Plantilla de Plan de Proyecto
Enviado por Santiago Benavides • 22 de Julio de 2022 • Trabajos • 985 Palabras (4 Páginas) • 44 Visitas
Plantilla de Plan de Proyecto
Un plan de proyecto es una herramienta esencial que puede ayudarte a cumplir el cronograma de cualquier proyecto dentro del presupuesto. En términos generales, este documento describe detalles como el alcance, los objetivos, la línea de tiempo y las estimaciones de precios.
TipS: un plan de proyecto puede variar según el tamaño y la complejidad del mismo. Esta plantilla proporciona pautas generales, pero es posible que tengas que agregar o eliminar secciones para adaptarla adecuadamente a las necesidades de tu proyecto específico.
Visión general
El proceso de radicación de comunicados y facturas es de gran importancia para la compañía puesto que es donde inicia o termina el flujo de información (Recepción/Envío), en algunos casos como en las tutelas se debe tener en cuenta los tiempos definidos para las respuestas para otros es necesario cumplir con las fechas de cierre de facturación. Los radicados tanto de salida como de entrada se generan por medio de una herramienta en donde se deben diligenciar 30 campos ubicados en diferentes pestañas. Para la radicación de los comunicados de entrada antes, de realizar este registro es necesario consultar una matriz de asuntos para identificar el área destinataria.
Luego de finalizar el registro es necesario generar el rotulo del radicado en un PDF para cortarlo y pegarlo en el documento principal que es otro PDF. Finalmente, este documento es enviado a su destinatario externo o interno a través de un correo electrónico y para los casos de las entregas en físico se gestiona a través de un mensajero.
Alcance
Se trata de automatizar el proceso de radicación de comunicaciones salida, el cual consiste en implementar una herramienta que extrae los datos básicos (nombre o razón social, dirección y/o e-mail, teléfono y ciudad) desde el documento que se va a enviar (plantilla predeterminada) por medio de OCR. Estos datos son usados por la herramienta para generar el rotulo de radicación y en cuando el usuario previamente lo seleccione se envía automáticamente al e-mail definido en la plantilla o lo direcciona al correo del área de correspondencia para que sea radicado en físico.
Para las comunicaciones de entrada la herramienta al recibir un e-mail genera una respuesta automática con el número consecutivo de radicación, luego el radicador debe complementar los metadatos del radicado en la herramienta y direcciona al área responsable.
La implementación de esta herramienta va a beneficiar a los siguientes clientes:
- Clientes internos:
- Colaboradores que reciben o envían comunicados
- Colaboradores del área de correspondencia que realizan el proceso de radicación de documentos
- Clientes externos:
- Cualquier persona no vinculada con la compañía que realice peticiones y requieran una respuesta
Objetivos
Enumera los objetivos detallando cada uno de ellos. Agrega los resultados esperados de forma específica. Te recomendamos que organices una lista, como se muestra a continuación.
- Objetivo 1
- Objetivo 2
- Objetivo 3
Tip: siempre que sea posible, diseña los objetivos de tu proyecto para que sean SMART (por sus siglas en inglés), es decir: específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Esta clasificación te permite medir el éxito conforme avanza el proyecto y a la finalización.
Roles y responsabilidades
Miembro del equipo | Rol | Responsabilidades |
Patrocinador del proyecto | Presidencia Gerencia Infraestructura | Aprobar el nuevo procedimiento del módulo de comunicaciones oficiales. Aprobar el presupuesto requerido para la implementación de la herramienta |
Gerente de proyecto | Gerente IT | Acordar el cronograma de actividades para ejecutar el proyecto Velar por el cumplimiento del cronograma y presentar avances del mismo |
Equipo del proyecto | Gerente Gestión Documental Coordinador Correspondencia Ingeniero de Sistemas Proveedor de la Herramienta | Fase 1 Identificar las necesidades del área de correspondencia. Definir flujos de trabajo. Definir las especificaciones técnicas de la herramienta. Evaluar las opciones tecnológicas ofrecidas en el mercado Seleccionar la herramienta que cumpla con los requisitos solicitados. Actualizar el procedimiento Fase 2 Aplicación de plan piloto para inicio de pruebas de la herramienta. Definir plan gradual de implementación (Priorización de áreas). Capacitar a los usuarios involucrados en el uso de la herramienta y el procedimiento.
|
Usuarios finales | Auxiliar de radicación Distribuidor de correspondencia Gestor de comunicaciones | Participar en el plan piloto para pruebas de la herramienta. Comunicar posibles ajustes antes de la implementación de la herramienta. Asistir a las capacitaciones programadas. |
...