.
Profesional con estudios de Post Grado (MBA) y/o doctorado en idiomas.
Idioma ingles nivel avanzado.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Director cultural
Gerencia. Dirección ejecutiva
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva
Puesto del que depende Jerárquicamente. Dirección ejecutiva
Puesto que Supervisa directamente. Asistente cultural
96
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Programar, implementar, dirigir y controlar los planes conducentes al
cumplimiento de los objetivos culturales establecidos por la Junta Directiva.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Elaborar el rol cronológico anual de las principales actividades culturales y de
proyección social.
Realizar un presupuesto de las actividades a realizar y someterlo a la aprobación
de la Junta Directiva a través de la Dirección Ejecutiva.
Administrar adecuadamente los recursos disponibles, al implementar las
actividades culturales.
Elaborar el programa de actividades culturales mensual y presentarlo a Dirección
Ejecutiva para su aprobación.
Difundir el programa mensual de actividades aprobado al personal, alumnos,
padres de familia.
Redactar y difundir notas de prensa relacionadas con las actividades del Instituto
Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo.
Colaborar con la Dirección Ejecutiva y Dirección Académica en la ejecución del
Programa de Educación Cívica, organizando actividades informativas y de
difusión de valores cívicos.
Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia y documentación
que ingrese o egrese a la Dirección de Actividades Culturales.
Velar por el mantenimiento y seguridad de los ambientes y equipos del Auditorio
del Instituto Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo, así como de otros
97
equipos asignados para uso de la Dirección Cultural.
Implementar y mantener actualizados los paneles informativos del Instituto con
temas afines al campo cultural.
Fomentar la participación activa del personal y alumnado de la Institución, en la
ejecución de las actividades culturales y de proyección social.
Formular y proponer acciones que estén orientadas a mejorar la imagen del
Instituto Cultural Peruano Norteamericano – Chiclayo.
Mantener informada a la Dirección Ejecutiva en forma permanente sobre las
actividades realizadas y en ejecución, así como sobre sus resultados.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Representar al Instituto por delegación de la Dirección Ejecutiva en materia que
según sus atribuciones le corresponde.
Organizar e implementar el álbum de fotografías, recortes de artículos
periodísticos que den cuenta de las actividades culturales de la institución.
Otras funciones asignadas por la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Tener estudios de comunicación o carreras afines.
Nivel avanzado del idioma inglés.
98
99
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Director de biblioteca
Gerencia. Dirección ejecutiva.
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Dirección ejecutiva.
Puesto que Supervisa directamente. Asistente de biblioteca y asesor
educacional.
100
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Planificar, organizar, coordinar, controlar y evaluar los servicios de Biblioteca.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Elaborar, revisar y/o actualizar el Reglamento General de la Biblioteca, en
coordinación con la Dirección Ejecutiva.
Supervisar el cumplimiento del Reglamento de la Biblioteca.
Formular el Plan de Trabajo Anual para el desarrollo y difusión del servicio de
Biblioteca, así como los requerimientos de equipos, materiales y nuevas
publicaciones para su aprobación por la Dirección Ejecutiva.
Organizar, actualizar y supervisar el orden de la Colección General, Reading
Club, Sección de Referencia para el personal docente, Hemeroteca y Videoteca.
Categorizar, catalogar y registrar nuevos libros adquiridos o recibidos por
donación.
Mantener actualizado el Programa Computarizado de Catalogación de libros,
llevando el control de existencias y préstamos.
Formular, difundir y supervisar el cumplimiento de las políticas de préstamos
de libros u otros materiales informativos entre el personal y usuarios con carnet
actualizado.
Velar por la conservación y buen mantenimiento de las instalaciones,
mobiliario, equipos, libros y otros materiales de la Biblioteca.
Elaborar informes estadísticos mensuales y anuales con datos referentes a los
préstamos diarios, consultas de referencia, número de socios de la biblioteca,
101
así como el inventario general anual de material bibliográfico.
Organizar y mantener actualizado el registro general de socios de la biblioteca,
promoviendo acciones para incrementar la nómina de los mismos.
Organizar actividades y coordinar acciones con la Dirección Cultural y
Dirección Académica, para incentivar el hábito de la lectura y promover el uso
de nuestra biblioteca.
Promover y coordinar acciones de cooperación con otras bibliotecas privadas y
públicas, así como con las bibliotecas de las universidades de la localidad, con
el fin de fortalecer las relaciones interinstitucionales.
Seleccionar el material del servicio de “Alerta” enviado por la Sección de
Prensa y Cultura de la Embajada de los Estados Unidos, para ser distribuido a
instituciones locales interesadas.
Coordinar y colaborar con el Centro de Referencia de la Sección de Prensa y
Cultura de la Embajada Norteamericana, en la organización y ejecución de
actividades de capacitación para bibliotecarios, así como de difusión de la
cultura norteamericana.
Supervisar el correcto uso de los equipos de cómputo designados a los usuarios
de biblioteca.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Elaborar informes estadísticos mensuales y anuales con datos referentes a los
préstamos diarios, consultas de referencia, número de socios de la biblioteca,
así como el inventario general anual de material bibliográfico.
