Planeación y control en relación con los sistemas de información gerencial

Planeación y control en relación con los sistemas de información gerencial                                         1. Introducción Las empresas son sistemas complejos, cuyo principal objetivo es lograr que todos los departamentos que la conforman puedan trabajar coordinadamente y dirigirse hacia el mismo objetivo: “El crecimiento continuo”, esta tarea les corresponde a los directivos, quienes no deben dejar de lado, que el éxito o fracaso de las organizaciones depende de las decisiones que tomamos día a día.  Entonces, para lograr tomar las mejores decisiones, es necesario que exista la planeación en todos los departamentos de la organización, esto nos permitirá saber cuándo nos estamos desviando del camino y nos ayudara a evitar errores que pudieran afectar el bienestar de la empresa. Por otro lado, el control, resulta fundamental para corregir aquellas inconformidades con los planes establecidos, por lo tanto, también juega un papel muy importante para el desarrollo organizacional. Debido al gran impacto que tiene la planeación y el control para todas las empresas, es indispensable que las personas interesadas en mejorar el funcionamiento organizacional, cuenten con el conocimiento suficiente acerca de este tema; por este motivo, el presente artículo está destinado a proporcionar a los lectores un conocimiento claro y concreto acerca de la planeación y control de sistemas.                                                                                         Este tema es muy extenso, por lo que la información que se presenta a continuación es una selección de los puntos que considere más importantes para comprender el contexto de esta temática; también se encontraran una serie de definiciones que nos apoyaran a manejar la información de forma adecuada.                                                                                                                        2. Definiendo El tema que se abordara en el siguiente artículo es “Planeación y control de sistemas”, pero antes de adentrarnos totalmente a él, es necesario empezar a definir algunas palabras importantes, que nos permitirán comprenderlo adecuadamente.

2.1. ¿Qué es planeación?

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Planeación                                                                                                                         Existen una gran variedad de definiciones de Planeación, sin embargo, como nos podemos dar cuenta en las tres citadas anteriormente, todas estas coinciden en que la planeación está enfocada al logro de los objetivos organizacionales utilizando los medios adecuados para alcanzarlos. Al leer cada una de estas definiciones, encontramos que la planeación resulta sumamente importante para las empresas, ya que a partir de ella se puede organizar los a las personas y a los recursos, y dirigirlos hacia las metas deseadas. Estas metas deben ser específicas, medibles y planeadas a fechas realmente alcanzables, existen al menos cuatro razones por lo cual las metas resultan muy importantes para una organización: (Barthelmess Vargas)                                                                                      1. Las metas proporcionan un sentido de dirección: Cuando un ser humano no tiene claro lo que quiere alcanzar en el transcurso de su vida, tiende a reaccionar impulsivamente ante las situaciones que se le presenten, muchas veces estas reacciones nos dirigen hacia caminos en los que no deseábamos transitar; lo mismo ocurre con las organizaciones, cuando no tienen un rumbo definido, se encuentran con una serie de obstáculos que impiden su crecimiento; en contraparte, al tener bien establecidas las metas, nos resultara más fácil la toma de decisiones, ya que tenemos presente en donde queremos estar dentro de un tiempo determinado, además de que son un factor de motivación.                                                                                                                                                     2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Cuando nos encontramos con una serie de actividades a realizar y contamos con muy poco tiempo para desarrollarlas, lo primero que hacemos es decidir cual o cuales actividades resultan más importantes, y en base a esto empezamos a resolver; esto también ocurre cuando tenemos varias metas, el seleccionar una sola o un conjunto de ellas que se encuentren interrelacionadas, nos ayuda a comprometernos y a utilizar todos nuestros recursos para alcanzarla/as; esta priorización en las metas es muy importante para las empresas.                                                                                                                        3. Las metas guían nuestros planes y decisiones. ¿Le gustaría contar con una empresa exitosa y reconocida a nivel mundial? ó ¿Le gustaría ser el mejor asesor empresarial del mundo?; una vez que hayas formulado tus preguntas, la respuesta a ellas formara tus planes a corto y largo plazo y te ayudara a tomar muchas decisiones claves en tu vida. En cuanto a las organizaciones, la pregunta más importante que se hacen es… ¿Cuál es nuestra meta?, cuando resuelven esto, analizan si los planes considerados los acercan o alejan de la meta deseada, y aquí es cuando empieza la toma de decisiones.                                                                                                             4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso: Es importante recordar que las metas deben ser claras, medibles y programadas a un tiempo razonable, si se tomaron en cuenta estos tres aspectos, las metas nos ayudaran a evaluar el desempeño de los colaboradores de la organización, para de este modo determinar si nos encontramos en el curso correcto, o si por lo contrario es necesario realizar acciones correctivas o una re-planeación.                                                    2.1.1. Proceso de planeación. (Stoner & Freeman, 1992)                                                                                  Ya que se ha explicado la importancia que tienen las metas en la planeación, ahora resulta importante cuestionarnos, ¿Existe alguna metodología de planeación?, es cierto que existen diferentes modelos de planeación, cada uno de ellos enfocado a atender diferentes cuestiones, sin embargo, todos deben cumplir con tres pasos fundamentales: Formulación de la estrategia. Implementación de la estrategia. Evaluación de la estrategia.                                                                           a) Formulación de la estrategia: En este primer punto es importante definir cuál es la misión de la organización y establecer los objetivos que nos ayudaran a concretarla, para esto es de gran ayuda preguntarnos ¿Qué es lo que esperamos de la empresa?, la respuesta definirá el rumbo a seguir. Ya que se ha definido la misión y desglosado en pequeños objetivos, el siguiente paso es realizar un estudio del ambiente interno y externo de la organización, para detectar aquellas posibles amenazas o debilidades a las que debemos prestar atención para ser competitivos, así como también identificar cuáles son nuestras fortalezas y oportunidades disponibles; todo esto es importante ya que influirá en la búsqueda de nuestros objetivos. Una herramienta que nos será de mucha ayuda en este punto es la matriz FODA .

