PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTABILIDAD

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San Juan de la Maguana, R. D.

27 de Marzo del 2015

Sra. Brígida Zabala

Estimada Gerencia:

Con mucha atención, agradecemos su decisión de mejorar el sistema de Compras y Ventas de su empresa con el fin de recuperar la confianza de sus clientes en sus productos, así como mejorar el desempeño de la empresa misma.

Atendiendo a su solicitud, le presentamos la propuesta concerniente al Diseño del Sistema de Compras y Ventas (SysComVen) para la empresa Lácteos Universal S.A., del cual se ofrece toda la información necesaria en los informes adjuntos en el resto de este contenido.

El objetivo principal de esta propuesta es corregir las principales irregularidades que presenta el Departamento de Compras y Ventas de la empresa Lácteos Universal S.A. Además de garantizar el mejoramiento y agilidad en los envíos y recepciones de productos de esta empresa.

Agradecemos que se nos haya considerado para realizar los correspondientes estudios, y así detectar las causas y/o motivos que produjeron la deficiencia en el departamento en los dos (2) últimos años. En el mismo sentido, ponemos a su entera disposición toda nuestra capacidad y cooperación en las informaciones presentadas en este documento.

Lic. Nicole Franchesca Báez Meran.

Analista de Sistemas.

Resumen Ejecutivo.

Lácteos Universal  S. A. es una empresa que se dedica a la elaboración y distribución de productos lácteos derivados de la leche (Queso, Mantequilla, Yurgure…). Es una empresa que al pasar de los años ha logrado forjarse un nombre comercial conocido a nivel nacional por la gran eficacia y eficiencia que ésta posee a la hora de responder a los pedidos que se les realizan.

El propósito de la propuesta Diseño del Sistema de Compra y Ventas (SysComVen) de Lácteos Universal, S.A. es identificar la razón que originan la falta de eficiencia en la venta de pedidos, además de diseñar un sistema que cumpla  con todos los estándares de calidad y así recuperar la eficiencia y eficacia perdida.

Con tal propósito se recomienda que la empresa adquiera un sistema computarizado idóneo (SysComVen) que organice y agilice todos los procesos que intervienen en el ámbito de compras y ventas de Lácteos Universal, S. A. 

Lineamientos del Estudio de Sistemas

(Métodos utilizados para el estudio del sistema establecido)

Para conocer a mayor conciencia las problemáticas que presenta este departamento, se utilizaron cuestionarios y entrevistas al personal involucrado directamente con el Dpto. de Compra y Ventas de esta empresa. Además, se consideraron con fines de análisis, los informes arrojados por dicho sistema.

El cuestionario estuvo compuesto por cinco (5) preguntas precisas realizadas al gerente del Dpto. de Compra y Ventas y a un empleado de dicho departamento.

• Cuestionario; Gerente del Dpto. de Compra y Ventas.

1. ¿Cuál es el principal problema que se detecta en el dpto. de compras y ventas?
2. ¿A qué se debe la falta de rapidez del servicio de dicho sistema?
3. ¿Qué se hace necesario para resolver dicho problema?
4. ¿Qué opina usted acerca del funcionamiento actual de la empresa?
5. ¿Cuáles son las funciones, que usted cree, debe tener este sistema?

• Cuestionario; Empleado del Dpto. de Compras y Ventas.

1. ¿Cuál es la función que desempeña en el dpto. de compras y ventas?
2. ¿Qué tiempo tiene laborando en este dpto?
3. ¿Cómo se desenvuelve en sus funciones?
4. ¿Qué tal ha sido el rendimiento del área en la compra y venta en los últimos años?
5. ¿Qué acción debería llevar a cabo el dpto. de compras y ventas para mejorar su rendimiento?

• Entrevistas; Gerente Dpto. de Compras y Ventas.

1. ¿Cuál es el principal problema que se detecta en el dpto. de compra y ventas?

La irregularidad principal es que en los dos (2) últimos años, el sistema de compra y ventas ha presentado algunas dificultades para introducir la información necesaria realizadas tanto  con las compras como con las ventas que ha conducido a realizar dicha introducción de manera manual, dificultando así la eficiencia de este departamento y afectando a la producción.

1. ¿Cuál es la queja que con más frecuencia reportan sus clientes?

Que el envío de productos siempre se retrasa y el contenido de las facturas es ininteligible.

1. ¿Cuál es la causa que cree usted que origina la lentitud del servicio?

A que los registros se han estado realizando manualmente y tal hecho ha ralentizado la eficiencia y por ende ha conducido a emplear más tiempo en este proceso.

1. ¿Qué se necesita, según su criterio, para corregir esta dificultad?

Un sistema de información automatizado eficiente, que permita un mejor desarrollo y manejo de la información es este departamento.

1. ¿Cuáles funciones usted considera que debe tener este sistema para resolver la problemática?

• Almacenar los registros en base de datos relacionados con compras y ventas.
• Procesar las entradas y salidas de inventario, actualizando de esa forma el mismo.
• Generar e imprimir facturas y recibos.
• Permitir llevar una relación de los clientes y proveedores.

1. ¿Qué opina usted del funcionamiento actual de la entidad?

En estos momentos la empresa no está brindado el servicio acostumbrado a sus clientes, debido a las insuficiencias percibidas en este sistema, por lo que se hace imprescindible corregir este aspecto para volver a recuperar la confianza de nuestros clientes.

• Entrevista; empleado del Dpto. de Compra y Ventas.

1. ¿Cuál es la función que desempeña en el dpto. de compras y ventas?

Desempeño la función de realizar cotizaciones.

1. ¿Qué tiempo tiene laborando en este departamento?

Aproximadamente 7 años.

1. ¿Cuáles problemas o dificultades usted ha podido identificar en el area de compras y ventas?

• Problemas de generación de facturas.
• Lentitud en el proceso de compras y ventas.
• Índices de compras superiores a los índices de las ventas}.

1. ¿Cuáles acciones usted considera que debería llevar a cabo el dpto. de compras y ventas para mejorar sus servicios?

Considero que el departamento de compras y ventas debería corregir las irregularidades del sistema o automatizarlo, para que los clientes confíen más en nuestros productos.

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