Lista De Procedimientopar Llevar A Cabo Un Encargo De Compilacion Y Comparacion De Encargo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

ALDEA MARIA-RHA

MARIARA, EDO-CARABOBO-MUNICIPIO DIEGO IBARRA

Tutor (a): Lcda. Doneris Espinoza INTEGRANTES:

Dayrene Balzan. CI: 15.609.135

Mónica. Flórez. CI: 12.564.152

Administración

Mariara, julio 2012

DEFINICIÓN

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

OBJETIVO

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

VENTAJAS

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

• Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

• Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

• Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

• Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

• Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

• Lo mas reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que sera mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

ELABORACIÓN

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:

FASES

Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )

1. Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)

2. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente

3. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.

4. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones

5. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

REGLAS

• Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.

• Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.

• Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Desde la tramitación de la consulta del cliente con la recepción del pedido a su entrega final a pie de obra.

SINTÉTICA

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

SIMBOLIZADA

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

DE FORMA VISIBLE A UN SISTEMA O UN PROCESO

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

• Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

• Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.

• Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

TECNICA

Debe de indicar claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

• Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin.

• Organizar los símbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

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