Perfil del Asistente Administrativo

Perfil del asistente administrativo

El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos. En adición, se encarga de proveer información vía telefónica, redactar cartas, entre otras. En estos tiempos modernos el concepto del asistente administrativo (antes secretaria) ha cambiado notablemente, cada vez adquieren más protagonismo en los asuntos corporativos. Son las asistentes perfectas de sus jefes y pueden asumir las responsabilidades de éste con credibilidad.

Las tareas de los asistentes administrativos han cambiado porque ya no sólo se dedican a redactar documentos, contestar llamadas telefónicas y enviar faxes; ahora manejan varios idiomas y están altamente cualificadas para crear, innovar e implementar iniciativas. En adición, preparan presentaciones de productos y servicios, hacen reuniones, realizan eventos, y atienden proveedores y clientes. También deben mantener buena comunicación, mostrando interés en el aspecto laboral y emocional para tratar de facilitar el trabajo y anticipar las necesidades del jefe.

Para ser un asistente administrativo eficaz y eficiente hay que poseer unas series de cualidades fundamentales como: ser discreta, leal, disciplinada, proactiva y emprendedora. En adición, deben existir lazos de confianza y honestidad con los jefes, compañeros y clientes. La asistente administrativa moderna ya no sólo debe poseer los conocimientos básicos de administración sino que también debe tener cualidades personales en donde se manifieste su buen carácter, comportamiento, responsabilidad y compromiso hacia la empresa o lugar de trabajo. Es de suma importancia que puedan manejar situaciones mediante el uso del sentido común, criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Todo asistente administrativo debe poseer una personalidad equilibrada, autoestima positiva, buena adaptación a los cambios, agudeza visual, tacto y prudencia para manejar situaciones adversas. Además, debe

abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad. Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión. Los asistentes administrativos participan de manera muy cercana en el desarrollo económico, tecnológico y cultural de la sociedad actual.

El asistente administrativo participa de manera muy cercana en el desarrollo económico, tecnológico y cultural de la sociedad actual. Por consiguiente, pienso que deben mantenerse actualizando sus conocimientos. Es necesario que aprenda tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor diaria. Los asistentes administrativos deben procurar ser cada día más competente, más capaz, más digno de sí mismo, de sus superiores y de la sociedad. Son quiénes han sacado adelante las empresas ya que sin ellos, cualquier organización prácticamente no podría salir adelante. Se encargan de remendar los errores de sus superiores y coordinar todo para que no haya ningún imprevisto.

Para concluir, el trabajo que realiza cada asistente administrativo puede ser muy diferente entre uno y otro, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características y necesidades. En términos generales, un buen asistente administrativo debe proporcionar una administración ágil y coordinada que brinde un apoyo eficaz y eficiente a las actividades sustantivas de una empresa u organización.

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