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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS


Enviado por   •  10 de Abril de 2013  •  761 Palabras (4 Páginas)  •  674 Visitas

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1. OBJETO

Este procedimiento describe la metodología para controlar los documentos que forman parte del sistema de gestión.

2. ALCANCE

Cubre las disposiciones para revisar, aprobar, modificar, controlar e identificar los documentos de manejo interno y documentos de origen externo que forman parte del sistema de gestión.

3. DEFINICIONES

• DOCUMENTO: Soporte que contiene información acerca del sistema de gestión de la organización, incluyendo procedimientos, formatos, reglamentos, normas, especificaciones, instructivos y/o planos; puede ser en medio físico, magnético, fotografías, muestras patrón o una combinación de éstos.

• COPIA CONTROLADA: Copia entregada al personal autorizado que realiza o verifica una actividad relacionada con el documento, la cual se actualiza cada vez que se realizan modificaciones en el contenido del mismo. Puede ser en medio impreso o magnético.

• COPIA NO CONTROLADA: Copia entregada una sola vez al cliente, auditor o personal interno con fines informativos y no requiere actualización de las modificaciones.

• PROCEDIMIENTO: Manera especificada de llevar a cabo un conjunto de acciones para obtener el mismo resultado.

• FORMATO: Documento que permite registrar o diligenciar información de una actividad o resultado obtenido en el sistema de gestión.

• INSTRUCTIVO: Documento que contiene el paso a paso en forma organizada para realizar una actividad.

• DOCUMENTO EXTERNO: Documentos entregados por el cliente o por otras entidades para el desarrollo de las actividades propias de la organización.

• DOCUMENTO OBSOLETO: Documento desactualizado que puede ser útil para consulta y que requiere identificación.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos aplicables al sistema de gestión se controlan con el TP-F-SGC-001 “Listado de Documentos”.

La persona encargada los actualiza y mantiene instalados en la red de la oficina para su consulta.

4.2. CONTROL DE FORMATOS

Los formatos se elaboran y controlan como se presenta en el procedimiento “Control de Registros” y el “Listado de formatos”.

El criterio para registrar la información a través de un formato, se basa principalmente en garantizar la estandarización de la toma de datos, y proveer una herramienta para poder realizar trazabilidad a la información, si esta es recopilada o consultada por otras personas.

4.3. IDENTIFICACIÓN Y PRESERVACIÓN

Los Procedimientos establecidos en el sistema de gestión se identifican con el siguiente esquema:

TP XXX - Y Y Y

Los formatos

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