PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETO

Este procedimiento describe la metodología para controlar los documentos que forman parte del sistema de gestión.

2. ALCANCE

Cubre las disposiciones para revisar, aprobar, modificar, controlar e identificar los documentos de manejo interno y documentos de origen externo que forman parte del sistema de gestión.

3. DEFINICIONES

• DOCUMENTO: Soporte que contiene información acerca del sistema de gestión de la organización, incluyendo procedimientos, formatos, reglamentos, normas, especificaciones, instructivos y/o planos; puede ser en medio físico, magnético, fotografías, muestras patrón o una combinación de éstos.

• COPIA CONTROLADA: Copia entregada al personal autorizado que realiza o verifica una actividad relacionada con el documento, la cual se actualiza cada vez que se realizan modificaciones en el contenido del mismo. Puede ser en medio impreso o magnético.

• COPIA NO CONTROLADA: Copia entregada una sola vez al cliente, auditor o personal interno con fines informativos y no requiere actualización de las modificaciones.

• PROCEDIMIENTO: Manera especificada de llevar a cabo un conjunto de acciones para obtener el mismo resultado.

• FORMATO: Documento que permite registrar o diligenciar información de una actividad o resultado obtenido en el sistema de gestión.

• INSTRUCTIVO: Documento que contiene el paso a paso en forma organizada para realizar una actividad.

• DOCUMENTO EXTERNO: Documentos entregados por el cliente o por otras entidades para el desarrollo de las actividades propias de la organización.

• DOCUMENTO OBSOLETO: Documento desactualizado que puede ser útil para consulta y que requiere identificación.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos aplicables al sistema de gestión se controlan con el TP-F-SGC-001 “Listado de Documentos”.

La persona encargada los actualiza y mantiene instalados en la red de la oficina para su consulta.

4.2. CONTROL DE FORMATOS

Los formatos se elaboran y controlan como se presenta en el procedimiento “Control de Registros” y el “Listado de formatos”.

El criterio para registrar la información a través de un formato, se basa principalmente en garantizar la estandarización de la toma de datos, y proveer una herramienta para poder realizar trazabilidad a la información, si esta es recopilada o consultada por otras personas.

4.3. IDENTIFICACIÓN Y PRESERVACIÓN

Los Procedimientos establecidos en el sistema de gestión se identifican con el siguiente esquema:

TP XXX - Y Y Y

Los formatos conservan la misma estructura de identificación agregando la letra “F” que significa formato.

Los Instructivos conservan la misma estructura de identificación agregando la letra “I” que significa Instructivo.

De otra parte los documentos, se identifican con el número de la versión y la fecha de aprobación.

La legibilidad de los documentos se garantiza conservando la información en la red de los equipos de cómputo de la organización; los documentos en medio físico se mantienen en carpetas asegurando su conservación y facilidad de lectura.

4.4. ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos son elaborados, revisados y aprobados,

Cada vez que se requiera actualizar un documento se actualiza la versión y fecha en la que se origina el cambio, siendo revisado y aprobado por los mismos cargos que generaron la documentación inicial.

4.5. CONTROL E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

El responsable del área

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