Office management. Caso Practico GPDP

[pic 1][pic 2]

Matéria: Project Management Office.

Catedrático: Alfredo Ugalde Maldonado.

Alumno: Mario Alberto Diaz Gutiérrez

Caso Practico GPDP_502_u1.

1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han sido las principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?

R=

• Falta de compromiso de la alta dirección, para el cumplimento de los procedimientos establecidos dentro de la empresa, ya que, si se tiene designando dentro de los procedimientos como necesaria la aprobación de la dirección para ciertos procesos, como la compra de materiales, esta tiene la obligación de asignar un tiempo especifico razonable para el cumplimiento de dicha función.

• Falta de gestión por parte de la dirección hacia sus jefes de departamento, para solicitar el seguimiento puntual y progresivo de cada una de las etapas de los proyectos, a modos de redición de cuentas en periodos preestablecidos (semanal, mensual, trimestral, etc.).

• Nulo compromiso de los lideres de departamento para llevar a cabo en periodos de tiempo definidos la revisión por la dirección de su proceso a cargo, y de esta manera poder hacer medible su desempeño en cada una de las etapas que integra el proyecto, teniendo como resultado un parámetro de desempeño nulo tanto individual como departamento como grupalmente a nivel organización.

• Procesos de reclutamiento y selección de personal mal desarrollados de acuerdo a las necesidades del proyecto, esto puede ser por varios motivos principales, por ejemplo: una mala definición del perfil de puesto requerido, ofertas salariales muy bajas con respecto al nivel salarial del puesto requerido dentro del mercado actual, no aprobación de la dirección del presupuesto para la contratación del personal calificado requerido, costos de mano de obra calificada no considerados dentro del propuesta técnico económica o presupuesto para el proyecto, etc.

• Falta de compromiso del cliente, para el seguimiento del proyecto durante el desarrollo de este, permitiendo esto detectar posibles fallas u opciones de mejora en esta fase de proceso y así evitar reclamos o bien defectos que no es fácil remediar cuando el producto esta terminado, o bien cambios de diseño que pueden ser muy costosos ya que debieron de surgir dentro de las primeras fases del proyecto.

• Deficiente gestión del portafolio de servicios o productos que oferta la empresa, a fin de dar al cliente un parámetro de elección mayor o más adecuado a sus necesidades, originando también la posibilidad de pérdida del cliente, debido a la inflexibilidad de los procesos o servicios ofertados.

1. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO teniendo en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio prevista?

R= Dado la condición actual de la empresa y la nueva integración de la PMO propuesta creo, que la estructura mas adecuada debe ser la “Matricial Fuerte”, ya que como parte de esta se tendrá un integrante de cada departamento como parte de la PMO, lo cual ayudara de cierta manera a ir rompiendo la barrera de la resistencia al cambio gradualmente, porque es más fácil que se capacite y haga entender la importancia de la función de la PMO a un integrante de cada departamento, el cual será el encargado de transmitir estos datos a sus compañeros, con los cuales tiene cierta confianza y ellos en él, a que se trate de transmitir y hacer entender este mensaje a todos a la misma vez, por parte de alguien que no pertenece al departamento en cuestión y que solo llego como un externo a tratar de imponer su nueva ley de administración y cambios dentro de los proceso.

Asu vez dentro de la estructura “Matricial Fuerte”, el director del proyecto goza de alta autoridad y dispone de personal que lo ayude a poder desarrollar, implementar, monitorear y mejorar cada uno de los procesos que cada integrante de departamento ya conoce, facilitando la identificación de opciones de mejora que se tienen que hacer a modos de tener una mejora continua dentro de la organización.

1. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto preocupa al Comité de Dirección?  

R=

• Concientización de la situación actual de la organización, de parte de la dirección hacia todos los subordinados, donde se muestra tanto el estatus actual de éxito vs fracaso de cada proyecto, mostrar indicadores de tipo económico donde se muestre expectativa de utilidad proyectada vs. Utilidad real, etc.
• Mostrar indicadores de desarrollo de la empresa vs. Empresas del mismo giro dentro del mercado local.
• Promover la capacitación en tema de sistemas de gestión de calidad, donde se tomen temas como: evaluación de riesgos, lecciones aprendidas, mejora continua, etc.
• Proponer matriz de capacitación anual para cada uno de los departamentos parte de la empresa, de acuerdo con el alcance de cada uno de sus integrantes.
• Proponer la designación de bonos de producción para empleados y lideres de departamento, que serán ligados a la productividad, mejora continua y disminución de errores en los procesos.
• Concientizar a cada colaborador de la importancia que tiene su puesto dentro de la organización, así como los impactos de tiempo y costo que puede tener el hecho de no cumplir sus procesos adecuadamente.
• Llevar a cabo la revisión de los salarios de manera global dentro de la organización y de ser necesario ajustarlos a los niveles del mercado actúa, para ser competitivos y poder tener acceso a la mano de obra realmente capacitada y comprometida con la organización.
• Procurar la implementación de sistemas tecnológicos, que mejoren los procesos de producción tanto administrativos como operativos y que ha su vez faciliten el desarrollo de las actividades de cada colaborador de la organización.

1. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la necesidad de una PMO en la empresa?        

R=

• Llevar a cabo una inducción de manera global sobre las funciones de la PMO y ejemplos de resultados en otras organizaciones similares a la presente.
• Crecimiento profesional para cada uno, ya que al tener a la PMO directa e indirectamente se vería reflejado las debilidades que tiene cada departamento, debilidades que deberán ser atacadas principalmente con capacitación para los colaboradores.
• Crecimiento económico “Salarial” a mediano plazo, ya que, si la empresa tiene una buena guía y coordinación en sus proyectos, esto se verá seguramente reflejado en el éxito de los mismos, dando paso a buenas ganancias para los dueños, que se sentirán motivados a mantener bien incentivados a los colaboradores que forman parte de su organización.
• Valor curricular para cada uno, ya que el formar parte de una empresa con proyectos exitosos ira enriqueciendo directamente su valor como trabajador de algún área y en un futuro, en caso de emigrar de la organización, seguramente serán objeto de interés para selección y reclutamiento por parte de otras organizaciones.
• Tener una entidad dentro de las empresas que será el responsable de recibir, darle seguimiento y comunicar a la alta dirección, las necesidades u opciones de mejora de cada fase del proyecto y a su vez gestionar el presupuesto necesario, para cumplir con lo requerido.
• Como ultima frase, creo que resaltaría la importancia que tiene para la alta dirección, la capacidad de adaptación y aceptación de nuevos retos por parte de cada uno de sus empleados, poniendo como ejemplo la vida propia, donde si uno no tiene capacidad de adaptación y aceptación del cambio, estará muy probablemente destinado al fracaso en la vida profesional y/o personal.

• Bibliografía.

No se consultaron fuentes externas, únicamente el caso práctico, proporcionado por el docente y que es propiedad de la Universidad Europea de Monterrey.

...