PLANEACIÓN FINANCIERA

INTRODUCCIÓN.

En este mundo dinámico en el cual estamos viviendo es necesario adelantarse a los hechos para poder hacer frente a las dificultades e ir tomando las medidas necesarias para resolver problemas potenciales. Es por esto que los presupuestos tienen una gran importancia en la dirección de una empresa como apoyo para tomar las más acertadas decisiones, por medio de las cuales se alcanzarán eficientemente los objetivos. Los hombres de negocios deben planear la manera de lograr sus metas con los recursos de que disponen, y así cumplir con sus obligaciones.

Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y la situación financiera de la empresa en algún punto futuro en el tiempo. La predicción sistemática ayuda a la función de control principalmente en dos aspectos: Primero, al mostrar los resultados que se obtendrán si se ponen en práctica los planes, y en segundo término, permiten evaluar el rendimiento, indicando las áreas que requieran atención o acción correctiva.

Así pues, un presupuesto bien planeado es como una especie de brújula que va marcando el camino a seguir a los directivos para realizar las operaciones de la empresa de la manera más eficiente y será una herramienta de verdadera utilidad para la dirección de cualquier empresa si las personas responsables participan de manera total en el desarrollo. Mientras mayor participación de los diferentes integrantes de la empresa se obtenga en el proceso de planeación, mayor será el logro de los objetivos.

El propósito mostrar la importancia que tienen los presupuestos en la toma de decisiones. Se explica en qué consisten; la forma en que se elaboran, empezando desde definir los objetivos de la empresa y conocer sus necesidades, hasta ver cómo influyen los factores externos e internos a las operaciones de la misma, y la responsabilidad de cada área para su propio presupuesto; para culminar en los informes o estados financieros estimados, mostrando un caso práctico.

Por último se habla del control presupuestal, cómo se lleva a cabo su implantación para que ésta sea adecuada y aceptada en la empresa, sirviendo cómo una ayuda a la dirección en su toma de decisiones.

Finalmente, se ha pretendido que la estructura deje perfectamente claro cuáles son los pasos a seguir para la elaboración del presupuesto, explicándolos primero de forma simple y luego detallada de manera que en la práctica los datos presupuestados se apeguen lo más posible a la realidad.

DEFINICIÓN Y GENERALIDADES

A) Etimología y Concepto

Para comenzar definiremos la palabra "presupuesto", la cual se compone de dos raíces latinas:

"Pre", que significa antes de o delante de, y "Supuesto", que significa hecho o formado;

Por lo tanto, etimológicamente Pre-supuesto significa "antes de lo hecho o formado".

Ahora bien, en el uso común que se da a "presupuesto", se entiende como: un plan integrador y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones y recursos de una entidad, con objetivos comunes a todas las áreas de la empresa para un periodo futuro determinado. Esta definición podemos analizarla de la siguiente manera, es decir, el presupuesto debe comprender los lineamientos que a continuación se mencionan:

Plan: se entiende como tal al conjunto de actividades programadas anticipadamente, de tal manera que va a expresar lo que la administración tratará de realizar para la consecución de un fin.

El presupuesto es integrador porque toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa como un todo, de tal modo que va a contribuir con el objetivo global de la misma.

Es coordinado porque los planes de la entidad deben ser preparados conjuntamente y en armonía para que el presupuesto tenga sentido; es decir, que el todo sea igual a la suma de sus partes.

Contendrá términos financieros, lo que significa que el plan debe ser expresado en unidades monetarias tomando en cuenta todas las afectaciones económicas de la entidad.

El presupuesto comprenderá las operaciones que son las actividades propias que realiza la empresa, las cuales se van a traducir en los ingresos que se obtendrán, así como todos los gastos que se van a generar.

Además hará referencia a los recursos, que son todos aquellos factores necesarios que la entidad exige para poder llevar a cabo sus operaciones, y así cumplir con sus objetivos, que son las metas a alcanzar por la propia empresa.

El presupuesto abarcará un período futuro determinado, al cual tendrán que adaptarse todas las actividades para poder cumplir con los objetivos.

B) Características Generales.

Las características generales de los presupuestos son tres:

1) Formulación

a) Que se adapte a la entidad; es decir, debe de ir en función directa con las características de la empresa, considerando todas las áreas de responsabilidad y adaptándose a la mecánica contable de la misma, para que se puedan evaluar los resultados mediante el análisis de variaciones o desviaciones y corregirlas o aprovecharlas, en caso de ser favorables.

b) Planeación, coordinación y control de funciones, es decir, se debe partir de un plan con una proyección futura, tomando en cuenta no sólo las situaciones favorables sino también las desfavorables, encaminándolo hacia un objetivo. Es necesario coordinar y controlar todas las funciones para lograr la meta, y establecer formatos suficientemente claros para evitar malas interpretaciones.

c) Los presupuestos deben ser elaborados en condiciones de poder ser alcanzables.

2) Presentación.

Los presupuestos, al ser considerados como una herramienta de control y de ayuda de decisiones, deben de cumplir con principios contables a fin de que tengan sentido y estén apegados a la realidad, siendo los más importantes los siguientes:

Entidad: "La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad". Por lo tanto, los presupuestos van a considerar a la empresa que persigue fines económicos particulares e independiente a otras empresas, y sólo mostrarán las actividades que realizará en el futuro tomando en cuenta sus derechos, obligaciones, bienes y valores, independientemente de las de sus propietarios.

Período Contable: "La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en períodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por lo tanto, cualquier información contable debe de indicar claramente el período a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen". Extrapolado a los presupuestos, esto significa que se deberán mostrar las operaciones y eventos que se realizarán en el futuro, indicando el período al que se refieren, identificando los costos y los gastos con los ingresos que van a originar.

Revelación Suficiente: "La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad".

Así, la información en los presupuestos debe contener todo lo necesario para juzgar sobre las operaciones futuras.

Consistencia: "Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa".

3) Aplicación.

Los presupuestos deben elaborarse con flexibilidad y criterio debido a los cambios que surgen en el entorno de la empresa, tales como fluctuaciones del mercado, disposiciones legales, etc... Es necesario que los presupuestos acepten cambios, para que así se apeguen más a la realidad.

OBJETIVOS.

Los objetivos de los presupuestos se clasifican de acuerdo a las etapas del Proceso Administrativo, en la forma siguiente:

1) Previsión.

El objetivo de previsión consiste en tener todos los elementos necesarios para poder elaborar y llevar a cabo el presupuesto.

2) Planeación.

El objetivo de Planeación se traduce en la correcta elaboración del presupuesto, que dependerá de la información que se tenga proveniente de estimaciones, las cuales se obtienen en base a hechos históricos y de todo aquello que se realizará, para que con el apoyo de las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro.

Por lo tanto, debe hacerse una sistematización y unificación de las actividades, las cuales deben ser acordes con las metas empresariales.

3) Organización.

Una vez establecidos los objetivos generales de la empresa, se agrupan las actividades por departamentos. Estos tendrán que elaborar sus propios presupuestos auxiliares, para que en base a ellos se lleve a cabo el presupuesto principal, haciendo notar que los auxiliares deben estar coordinados para así lograr un perfecto ensamble de todas las funciones que realiza la empresa.

4) Integración.

Este objetivo persigue

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