PRESUPUESTOS

Índice

Introducción

I. Generalidades sobre el presupuesto

1.- Orígenes y evolución del presupuesto

2.- Nociones de presupuestos

3.- Importancia

4.- Ubicación del presupuesto en el tiempo

5.- Ventajas y limitaciones

6.- Clasificación de los presupuestos

7.- Áreas funcionales de la empresa

II. Metodología a seguir en la preparación del presupuesto

1.- Labor de concientización

2.- Determinación de las características propias de cada empresa

3.- Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto

4.- Comité de presupuestos

4.1. Características del comité de presupuestos

4.2. Funciones del comité de presupuestos

5.- Director del presupuesto

6.- Manual de procedimientos

7.- Áreas del conocimiento usadas para preparar el presupuesto

8.- Modelo de planeación de utilidades

8.1 Estudio de Mercado

8.2 Ventas

8.3 Producción

8.4 Uso de materiales

8.5 Compras

8.6 Inventario de materiales

8.7 Sueldos y salarios

8.8 Costos indirectos de producción

8.9 Costos de operación

8.10 Estados financieros tentativos

8.11 Análisis de datos

INTRODUCCIÓN

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se han enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz, O´Donnell, Peter Druker y otra serie de estudiosos del área de la administración. Al estructurar dichas funciones en la aplicación de una administración cada día más dinámica y moderna, se desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo.

En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.

El interés creciente en sistemas de presupuestación modernos se explica en parte por los cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la organización.

I. Generalidades sobre el presupuesto.

1.- Orígenes y evolución del presupuesto

Siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de “presupuestar”, los egipcios, antes de Cristo, hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo con el objeto de prevenir los años de escasez; los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, fue hasta el siglo XVIII cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de Gastos para el periodo fiscal del año siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación.

Desde entonces a la fecha ha evolucionado de la siguiente manera:

• 1820, Francia y otros países europeos adoptan un procedimiento de presupuesto para la base gubernamental.

• 1821, E.U.A. implanta un presupuesto rudimentario en el Gobierno.

• Después de la Primera Guerra Mundial en toda la Industria se aprecia la conveniencia del control de los gastos por medio del Presupuesto.

• De 1912 a 1925 en E.U.A. se inicia la evolución y madurez del Presupuesto, ya que la iniciativa privada comienza a aplicarlos para controlar mejor sus gastos debido al rápido crecimiento económico y las nuevas formas de organización, propias de la creciente industria; aprobándose la Nueva Ley del Presupuesto Nacional y estableciéndose como nuevo instrumento de la Administración Oficial. Se inicia un buen método de planeación empresarial que con el tiempo se integra al Control Presupuestal, el cual se exportó en esta época a Europa, básicamente a Francia y Alemania.

• 1930, Ginebra, Suiza; se lleva a efecto el primer Simposio Internacional del Control Presupuestal, integrado por representantes de veinticinco países en donde se estructuran sus principios, para tener así un rango internacional.

• 1931 en México, empresas de origen norteamericano como la General Motors Co., y después la Ford Motors Co., establecieron la Técnica Presupuestal.

• 1948, en E.U.A. el Departamento de Marina presentó el Presupuesto por Programas y Actividades.

• La Posguerra de la Segunda Guerra Mundial, la Administración por Áreas de Responsabilidad, dio lugar a la Contabilidad y Presupuesto del mismo nombre y finalidad.

• 1961, el Departamento de Defensa, elaboró un Sistema de Planeación por Programas y Presupuestos.

• 1964, el Departamento de Agricultura de E.U.A. intenta el Presupuesto de Base Cero, el original, siendo un fracaso.

• 1965, el presidente de E.U.A. introdujo oficialmente a su Gobierno, el Sistema de planeación por Programas y Presupuestos, creándose el Departamento del Presupuesto.

• 1970, en esta misma nación la Texas lnstruments por medio de Peter A. Pyhrr hace otra versión del Presupuesto Base Cero, instrumentado por medio de Paquetes de Decisión, que fue aplicado en el Estado de Georgia solamente.

2.- Nociones de presupuestos.

La palabra “Presupuesto” se compone de dos raíces latinas:

PRE = antes de, o delante de, y

SUPUESTO = hecho, formado. Palabra Latín Español Suponer Facio Hacer Supuesto Fictus Hecho, formado Hecho Factum

Por lo tanto, presupuesto significa “antes de lo hecho”.

Entre las diferentes definiciones de la palabra Presupuesto podemos presentar las siguientes:

Para Cristóbal del Río, el presupuesto es: “La estimación programada, en forma

sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un período determinado.”

El empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los ingresos, costos y gastos, con el objetivo claro de obtener utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todas las actividades empresariales. Le compete además instaurar procedimientos que no ahoguen la iniciativa de las personas y que auspicien la determinación oportuna de las desviaciones detectadas frente a los pronósticos, con el propósito de evitar que en el futuro las estimaciones se reflejen en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas.

Para Meyer, Jean en su libro Gestión Presupuestaria, Presupuesto es, “un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa”.

Al hablar de previsiones, se hace referencia a las decisiones que con anticipación debe tomar el “jefe de la empresa” para alcanzar los resultados propuestos. Hasta hace algunos años, este era el modo de administrar de muchos empresarios, de tal manera, que el éxito o fracaso de la organización era el premio o castigo que solo obtenía el gerente y de esos resultados dependía su estabilidad laboral. Hoy, el enfoque ha cambiado. Los resultados por lo general dependen de un equipo que se compromete y lucha por unos objetivos trazados de manera conjunta.

Otra definición de Presupuesto “es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la empresa en un periodo, en desarrollo de las estrategias adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para lograrlos y evaluar su ejecución”

Es expresión cuantitativa, porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance requiere la destinación de recursos durante el periodo fijado como horizonte de planteamiento; es formal porque exige la aceptación de quienes están al frente de la organización (gerencia, presidencia, administración y/o juntas directivas). Además, desarrolla las estrategias adoptadas, porque éstas permiten responder al cómo se implementaran e integraran las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los objetivos previstos; deberá organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y controlar, para que los planes no se queden sólo en la mente de sus proponentes y, por último, desarrollar procedimientos de oficina y técnicas especiales para formular y controlar el presupuesto.

Otra acepción de la palabra presupuesto la encontramos en la economía industrial que lo define como:

“la técnica

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