Efectuar las tareas de descarte de material semestralmente, decidiendo el
destino del material descartado en coordinación con la Dirección Ejecutiva.
Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
102
Asesorar a los miembros de la organización con los que trabaja sobre la toma
de decisiones e informar los mandatos de junta directiva y/o directora
ejecutiva.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Estudios de comunicación o carreras afines.
Capacidad de organización.
Nivel avanzado de inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asistente de biblioteca
Gerencia. Dirección ejecutiva.
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director de biblioteca
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Apoyar al Jefe de Biblioteca en la organización y desarrollo del servicio de la
Biblioteca, así como en la supervisión del cumplimiento del Reglamento
General de la misma.
103
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Difundir y supervisar el cumplimiento del Reglamento General de Biblioteca,
así como de las directivas para uso de material bibliográfico y equipos de
cómputo.
Velar por la conservación y buen mantenimiento de las instalaciones,
mobiliario, equipos, libros y otros materiales de la Biblioteca.
Mantener el orden del mobiliario de la sala de lectura y de los estantes de
material bibliográfico, ubicando correctamente libros, periódicos y revistas de
acuerdo a su catalogación.
Elaborar los carnets de nuevos socios aprobados por el Jefe de Biblioteca y
renovarlos a su vencimiento.
Organizar y mantener actualizado el archivo de socios de la biblioteca.
Llevar control diario de préstamos y devoluciones de material bibliográfico,
colocando los libros devueltos en los estantes, de acuerdo a su catalogación.
Revisar, registrar y sellar diariamente los diarios y revistas recibidos en
biblioteca para uso de los usuarios.
Asistir a los usuarios que lo requieran, brindado información sobre libros y
material existente así como sobre la ubicación de los mismos.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Revisar periódicamente el estado de conservación de los libros, remodelando el
material deteriorado.
Otras tareas que le sean asignadas por el Jefe de Biblioteca y/o la Dirección
Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
104
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad de organización.
Nivel avanzado del idioma inglés.
Estudiante universitario y/o titulado no se especifica carrera.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asesor educacional
Gerencia. Dirección ejecutiva
Oficina/Unidad/División. Dirección ejecutiva
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director de biblioteca
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Planificar, organizar, administrar, coordinar y otorgar los servicios de asesoría
educacional para estudios de pre y post grado en instituciones
norteamericanas.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Brindar información sobre el Sistema de Educación en los Estados Unidos, así
105
como de centros educativos en todo nivel:
Requisitos
Procedimientos de Selección de Centros Educativos
Exámenes y documentos requeridos
Brindar información sobre oportunidades de Becas para estudios en los EEUU.
Programas específicos de becas y/o ayuda financiera.
Procedimientos de inscripción y documentación requerida
Exámenes necesarios
Organizar y mantener actualizado un centro de referencia sobre estudios de pre
y post grado en los EEUU, así como de programas de enseñanza de inglés en
instituciones norteamericanas.
Planificar y ejecutar actividades para la difusión de los servicios de asesoría
educacional y programas de intercambio, estudios y becas en los EEUU a
nuestros alumnos y público en general.
Coordinar acciones con la Comisión Fulbright del Perú y otras instituciones
afines para la difusión de las oportunidades de estudios y becas.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Otras funciones asignadas por el Director Cultural y/o la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Estudios de comunicación o carreras afines.
Nivel avanzado de inglés.
106
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Director administrativo financiero
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Directora ejecutiva.
Puesto que Supervisa directamente. Jefa de contabilidad, jede de recursos
humanos, jefe de sistemas y
administradoras de filiales
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Dirigir y controlar todas las actividades administrativas.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Es el responsable máximo de las áreas de finanzas, administración y contabilidad
de la empresa.
Supervisa normalmente las funciones de contabilidad, control presupuestario,
tesorería, análisis financiero, las auditorías y, en muchos casos, los sistemas de
proceso de datos.
Se responsabiliza, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las
cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.
Elabora, directa o indirectamente, la documentación contable requerida por los
organismos oficiales y prepara los datos para la liquidación de los impuestos.
Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación
económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a
107
alcanzarse.
Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales,
formas de pago y créditos.
Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos
Manejo del inventario.
Encargado de revisar todos los temas administrativos relacionados con recursos
humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Otras funciones asignadas por la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
Trabajar en conjunto con todas las áreas e informar a la directora ejecutiva sobre
propuestas de mejora laboral.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Capacidad de negociación.
Alta capacidad de análisis y de síntesis.
Profesional con estudios de Post Grado (MBA) y/o doctorado en administración de
Empresas o carreras afines.
Idioma ingles nivel avanzado
108
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Jefe de contabilidad
Gerencia. Director administrativo financiero
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director administrativo financiero
Puesto que Supervisa directamente. Secretaria, asistente contable,
almacenero y cajeras
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
Las funciones del Contador están determinadas por las normas y código de ética
establecidos para el ejercicio de la profesión.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de
conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.
Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares
necesarios, de conformidad con lo establecido por la SIES.
