PRESUPUESTO DE CAITAL

CASO PRÁCTICO - COBRANZAS

KONFIAN S.A. es una empresa que importa y comercializa artículos de perfumería y tocador, distribuyendo sus productos directamente a mayoristas y minoristas en todo el territorio nacional. Sus ventas se efectúan íntegramente a crédito y todas se pactan a 30 días de plazo.

La estrategia de la empresa en materia financiera apunta a reducir los plazos de cobranza para mejorar sus índices de liquidez, habiéndose fijado como meta bajar el ratio de días de venta en la calle de 70 a 35.

Recientemente ha contratado a la Sra. Prudensya Hastuta para desempeñar el cargo de Gerente Financiero, quien ha tomado conocimiento general de los diferentes sectores de la empresa que dependen del cargo que desempeña y está en estos momentos profundizando en el área de cobranza.

Estructura administrativa y procedimientos relativos a cobranzas

La gestión de cobro se realiza por medio de cuatro cobradores, estando asignada a cada uno de ellos una zona geográfica.

La cobranza es planificada en base a listados de vencimiento elaborados semanalmente por Contaduría que incluyen todas las cuentas a cobrar que han vencido la semana previa o antes.

Los cobradores, además de realizar la cobranza, entregan a los clientes los estados mensuales de cuenta y atienden sus reclamos en cuanto a la corrección de éstos, informando directamente en Contaduría al respecto.

Se utiliza un solo formulario de recibo independientemente del medio de pago que se reciba (se reciben efectivo, cheques comunes y cheques diferidos), el que se emite en tres vías: original para el cliente, primera copia para rendir cuentas de la cobranza y realizar las tareas contables y la segunda copia queda en el talonario. El diseño del formulario es apto para registrar todos los datos relativos a la cobranza realizada (datos sobre facturas cobradas, sobre valores recibidos, fecha de la cobranza e identificación del deudor).

El resultado de la gestión de cobranzas es documentado por cada cobrador en una planilla de resumen, la que es entregada por éstos, conjuntamente con los valores y las copias de los recibos al cajero. Éste efectúa los depósitos pertinentes, mantiene en custodia los cheques diferidos y los conformes y pasa las planillas de resumen, copias de recibo y comprobantes de depósito a Contaduría, donde se procede a contabilizar.

Resultancias del análisis efectuado por la Sra. Hastuta:

Ha efectuado una revisión de los movimientos contables en las cuentas de clientes y de los listados de antigüedad de saldos. Le ha llamado la atención la alta frecuencia de créditos en cuenta de clientes por concepto de notas de crédito no asociadas a devolución de mercaderías y también por reconocimiento de incobrabilidad con débito a la previsión para incobrables. (Las notas de crédito son emitidas por el auxiliar de cuentas a cobrar Sr. Arturo Veloz, mientras que los créditos por incobrabilidad obedecen a asientos por ajustes varios a cuentas de clientes emitidos por la auxiliar de contaduría Sra. Carla Pérez de Ligero).

En virtud de ello solicitó a sus auditores externos que realizaran una confirmación de saldos de clientes con alcance mayor al planeado para su trabajo de auditoría sobre estados contables de la empresa y que investigaran todas las diferencias que resultaran, efectuando en caso necesario visitas a los clientes.

Los auditores han completado su trabajo y han preparado un informe especial sobre la confirmación de saldos al 30 de setiembre, que incluye las siguientes situaciones:

1) El cliente Supermercado Atento a manifestado que no adeuda las facturas indicadas en la solicitud de confirmación ya que las ha cancelado recientemente según recibo que tiene en su poder y del cual envía fotocopia. En la misma se aprecia que el formulario de recibo no es oficial y está firmado en forma ilegible. Este cliente pertenece a la zona geográfica del cobrador Pedro Ligero.

2) El cliente Supermercado

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