Planeacion De Auditoria

1. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

La planeación es elaborar la estrategia de auditoría acorde con el tipo de trabajo a desarrollar con el objetivo de identificar riesgos, para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para su eficiente utilización. En este caso la planeación será dela unidad departamental de Chimaltenango.

1.1. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Los objetivos de la planeación son: Generales y específicos.

1.1.1. OBJETIVOS GENERALES

 Evaluar el funcionamiento y seguridad de los sistemas de control interno de la unidad departamental de Chimaltenango del Ministerio de Educación, así como realizar un estudio suficiente de las operaciones del mismo que permita generar un respaldo en la emision del informe a la auditoría practicada.

 Obtener un entendimiento de la entidad, su ambiente, políticas, prácticas contables, ambiente financiero, fiscal y legal.

1.1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar si las personas de los departamentos de la institución cumple con los procedimientos, normas y políticas internas.

 Identificar las áreas críticas, con respecto a la sección financiera.

 Diseñar los procedimientos a efectuar en el desarrollo de la auditoría del área de control interno.

 Determinar los riesgos financieros de la entidad.

 Establecer el alcance en cuanto a los procedimientos, de tal manera que conduzcan a la formulacion del informe de la auditoria de la sección financiera.

2. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Esta fase constituye el inicio de la planeación, aunque sea preparada con anterioridad; sus resultados son los que generan la verdadera orientación de las subsiguientes fases del proceso, sin ser excluyentes, se deben considerar los siguientes aspectos:

2.1. GESTION ADMINISTRATIVA:

• Conocer y analizar las operaciones a las cuales se dedica de la entidad y la forma en que está estructurado tanto desde del punto de vista organizacional y administrativo, así como el organigrama, número y distribución de empleados, sistema interno de autorizaciones, firmas, formularios utilizados, secuencia de operaciones y otros aspectos similares que se realizan.

• Verificar si se ha diseñado un manual de organización y funciones a ser aplicado a los y por los usuarios del área financiera.

• Verificar si las contrataciones del personal se han realizado con base a los criterios establecidos en el manual de funciones y cumplen el perfil del puesto.

• Verificar si la administración provee oportunamente los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de las operaciones institucionales.

• Verificar si la administración promueve la capacitación y adiestramiento constante del personal.

• Verificar si la administración ha establecido políticas claras con respecto a la adjudicación de acceso a las bases de datos, al efectivo y a los inventarios.

• Verificar que las instalaciones donde labora el personal estén adecuadas a las necesidades y no representen peligro para los empleados.

2.2. GESTION INFORMATIVA

• Examinar la información preliminar correspondiente a la sección financiera, la cual puede ser:

• Interna: conocer los procesos que se realizan dentro de la entidad para los cuales es utilizado el presupuesto. Se verificará si se lleva un control de las operaciones realizadas y si queda un registro contables. También se solicitará información correspondiente a si se ha realizado en otras ocasiones auditorías a la dirección financiera.

• Externa: Conocimiento e identificación de los usuarios del presupuesto y así mismo del área de contabilidad.

• Conocimiento de las instalaciones físicas del negocio, materiales, mobiliario, inmuebles, equipos, inventarios y otros.

• Verificar si las políticas utilizadas dentro de la entidad han sido diseñadas específicamente para la entidad y hasta que punto estos programas son operativos y satisfacen las necesidades de la entidad.

• Naturaleza y tratamiento de las operaciones realizadas por medio de los sistemas de control interno.

• Cualquier otro punto de conocimiento general, que contribuya a orientar adecuadamente la auditoria.

• Verificar si todo el equipo se encuentra debidamente inventariado y se ha elaborado la respectiva tarjeta de depreciación del mismo.

• Verificar por medio de pruebas si los controles funcionan correctamente.

• Verificar si el personal tiene las autorizaciones correspondientes.

• Verificar quienes están autorizados para realizar modificaciones a los sistemas contables y quién autoriza cada una de estas modificaciones.