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de FECONCAL que
exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de
comprobación.
Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional,
a los cuales el Fondo de Empleados esté obligado.
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus
109
correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas
vigentes.
Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo,
así como a toda la organización en materia de control interno.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin
de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como
externas.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente, el Comité de
Control Social, el Revisor Fiscal y los asociados, en temas de su competencia.
Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido.
Otras funciones asignadas por la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de decisiones e
informar los mandatos de junta directiva y/o director financiero.
Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de la
empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
Tener estudios universitarios, post grado y/o doctorado en contabilidad.
Estar actualizada con los requerimientos de las entidades reguladoras del estado
Nivel básico del idioma inglés.
110
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Secretaria de contabilidad
Gerencia. Director administrativo financiero
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de contabilidad
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Apoyar al Jefe del Departamento de Contabilidad ejecutando las funciones
propias de secretaría y demás tareas de oficina.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia y
documentación que ingrese al Departamento de Contabilidad.
· Mantener en forma reservada los asuntos que por naturaleza así lo requieran
· Digitar la documentación contable generada en el Departamento.
· Coordinar la oportuna entrega de materiales de oficina al Departamento de
Contabilidad.
· Custodiar los sellos del Departamento de Contabilidad, así como velar por la
conservación, seguridad, presentación y mantenimiento de la oficina.
· Atender llamadas telefónicas y al público en general que desee entrevistarse
con el Jefe del Departamento.
· Recepcionar los ingresos de caja al término de los turnos de mañana y tarde,
elaborando el reporte diario de ingresos por matrícula, venta de libros y
111
separatas, exámenes de clasificación y otros.
· Elaborar el reporte diario de alumnos matriculados por programa académico.
· Elaborar y mantener actualizado el registro de ventas y compras de la
institución.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Apoyar el servicio de informes y matrículas cuando se requiera.
· Otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Contabilidad y/o la
Dirección Ejecutiva dentro del ámbito de sus atribuciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Tener conocimientos de programas Word, Excel, PDT, SAP, etc.
· Tener conocimientos básicos de contabilidad.
· Nivel básico del idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asistente contable
Gerencia. Director administrativo financiero
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de contabilidad
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
112
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Apoyar al Jefe del Departamento de Contabilidad en la programación,
ejecución y control de las operaciones contables de acuerdo a las normas
emanadas de los organismos supervisores, disposiciones internas y a los
principios de contabilidad.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Registrar ciertas operaciones contables, especificadas por el Jefe del
Departamento de Contabilidad, referentes a ingresos propios, donaciones y
egresos; haciendo una correcta aplicación de las partidas genéricas y
específicas.
· Efectuar conciliación bancaria de las cuentas corrientes de la Institución.
· Colaborar en el análisis de cuentas para la preparación del Balance Mensual,
siguiendo instrucciones directas de la Jefatura de Contabilidad.
· Mantener actualizado el Registro de Existencias de Almacén.
· Completar los formularios para pago de impuestos para la SUNAT vía PDT
para su oportuna presentación.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Otras funciones que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de
Contabilidad y/o Dirección Ejecutiva, dentro del ámbito de sus atribuciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
113
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Estudio técnico y/o universitario de contabilidad.
· Nivel básico de inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Almacenero
Gerencia. Dirección administrativo financiero
Oficina/Unidad/División. Dirección administrativo financiero
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de contabilidad
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Organizar el Almacén, asegurando la custodia, conservación y limpieza de
bienes, equipos y materiales de trabajo y enseñanza, así como su
abastecimiento oportuno al personal docente y administrativo.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Organizar en forma adecuada y eficiente el Almacén de la institución, con un
criterio funcional.
· Verificar la recepción de bienes y materiales que ingresen al almacén, de
acuerdo a las órdenes de compra, guías de remisión y/o notas de entrada.
114
· Hacer entrega oportuna de los bienes y/o materiales de acuerdo a las órdenes
de pedido, debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento de
Contabilidad y/o Dirección Ejecutiva.
· Visar los documentos de recepción y entrega de bienes.
· Mantener actualizado el inventario de existencias en el almacén y elevar
informes sobre el mismo al Departamento de Contabilidad cuando se
requiera.
· Informar oportunamente a la Dirección Ejecutiva y Departamento de
Contabilidad sobre las necesidades de stock de materiales y útiles de oficina.
· Mantener informada a la Dirección Académica y/o Dirección Ejecutiva. sobre
el stock de textos educativos.
· Coordinar con la Dirección Académica la elaboración de separatas y para su
entrega oportuna a los alumnos.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Informar oportunamente a la Dirección Ejecutiva y Departamento de
Contabilidad sobre las necesidades de stock de materiales y útiles de oficina.
· Otras funciones que le sean asignadas por la Dirección Ejecutiva, dentro del
ámbito de sus atribuciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Mantener un control de la entrada y salida de los artículos del almacén.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Capacidad de organización.
· Saber manejar el SAP.
