Procedimiento control biométrico

POLÍTICA

MARCO DE REFERENCIA

El control de acceso biométrico es un sistema de identificación basado en las cualidades biológicas del usuario.  Permite, además, conocer quién ha accedido a las instalaciones y saber a qué hora lo ha hecho e incluso llevar un registro de ello. El nivel de seguridad es alto ya que las características físicas de una persona son parámetros estáticos para el reconocimiento estadístico de las personas.

GLOSARIO

Control Biométrico: Sistema de identificación que puede ser usado en procesos que requieran seguridad, control de acceso, control de presencia e identificación o comprobación del usuario.

Aplicativo Control Biométrico: Solución para el control de acceso, asistencia y tiempos productivos del personal asignado en sitio. La tecnología biométrica de reconocimiento de huella digital permite implantar un control de presencia mediante el uso de un terminal de control de presencia biométrico de huella dactilar.

Novedad de Nomina: Reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios (ingreso de personal, vacaciones, horas extras, ausentismo, incapacidad, permisos remunerados, permisos no remunerados, extensiones de turno, compensatorios etc..) que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina los cuales deben reportarse dentro de los tiempos límites establecidos y aprobados por el líder del área.

Horas extras: Factor salarial cuyo reconocimiento se otorga únicamente a los empleados que tienen derecho a ello y que por razones especiales del servicio realizan trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor.

Tiempo de Gracia: Corresponde al tiempo estimado con el que cuenta cada colaborador para la marcación del su registro biométrico, sin que este genere pagos adicionales.

POWER BI: Herramienta de análisis empresarial que permite visualizar los datos y tener un tablero de mando para compartir información con los responsables de cada área interesada. Permite generar informes de indicadores relacionados con el proceso que se está llevando a cabo y generar control sobre indicadores de productividad.

RESPONSABLES

Gerente de Operaciones

Verificar que todo el personal contratado a su cargo cumpla con el registro de huella biométrica, así como asegurar el cumplimiento de la programación de turnos en los sitios y/o proyectos asignados, garantizando en todos sus colaboradores el cumplimiento de la política de Control Biométrico.

Administrador de Contrato

Garantizar el registro de huella biométrica o tarjeta de proximidad del equipo de colaboradores asignado a su cargo, incluyendo el enrolamiento de nuevos empleados en el sistema. Validar las novedades del sistema y aprobar o rechar las horas extras generadas por los colaboradores. Asegurar el cumplimiento de la política de Control Biométrico y enviar todos los informes (Generados del Biométrico) con las novedades correspondientes a nomina en las fechas estipuladas por la compañía. Cruzar la información recibida de los reportes de control biométrico con las novedades recibidas y aprobadas previamente de los colaboradores a cargo, con el fin de generar los reportes finales a nómina basadas en la realidad de la operación.

Personas de soporte del proyecto

Aplica para los cargos de la operación que apoyen la correcta ejecución del sistema biometrico en la operación diariamente los registros biométricos del equipo de trabajo asignado, garantizando el cumplimiento del registro y horario asignado a cada colaborador. Gestionar y cargar en el sistema la programación de turnos (mensual o quincenal, teniendo en cuenta la dinámica de la operación) y seguimiento a diario del comportamiento de los turnos de trabajo y novedades. Asegurar el reporte de novedades a diario de su personal a cargo en el sistema.

Auditar y consultar diariamente el comportamiento de novedades identificado en la herramienta de POWER BI e informar inmediatamente los reportes a los administradores y/o jefes inmediatos en los puntos de operación que aplique para su conocimiento.

Colaboradores

Registrar diariamente la huella digital o tarjeta de proximidad en su horario de trabajo asignado (ingreso y retiro). Garantizar y custodiar el buen uso y estado de los lectores biométricos en los puntos de operación que aplique. Cumplir debidamente con la Política de Ausentismos, asegurando que toda novedad de ausentismo justificado sea notificada a su Administrador de contrato dentro de los tiempos estipulados.

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL BIOMÉTRICO

El proceso de control biométrico tiene como inicio el registro de huellas dactilares del dedo índice y pulgar de todos los colaboradores asignados en sitio o tarjeta de proximidad, asignando a este registro un código en el sistema que permita reconocer y controlar al colaborador de manera automatizada.

Todo nuevo colaborador que ingrese a laborar en la operación donde haya reconocimiento de control biométrico debe realizar su enrolamiento en el sistema, y es responsabilidad del Administrador de Contrato asegurar que este proceso se realice el día de inicio de labor, comprobando que el registro en el sistema se genere de manera exitosa.

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