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Posteriormente se deben generar estrategias que nos permitan reforzar nuestras oportunidades y fortalezas y contrarrestar aquellas debilidades y amenazas encontramos al hacer el análisis; al tener el listado de estas estrategias, se debe evaluar cada una de ellas y seleccionar aquellas que mejor se adecuen a las capacidades de la organización.                                                                                 b) Implementación de la estrategia: Para implementar una estrategia se deben establecer políticas, definir tiempos, asignar recursos y un punto muy importante… convencer y motivar a los colaboradores. Entonces, el establecerla requerirá del cumplimiento de los siguientes pasos:                    1. Diseño de una estructura organizacional.2. Diseño de sistemas de control.3. Adecuación de la estrategia, la estructura y los controles.4. Manejo del conflicto, las políticas y el cambio.                             El primer punto hace referencia a la creación de una estructura correcta, en la que se asignen de la mejor manera las tareas a desarrollar y las autoridades dentro de un grupo de trabajo; esto permitirá crear grupos que trabajen coordinadamente en busca de un mismo fin.                                         El segundo paso indica que después de crear una estructura de trabajo, es necesario diseñar e implementar sistemas que nos permitan evaluar y controlar el desempeño en dicha estructura.               El paso número tres exige que se logre un ajuste entre la estrategia, la estructura y los controles, es muy importante que exista esta coordinación para crear una empresa exitosa.                                              El último punto se enfoca a la solución de problemas conductuales generados por la existencia de una nueva estrategia, es necesario evitar estos conflictos debido a que intervienen negativamente en el alcance de las metas.                                                                                                                              c) Evaluación de la estrategia: Es el último paso en el proceso de planeación, ya que se ha implementado la estrategia, se debe realizar un análisis minucioso para verificar que esté funcionando de la manera que se esperaba, o de lo contrario sugerir cambios para mejorar, o bien, puede ser que nos demos cuenta que los objetivos que planteamos al principio resultan demasiado optimistas y por lo tanto será necesario replantearlos.                                                                                Para realizar una correcta evaluación se sugiere revisar los factores internos y externos que son la base de la estrategia, medir el desempeño y aplicar acciones correctivas.                                                      

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