115
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Cajero
Gerencia. Dirección administrativo financiero
Oficina/Unidad/División. Dirección administrativo financiero
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de contabilidad
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Recepcionar pagos por derechos de matrícula y otros servicios.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Recepcionar el pago de pensiones, otorgando los descuentos correspondientes
por convenios institucionales y/o horarios preferenciales, de acuerdo a las
directivas existentes.
· Aplicar los recargos por mora al pago de pensiones, en concordancia con las
directivas existentes.
· Recepcionar pagos por venta de libros, separatas, derechos de graduación,
certificados, exámenes internacionales, exámenes de clasificación y
extemporáneos; así como emitir las boletas de venta respectivas.
116
· Hacer entrega diariamente a la Secretaria del Departamento de Contabilidad la
liquidación de los ingresos de caja, al término de los turnos de mañana y
tarde.
· Imprimir el balance de operaciones diarias y presentar al Dpto. de
Contabilidad.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Atender consultas del público relacionadas a pensiones, moras y otros pagos
cuando fuera requerido.
· Otras funciones inherentes al cargo, asignadas por la Jefatura de Contabilidad
y/o la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Cobra a los clientes siguiendo las normas de moras.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Certificado de cajera.
· Ser una persona de confianza.
· Nivel de inglés intermedio.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Jefe de recursos humanos
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director administrativo financiero.
Puesto que Supervisa directamente. Asistente de recursos humanos,
promotoras, personal de vigilancia y
personal de mantenimiento.
117
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Diseñar las guías a seguir en el reclutamiento, selección, formación, desarrollo,
promoción y desvinculación, para garantizar la adecuación del personal de la
institución.
· Instaurar un sistema adecuado de gestión de desempeño por competencias.
· Colaborar en la definición de la cultura institucional, para el logro de
estándares de calidad en los servicios académicos, culturales y
administrativos.
· Colaborar con la Dirección Ejecutiva y Académica en la evaluación de la
satisfacción de expectativas de los alumnos.
· Promover y velar por las buenas relaciones del personal de la institución.
· Supervisar la administración de personal.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Elaboración y renovación oportuna de los contratos de trabajo del personal
docente y administrativo, en coordinación con la Dirección Ejecutiva,
Directores de área y Jefatura del Departamento de Contabilidad.
· Elaborar y ejecutar el plan anual de capacitación, formación y desarrollo de
personal, en coordinación con la Dirección Ejecutiva y en base a los
resultados de evaluaciones y análisis de necesidades de cada área
institucional.
· Organizar y mantener actualizado el archivo general del personal.
· Supervisar las comunicaciones internas al personal.
· Coordinar acciones con las áreas a fin de unificar recursos y esfuerzos para
118
121
cumplir con eficiencia los objetivos institucionales y sus responsabilidades.
· Proponer a la Dirección Ejecutiva directivas o normas específicas que
posibiliten mejoras en el desempeño del personal y faciliten el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
· Proponer y coordinar acciones para promover y mantener las buenas
relaciones laborales en la institución.
· Elaborar las planillas mensuales de sueldos y presentarlas oportunamente a la
Jefatura de Contabilidad para su aprobación.
· Supervisar la elaborar las planillas de pago de AFP para su oportuna
presentación, dentro del plazo establecido por la Jefatura de Contabilidad.
· Entregar oportunamente las boletas de pago al personal docente y
administrativo, manteniendo el archivo correspondiente.
· Efectuar el cálculo y depósito semestral del fondo de compensación por
tiempo de servicios (CTS) del personal permanente y contratado en
coordinación con la Jefatura de Contabilidad.
· Entregar las liquidaciones de CTS al personal.
· Elaborar la liquidación de Beneficios Sociales del personal al término de cada
contrato de trabajo y presentarla al Departamento de Contabilidad para
efectuar el pago correspondiente.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Selección y Evaluación del personal.
· Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva en apoyo a sus funciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de decisiones
e informar los mandatos de junta directiva y/o director financiero.
· Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de
la empresa.
119
· Velar por las necesidades del trabajador.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Capacidad de organización y liderazgo.
· Estudios universitarios, post grados y/o doctorados en administración o
carreras afines.
· Conocimientos en psicología.
· Nivel avanzado en idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asistente de recursos humanos
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de recursos humanos
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Ejecución de las labores asistenciales relacionadas como liquidaciones de
vacaciones, confección de órdenes de pago, deducciones y reclutamiento y
selección del personal.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Elaborar las Planillas de AFP mensuales.
· Imprimir las boletas de pago mensuales.
120
· Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas,
normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse
permanentemente actualizado.
· Colaborar con el manejo de presupuesto de los programas del departamento,
realizar revisiones mensuales y controlar los registros de pagos.
· Apoyar en la revisión y tramitación de las liquidaciones por términos de
contrato, vacaciones, hacer las correcciones del caso, efectuar ajustes
manuales de pagos ordinarios y retroactivos en casos que procedan.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Coordinar la preparación de los carnets para toda la empresa.
· Colaborar con el reclutamiento y selección del personal, así como la
clasificación y valoración de puestos.
· Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva en apoyo a sus funciones.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Estudios universitarios en administración o carreras afines.
