Planeación

PLANEACION

La planeación precede a todas las demás fases del proceso administrativo ya que la organización, dirección y control están diseñados para sustentar el cumplimiento de los objetivos de la empresa o institución; sin la planeación no habría nada que organizar, nadie para actuar y ninguna necesidad de control. "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. El administrador, al realizar la planeación usa la información sobre su institución, hechos, premisas, razonables y restricciones; de todo esto visualiza y formula las actividades necesarias, la forma en que deben ser dirigidas y cómo contribuirán a lograr los resultados deseados; así la planeación determina hacia dónde se dirige la institución u organización. Se puede decir que en la fase de planeación se establecen las metas u objetivos de la institución, se pronostica el entorno en que los objetivos deben alcanzarse y determina el medio a través del cual las metas y objetivos habrán de alcanzarse; coordina las actividades de la organización hacia objetivos perfectamente definidos y convenidos. “La planeación permite un mayor grado de orden y racionalización dentro de la organización en contraste con el que habría si no existiera la planeación. Al implementarse la planeación, la institución se compromete a cursos específicos de acción. Koontz menciona que “la planeación es decidir por adelantado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Es un proceso intelectual, una función que reduce la incertidumbre y el cambio, dirige la atención hacia los objetivos, proporciona una operación económica y facilita el control. La planeación es una actividad constante que tiene lugar en todos los niveles de la organización.

El plan es un producto de la planeación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planeación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona).

Entre los diversos tipos de planes figuran: Propósitos, misión, objetivos ó metas, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, programas, presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las políticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

TIPOS DE PLANES

Propósitos o misión: En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica, que les asigna la sociedad. Lo que viene a representar su propósito o misión. Cualquier tipo de operaciones de grupo organizado tiene o cuando menos debería tener, si ha de ser significativa, un propósito o meta. Por ejemplo, el propósito de una Universidad es la enseñanza y la investigación.

Objetivos: Los objetivos representan actividades futuras y son vitales para la institución u organización, son el resultado de la fase de planeación; éstos deben ocupar siempre nuestro pensamiento y son vitales para la administración. Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no sólo la finalidad de la planeación, sino también el fin hacia el cual se encaminan: la organización, la dirección y el control. Los objetivos de la institución constituyen el plan básico de la misma y cada departamento o división de la institución debe tenerlos. De esta forma los objetivos serían: ¿hacia dónde desea ir la organización y de qué manera piensa llegar a ese punto?; éstos deben representar deseos accesibles y específicos para dar una idea de la forma de lograrlo, así como plasmarlo de manera que puedan ser cuantificables. En la institución todo el personal debe conocer el objetivo u objetivos de la misma.

Estrategias: Las estrategias denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. El propósito de las estrategias es, entonces, determinar y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una imagen de lo que se quiere que sea la organización. Las estrategias muestran una dirección definida e implican un despliegue de los recursos y esfuerzos.

Estándar: Un estándar proporciona un valor que en la administración se usa como norma o referencia. Se le puede considerar como algo por qué luchar o como un modelo de comparación. Los estándares son básicos en la formulación de programas. Asimismo, proporcionan los medios para identificación, comparación, logros y para la determinación de si un factor está arriba, abajo o a un nivel de una base establecida para dicho factor.

Políticas: Las políticas son planes, ya que guían o canalizan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones. Las políticas delimitan un área dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las decisiones sean consistentes y contribuyan logro de las metas. Las políticas tienden a determinar de antemano las aspiraciones, a evitar los análisis repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes. Un medio para fomentar el criterio de decisión y la iniciativa, pero dentro de ciertos límites, es lo que deben reflejar las políticas. La fase de planeación incluye la formulación y uso de políticas puesto que éstas ayudan a determinar lo que debe hacerse con fin de efectuar el trabajo.

Programa: Un programa es un complejo de planes, compuestos de políticas, procedimientos, reglas, distribución del trabajo, recursos necesarios, fuentes de esos recursos y todos los demás elementos necesarios para llevar adelante determinada acción. Los programas varían mucho en cuanto tiempo y formato. Normalmente proporcionan un diagrama de las acciones que se emprenderán, las instalaciones que se incluirán los compromisos y suposiciones implicadas y las áreas hacia las cuales deberán dirigirse los esfuerzos.

Reglas: Una regla ordena que se tome o no se tome una acción específica y definida con respecto a una situación. Así una regla requiere que una acción específica y definida respecto una situación se lleve o no

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