• En el caso de que haya alguien de nivel superior que autorice los cambios y modificaciones a las operaciones, verificar si existe algún documento escrito por medio del cual se autoricen dichas modificaciones o si las ordenes se efectuan solamente de manera verbal.

• En el caso de que exista el registo de las solicitudes de cambios mencionados en el punto anterior, realizar pruebas en el sistema para verificar que se hayan realizado correctamente y que respondan a la solicitud de la dirección o de quién lo haya autorizado.

• Verificar quién es el responsable de autorizar los niveles de jerarquía y niveles de acceso y si existe algún registro escrito por medio del cual se hayan emitido dichas autorizaciones.

• Verificar si en la entidad se han establecido políticas con respecto a la creación de respaldos de la información más importante, cuyo daño pudiera afectar el funcionamiento general de la entidad en el caso de darse situaciones anómalas dentro de ésta.

• Verificar si existen procedimientos y políticas en cuanto a la seguridad y protección del personal que trabaja en la entidad.

2.3. METODOS APLICABLES PARA SU DOCUMENTACION:

Los métodos a aplicar son los siguientes:

a. DESCRIPTIVO

La documentación utilizada durante la auditoría, será en primer lugar de tipo descriptiva o sea basada en la narración verbal de los procedimientos, la cuales son conocidas como cédulas narrativas.

b. CUESTIONARIO

En segundo lugar, los procedimientos se documentarán a través de la preelaboración de preguntas, contestadas personalmente por los líderes de la entidad o por el personal encargado de los sistemas informáticos y por algunos usuarios dentro de la dirección que tenga relación con el mismo.

2.4. PLANEACION DETALLADA

Cuyo lema se basa en la individualización técnica de los procedimientos a ejecutar así como las consideraciones y los objetivos a corto plazo que se espera producir en cada uno; comprende los siguientes apartados:

1) Objetivos: Al obtener una clara comprensión del negocio, se fijan las metas tanto a corto plazo como la general que se espera alcanzar al ejecutar la auditoría; se establece el eje sobre el cual deben girar todos los procedimientos y fases de que consta para llevarse a cabo de forma eficaz y efectiva.

2) Rubros a Examinar: Consiste en descomponer las partes integrantes de la dirección financiera, en secciones manejables, facilitando con ello el análisis integral y exhaustivo, con el propósito de obtener resultados correctos y claros en cada uno de sus niveles operativos.

a. Primera descomposición: Equipo, personal, inventarios y seguridad.

b. Segunda descomposición o detalle: Computadores, periféricos, personal de la dirección financiera departamental, usuarios del sistema contable, seguridad física, seguridad del personal, seguridad de la información, seguridad en la operación.

3) Comparaciones: Se establecerán comparaciones sobre el actual funcionamiento de los controles internos y las especificaciones de sobre como deberían funcionar, para establecer si se les está dando el uso adecuado y si se está obteniendo los máximos resultados de la aplicación.

4) Examen documental: se consolida como la base de la auditoría y el enlace entre la investigación y la emisión de una opinión e informe, la inspección de los documentos anexos a cada operación, cuando por la naturaleza de las mismas exista un documento que ampare las operaciones.

5) Margen de Importancia: Dentro de este apartado, se deben analizar y señalar aquellos conceptos cuyo impacto de su inclusión, exclusión o revelación textual pueda modificar la opinión sobre ellas. Ello requiere de parte del auditor, la capacidad de generar opiniones similares a la suya.

6) Riesgos: Toda auditoría se encuentra impregnada por la posibilidad de que los aspectos a evaluar contengan errores o irregularidades de importancia no detectados, cuyo conocimiento haga cambiar la opinión sobre ellos. (entiéndase como error, la ocurrencia u omisión de datos originados en circunstancias no voluntarias por parte de los encargados del funcionamiento de los sistemas; y las irregularidades, son las circunstancias voluntarias por parte del mismo). Estos riesgos se clasifican de la siguiente manera:

a. Riesgo

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