· Nivel intermedio en idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Promotora
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de recursos humanos.
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno.
121
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Atender a los clientes y aumentar el nivel de ingresos en la empresa.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Vender los servicios que la empresa ofrece.
· Brindar una adecuada información sobre los tarifas preferenciales y beneficios
que el cliente puede obtener.
· Dar a conocer el producto de la empresa atraves de visitas personalizadas con
empresas y con nuestros afiliados.
· Hacer llamadas a nuestros alumnos antiguos e invitarlos a que continúen
estudiando.
· Proponer nuevas estrategias de venta.
· Mantener actualizada la página web, Facebook y otras páginas informativas
que la empresa pueda tener.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
· Encargado de conseguir nuevos clientes.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
122
· Experiencia en atención al público mínimo 1 año.
· Nivel intermedio del idioma inglés.
· Disponibilidad de tiempo.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Vigilante
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de recursos humanos
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Llevar acabo las revisiones cuando sea la hora de salida del personal y
usuarios.
· Revisar que todos los objetos que sean extraídos de la empresa cuenten con su
pase respectivo, con las firmas autorizadas.
· Evitar relaciones personales con el resto del personal, que comprometan,
limiten o impidan el adecuado cumplimiento de sus funciones.
123
· Salvaguardar los bienes existentes dentro de la empresa.
· Supervisar que no se sustraiga información confidencial de la empresa.
· Mantener informado a la directora ejecutiva de todas las anomalías sucedidas
dentro de su turno.
· Debe investigar a toda persona extraña o sospechosa que se encuentre y
reportarla.
· Revisar que las puertas del almacén y área administrativa estén cerradas.
· Llevar un reporte de entrada y salida de los proveedores y contratistas.
· Estar enterado de la localización de interruptores eléctricos, extinguidores y las
salidas.
· Debe conocerse las extensiones telefónicas y ubicación física de las oficinas.
· Asegurarse que al momento de la recolección de basura no salgan artículos
que no estén autorizados.
· Debe mantener un trato amable con el personal, clientes y proveedores.
· El personal de Seguridad deberá mantener control y orden dentro de la
empresa.
· Solo debe usar la fuerza cuando sea indispensable y en legítima defensa
propia.
· Se asegurara que los mensajes que transmite por radio y teléfono sean breves.
· deberá conocer y aplicar los procedimientos para riesgos y emergencias.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Tomar decisiones rápidas en cuanto a la seguridad en casos de emergencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Recomendaciones de puestos similares.
124
· Experiencia mínima de 1 año.
· Haber estudia en academias de preparación para policías y/o ser policía
retirado; haber pertenecido a las fuerzas armadas
· Nivel básico del idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Mantenimiento
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Jefa de recursos humanos
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Asear las instalaciones de la Organización, así como distribuir material de aseo,
utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en
condiciones óptimas de limpieza a las mismas.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas.
· Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones,
125
muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas.
· Suministra y colocar en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario,
desodorantes y otros.
· Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.
· Moviliza material de oficina y mobiliario.
· Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de
oficina, en horas previamente establecidas.
· Llena reportes de las tareas asignadas.
· Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.
· Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos
por la Organización.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Plantear mejores métodos a materiales de limpieza.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Tener 5to de secundaria.
· Ser una persona carismática y colaboradora.
· Nivel básico del idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Jefe de sistemas
Gerencia. Director administrativo y financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo y financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director administrativo y financiero.
Puesto que Supervisa directamente. Asistente de sistemas.
126
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Atender todos los asuntos relacionados con la planeación, organización,
coordinación, ejecución y control de los sistemas informáticos de la empresa,
así como lo concerniente al manejo de los programas, renovaciones
tecnológicas, comunicaciones y demás información sistematizada.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Conocer y aplicar la normatividad vigente respecto a las leyes, acuerdos y
decretos que rigen en materia de legalización del software, seguridad de la
información y en general todo lo relacionado con informática y
comunicaciones.
· Informar permanentemente al personal a su cargo acerca de políticas, normas,
procedimientos, reglamentos de la administración y de sus dependencias.
· Informar al jefe inmediato sobre las eventualidades que se presenten en el
normal desempeño de su cargo.
· Elaborar anteproyectos de presupuesto de su competencia teniendo en cuenta
las nuevas tecnologías en Hardware y Software y las necesidades de cada una
de las dependencias de la administración.
127
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Presentar informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe
inmediato, oportunamente, para poder tomar las decisiones de manera
inmediata.
· Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada de acuerdo a su puesto.
· Asistir a las capacitaciones para conocer los avances tecnológicos.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de decisiones
e informar los mandatos de junta directiva y/o director financiero.
· Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de
la empresa.
· Proponer el uso de nueva tecnología para hacer más eficiente y eficaz el
cumplimiento de las metas de la empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Título universitario de ingeniería de sistemas, maestría y/o doctorado en
sistemas.
· Nivel avanzado del idioma inglés.
· Tener conocimientos de contabilidad y administración.
· Estar en constante actualización con la nueva tecnología.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asistente de sistemas
Gerencia. Director administrativo y financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo y financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Asistente de sistemas.
128
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno.
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
- Administrar la Red del Laboratorio Multimedia y sus filiales en concordancia
con las normas, lineamientos y objetivos del área académica y generales de la
institución.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
A. Administración de la red:
· Mantener en funcionamiento la red de computadoras del laboratorio de
idiomas.
· Verificar el estado de cada una de las piezas de hardware externas en cada una
de las PC’s (Audífonos, Mouses, Micrófonos, Monitores, CPU); si alguna de
estas piezas no funciona adecuadamente realizar el mantenimiento
respectivo, y en caso de que la solución escape a nuestras posibilidades
informar al jefe de sistemas para que coordine con el director administrativo
financiero y se proceda a llevarlas a un técnico especializado o proceder a un
cambio de equipo.
· Llevar un control de las PC’s que se le han hecho mantenimiento y de los
Audífonos reparados mensualmente.
129
· Analizar, instalar, configurar y dar mantenimiento de tanto los paquetes
nuevos de software como los ya instalados en cada uno de los equipos del
laboratorio.
· Digitalizar y categorizar nuevas películas y programas de audio para que
formen parte del material educativo del laboratorio.
· Evaluar, implementar y realizar copias de seguridad tanto del sistema
operativo, aplicativos y software educativo frecuentemente para proceder en
caso de alguna caída inesperada del sistema a la restauración del mismo sin
pérdida de tiempo y no perjudicar a los alumnos.
· Administrar y Crear las políticas de seguridad necesarias para proteger tanto
archivos del sistema operativo como de audio, video, y demás programas de
alguna posible eliminación, sobre escritura, etc. por parte de los usuarios.
· Administrar y crear los perfiles de usuario para la utilización del mismo en
cada una de las terminales.
· Definir los accesos y restricciones (Perfil de Usuario) a los diversos programas
de software educativo que forman parte del laboratorio.
· Realizar constantemente pruebas de modificación en archivos del Software
Educativo con la finalidad de identificar errores en caso de que se presenten
problemas.
B. Atención al Usuario / Alumno
· Recibir, atender e informar a los alumnos y personal docente del Instituto
Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo, así como a personas ajenos a la
institución sobre los horarios de atención, metodologías de aprendizaje y
ventajas en el uso del laboratorio de idiomas.
· Mantener registros y llevar control en hoja de cálculo del horario de las
reservas y asistencia de los alumnos al laboratorio.
· Enseñar a cada uno de los alumnos el uso de los paquetes de software
educativos que corresponda a su respectivo ciclo de estudio o que deseen
130
utilizar.
· Controlar el inicio y fin de la sesión de tiempo reservado por el alumno.
· Supervisar y mantener el orden dentro del laboratorio.
· Brindar opciones de inscripción para el uso del laboratorio a alumnos del
programa de adultos y especialmente del programa de niños que no puedan
hacer uso de las PC’s, el mismo día de sus clases.
· Brindar orientación a nuevos usuarios sobre el ingreso a los programas de
prácticas requeridos.
· Sugerir los programas a utilizar de acuerdo al nivel en que se encuentren los
alumnos.
· Asistir al alumno que lo requiera en la ejecución de los programas que desea
utilizar.
· Diseñar las hojas de Cálculo para las programaciones mensuales.
· Elaborar e implementar procedimientos para la solución de problemas en caso
de caídas de sistema en PC’s y/o servidor.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Llevar un control de las PC’s que se le han hecho mantenimiento y de los
Audífonos reparados mensualmente.
· Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada de acuerdo a su puesto.
· Asistir a las capacitaciones para conocer los avances tecnológicos.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Ser estudiante de los últimos ciclos o tener título universitario o técnico de
131
ingeniería de sistemas o carreras afines.
· Nivel avanzado del idioma inglés.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Administrador de filiales
Gerencia. Director administrativo financiero.
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Director administrativo financiero.
Puesto que Supervisa directamente. Asistente de administrador de filiales.
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Conducir y supervisar las actividades administrativas de la filial.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la filial, así como velar por
el efectivo desempeño del personal a su cargo.
· Atender a los clientes absolviendo sus consultas y/o reclamos.
· Informar de cualquier suceso o acontecimiento al administrador financiero
mediante informes escritos.
· Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
132
· Hacer cumplir las normas, procedimientos y políticas y mantener en armonía
al personal.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la Oficina de
recursos humanos de acuerdo con los periodos estipulados.
· Otras funciones asignadas por la Dirección Ejecutiva.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización sobre la toma de decisiones
e informar los mandatos de junta directiva y/o director financiero.
· Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos, metas, acciones de
la empresa.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Capacidad de organización y liderazgo.
· Estudios universitarios, post grados y/o doctorados en administración o
carreras afines.
· Conocimientos en psicología.
· Nivel avanzado en idioma inglés.
· Experiencia laboral no necesaria.
INFORMACION GENERAL DEL PUESTO.
Nombre del Puesto. Asistente de administrador de filiales
Gerencia. Director administrativo financiero.
133
Oficina/Unidad/División. Director administrativo financiero.
Puesto del que depende Jerárquicamente. Asistente de administrador de filiales.
Puesto que Supervisa directamente. Ninguno.
Ubicación Orgánica.
RESUMEN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO.*
· Atender y brindar información a empleados y público que la soliciten, en
concordancia con la política de información; para tal efecto deberá
informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institución.
TAREAS O FUNCIONES RECURRENTES.
· Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentación y correspondencia
interna y externa que ingresa; dejando constancia con el cargo respectivo.
· Preparar correspondencia, elevarla a Administración para su aprobación,
distribución y/o envío.
· Tomar dictados y elaborar los documentos solicitados.
134
· Supervisar la existencia de stocks mínimos de suministros necesarios y
comunicarle al administrador con el fin de poder abastecerse de los mismos.
· Recibir el material que ha sido enviado por la Oficina Principal y entregar a las
unidades solicitantes, previa coordinación con la administración, el material
requerido, para el desarrollo de sus actividades; con el cargo correspondiente.
· Guardar reserva de información y documentos que requieran este
tratamiento.
· Mantener el Archivo en forma limpia y ordenada.
· Realizar el pago de servicios que se le encomiende en los plazos establecidos.
· Atender a nuestros clientes y posibles clientes con la misma cordialidad y
amabilidad.
· Llevar consigo las llaves del archivo confidencial.
· Establecer un sistema de archivo adecuado.
ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS EVENTUALMENTE.
· Otras funciones asignadas por la directora ejecutiva, director administrativo
financiero y/o el administrador de la filial.
ALCANCE Y TIPO DE DECISIONES.*
· Asesorar a los demás miembros de la organización en temas relacionados al
ámbito de su competencia.
ESPECIFICACIONES MINIMAS NECESARIAS O PERFIL DE CONTRATACIÓN.*
· Haber estudiado administración o secretariado o carreras afines, saber el
135
manejo de los programas de Word y Excel.
· Idioma ingles nivel avanzado.
· Experiencia laboral no necesaria.
136
CONCIDERACIONES FINALES
- El Instituto Cultural Peruano Norteamericano - Chiclayo, tiene una misión,
visión, objetivos y los documentos de gestión que guían las actividades que se
desarrollan pero no están plasmados en documentos oficiales, por lo que el
personal desconocen la existencia de los mismos.
Provocando que los empleados no se ubiquen jerárquicamente en el lugar que
les corresponde de acuerdo con las responsabilidades que el puesto posee con
ello demora la ejecución de las funciones asignadas, generando la duplicidad
de esfuerzos y evasión de responsabilidades; desperdiciando la utilización de
sus recursos humanos, tecnológicos y su avance al logro de los objetivos se
hace dificultoso.
También encontramos un alto grado de centralización específicamente en el
puesto de dirección ejecutiva, limitando a los empleados en la toma de
decisiones, el mismo que ocasiona atrasos en la ejecución de todas las
actividades que se desarrollan en la empresa.
- Después de analizar el entorno y encontrarse con lo mencionado
anteriormente , se propone adaptar elementos de planificación estratégica
administrativa para facilitar el desarrollo pedagógico y organizacional
conjugándolos en un plan con objetivos y metas que son conocidos,
compartidos y ejecutados tanto por los docentes como los administrativos
afirmando la teoría que lo organizativo y pedagógico se afectan mutuamente.
- La investigación muestra que hay que tener en cuenta ciertos aspectos a la hora
de la creación de los mapeos de procesos y documentación, porque una
inadecuada distribución de responsabilidades afecta todos los esfuerzos de la
organización para lograr un mismo objetivo; asimismo propongo crear un
137
reglamento interno para que el personal sepa cuál debe ser su comportamiento
dentro de la institución
- Al proponer un nuevo organigrama, la institución debe cambiar su cultura
burocrática teniendo presente que la estructura formal de la organización es un
medio para facilitar la estrategia de la organización.
138
RECOMENDACIONES
- Que la dirección ejecutiva de a conocer a todos los que integran la
organización, la visión, misión y objetivos, que se plasmaron en el presente
trabajo de investigación, con el fin de que todos se identifiquen con estos y
trabajen de acuerdo a ellos, conociendo también el organigrama y los
documentos de gestión donde indican los niveles jerárquicos, las funciones de
cada puesto trabajo, los grados de autoridad y responsabilidad que tienen; esto
permitiría un mejor funcionamiento de la organización.
- Se recomienda a la empresa, mejorar las formas de comunicación interna de
forma que la información llegue oportunamente a los órganos
correspondientes.
- La empresa para lograr alcanzar los objetivos establecidos, debe organizar
adecuadamente los recursos humanos y materiales ubicándolos en los lugares
específicos que le permita maximizar los resultados esperados.
- Se recomienda la aplicación del nuevo organigrama, para el mejor
funcionamiento tanto de la parte pedagógica como administrativa,
proporcionando a cada una la autoridad y responsabilidad que se necesita para
obtener los mejores resultados y conferir a los encargados la toma de
decisiones de acuerdo a su posición jerárquica y el cambio de cultura
organizacional.
139
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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calidad”. 1era edición. Udegraf. Perú
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McGraw Hill. México.
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Desarrollo de actividades en centros y programas educativos”. Perú.
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editorial Morata SRL. Madrid .(colección manuales)
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Hall Hispanoamericana, S. A. México.
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Editorial Cecsa. México.
- Terry, George y Stephen Franklin, (1986): “Principios de Administración”.
Editorial Trillas. México.
143
ANEXOS
UNIVERSIDAD CATOLICA SANTO TORIBIO DE MOGROVEJO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA PROFESIONAL DE ADMNISTRACION DE EMPRESAS
ENCUESTA PARA DETERMINAR EL PERFIL DEL CONSUMIDOR
DEL SERVICIO DE ENSEÑANZA DEL IDIOMA INGLES DEL
“INSTITUTO CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO DE
CHICLAYO”
1. Sexo:
F ( ) M ( )
2. Edad: _______
3. Estado civil:
Soltero ( ) Casado ( ) otro____________
4. Grado de Instrucción:
Secundaria ( ) Universitario ( ) Otros_________________
5. Ocupación
Estudiante ( ) Profesional ( )
Ama de casa ( )
Otro __________________
6. ¿A través de qué medios conoce el servicio de enseñanza del idioma ingles en
el ICPNA-CHICLAYO?
Tv ( ) Radio ( ) Revistas ( )
Recomendación ( ) internet ( )
Otros: ______________
145
7. ¿Sabe qué otros servicios brindamos, si es si diga cuáles?
Si ( ) no ( ) _____________________
8. ¿Recomendaría nuestro servicio a otras personas?
Si ( ) No ( )
Porque:
_________________________________
(Marque dentro del recuadro según su apreciación.)
1. Totalmente de acuerdo 2. De acuerdo 3. Indiferente 4. Desacuerdo 5.
Totalmente en desacuerdo
9. Que expectativas tenia antes de recibir los servicios:
1 2 3 4 5
Excelente
calidad
Disposición
de
diferentes
horarios
Adecuada
atención
10. Satisfacción con el servicio. (Marque dentro del recuadro según su
apreciación.)
1. Totalmente de acuerdo 2. De acuerdo 3. Indiferente 4. Desacuerdo 5.
Totalmente en desacuerdo
1 2 3 4 5
Estoy satisfecho
con el servicio
Existe buena
atención
Cumple con
todas mis
expectativas el
servicio brindado
Estoy satisfecho
con el costo del
servicio
146
UNIVERSIDAD CATOLICA SANTO TORIBIO DE MOGROVEJO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA PROFESIONAL DE ADMNISTRACION DE EMPRESAS
ENCUESTA APLICADA A LOS TRABAJADORES DEL “INSTITUTO
CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO DE CHICLAYO”
Fecha de aplicación: ____________________________________________________
OBJETIVO: Obtener información cualitativa y cuantitativa de primera mano, de
los trabajadores del “INSTITUTO CULTURAL PERUANO
NORTEAMERICANO DE CHICLAYO”
INSTRUCCIONES: Estimado(a) trabajador (a), el presente cuestionario es anónimo,
se busca conocer su opinión franca y sincera sobre el funcionamiento y organización de
su centro laboral.
1. ¿Cuál es el cargo que desempeña dentro de la empresa?
2. ¿Conoces la estructura organizacional de la empresa?
3. ¿sabes quién es tu jefe inmediato?
4. ¿tiene personal a su cargo; como lo evalúa?
5. ¿Cuáles son sus funciones principales?
6. ¿Qué otras funciones realiza aparte de las mencionadas?
7. ¿Cuáles son los procesos que realizas para cumplir tus funciones?
8. ¿Qué podrías aportar y/o cambiar para tener un mejor desempeño de sus
funciones?
147
UNIVERSIDAD CATOLICA SANTO TORIBIO DE MOGROVEJO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA PROFESIONAL DE ADMNISTRACION DE EMPRESAS
ENCUESTA APLICADA A EXPERCTOS DE OTRAS INSTITUCIONES
Fecha de aplicación: ___________________________________________
OBJETIVO: Obtener información cualitativa y cuantitativa de primera mano, de
expertos en el mismo rublo de enseñanza de idiomas.
INSTRUCCIONES: Estimado(a) experto (a), el presente cuestionario es anónimo,
se busca conocer su opinión franca y sincera sobre el funcionamiento y
organización de su centro laboral.
1. ¿Cuáles cree que son sus principales ventajas frente a sus competidores?
2. ¿Quiénes cree usted que son sus principales competidores?
3. ¿Quiénes son sus proveedores de los suministros que utiliza para brindar
sus servicios?
4. ¿Cuáles cree usted que son sus debilidades frente a sus competidores?
5. En la actualidad ¿Cuáles son las amenazas a las que debe hacerle frente?
6. ¿Qué nuevas oportunidades cree usted que hay para sobresalir frente a sus
competidores?
7. ¿Cuáles son las barreras en el mercado a las que debe hacerle frente?
148
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