Presentación tecnicas de ventas
Enviado por xnxhy • 22 de Enero de 2016 • Tutoriales • 1.168 Palabras (5 Páginas) • 188 Visitas
PROCEDIMIENTO:
COMPRAS
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1.0 Objetivo: Definir y establecer los lineamientos principales para realizar las compras, obteniendo el suministro oportuno y rentable de todos los equipos, productos, materiales, herramientas y/o servicios requeridos a través de una requisición, asegurando se cumplan todos los requisitos especificados por el solicitante
2.0 Alcance: El presente procedimiento es de uso exclusivo del proceso de compras
3.0 Definiciones:
Requisición de compra: Es el documento formal para solicitar al departamento de compras la adquisición de cualquier producto o material.
Solicitante: Persona que solicita, requiere o pide algo siguiendo una secuencia o proceso según se establezca.
Solicitud de Cotización: Es el documento en el que se solicita al proveedor los precios de materiales para una adquisición posterior.
Comparativo de Precios: Es el documento donde se registran los precios de los materiales ofrecidos por los distintos proveedores para la selección de una compra posterior. En la cual se analizan factores tales como: Oferta, tiempo de entrega, condiciones comerciales y económicas, así como de puesta en sitio de materiales o productos según sea el caso y poder determinar que proveedor cumple en todos los aspectos las políticas de calidad de la empresa.
Orden de Compra: Documento con el que se confirma y solicita al proveedor la compra, entrega del material y servicio necesario.
Indicador: Dato o información que sirve para conocer o valorar las características y la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura.
4.0 Referencias:
Manual de Usuario Open ERP
Evaluacion de proveedores
Control de Documentos
Control de Registros
5.0 Responsables:
5.1 Es responsabilidad del Director General, seguir los lineamientos marcados en este procedimiento, autorizar las compras que sean requeridas para incrementar la infraestructura o para las necesidades de ejecución.
5.2 Es responsabilidad del Gerente Administrativo supervisar que se aplique el presente procedimiento, el cual tiene la autoridad para realizar las acciones correctivas y preventivas necesarias en caso de modificación al procedimiento o de su no cumplimiento.
5.3 Es responsabilidad del Encargado de Compras aplicar este procedimiento y cumplirlo.
5.4 Es responsabilidad de las personas que soliciten algún material para su compra, apegarse estrictamente al presente procedimiento
6.0 Macroproceso:
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7.0 Datos del Proceso:
-Frecuencia del proceso: PENDIENTE
-Tiempo estimado del proceso:15 min.
-Proceso inmediato anterior: Almacén
-Indicador:
8.0 Desarrollo
Paso | Descripción |
1 | El solicitante debe elaborar la Requisición y entregarla al departamento de compras en los horarios establecidos para su recepción debidamente autorizada (solamente puede ser autorizada por Gerentes y/o Director General) mediante el formato F—ADM-RCOM Requisición de Compra. |
2 | El Encargado de Compras en el momento de recibir la requisición, coloca sello y firma de recibido en caso de que sea una recepción física y en caso de recepción electrónica confirma su recepción por medio de un correo electrónico e indica en la requisición en la parte de observaciones que fue una recepción electrónica. |
3 | El Encargado de compras, al momento de recibir la requisición verifica que esta cubra los siguientes requisitos:
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4 | El Encargado de compras solicita las cotizaciones de lo requerido por el solicitante en la requisición ya sea en materiales, productos, equipos y/o servicios. La Solicitud de Cotización F-ADM-SCOT podrá ser enviada al proveedor por medio del ERP o cualquier otro medio disponible (en caso de que no esté disponible ERP), confirmando su recepción de manera telefónica o mediante las mismas opciones mencionadas para su envío. Las solicitudes de cotización serán enviadas a los proveedores aprobados de acuerdo a la evaluación de proveedores actual, según la Tabla Comparativa para Compras F-ADM-TCOM y a posibles nuevos proveedores previa autorización de Calidad. Verificar que las cotizaciones recibidas cumplan con todos los requisitos especificados en la requisición. Si el comprador tuviera alguna duda técnica respecto a la cotización, éste se entrevistará con el usuario, ya sea personalmente o vía telefónica para su aprobación y autorización. |
5 | El Encargado de Compras negocia con los proveedores a los cuales se envía la solicitud de cotización para obtener las mejores condiciones comerciales para la empresa. |
6 | El Encargado de Compras revisa que las cotizaciones que cumplan con todos los requisitos y el cuadro comparativo analiza el aspecto comercial así como su fecha de entrega. Los puntos a considerar para la selección y asignación del proveedor son: calidad de materiales, importe de la propuesta económica, condiciones de pago, tiempo de entrega y lugar de entrega. |
7 | El Encargado de Compras genera la Orden de Compra mediante formato F-ADM-OC de acuerdo a lo solicitado en la requisición y a los acuerdos establecidos con el proveedor. Integrar un expediente por cada orden de compra el cual contiene: la orden de compra, requisición original y una copia de la requisición, las cotizaciones originales, cuadro comparativo en caso de no realizarse por sistema ERP. En caso de no autorizarse la orden de compra a algún proveedor, se hará otra revisión al cuadro comparativo o en su defecto se asigne un nuevo proveedor, si aun así no es satisfactorio se hará otra revisión al cuadro comparativo o en su defecto se consiguen nuevas cotizaciones y se formula un nuevo cuadro comparativo. |
8 | El Gerente Administración, posterior a la autorización de la compra, entregará al Encargado de Compras el expediente completo para archivarlo y se encargará de enviar la orden de compra al proveedor en caso de que no esté disponible el sistema ERP |
9 | Así mismo da seguimiento a la orden de compra con el proveedor ya sea de manera personal, vía telefónica o electrónica para confirmar y asegurar que los materiales, productos, herramientas, equipos y/o servicios suministrados cumplan satisfactoriamente, lleguen y/o se realicen en los tiempos establecidos. Mantiene comunicación constante con el almacén para dar seguimiento de la llegada de lo solicitado en la orden de compra y mantener informado al solicitante. Si por algún motivo el material, producto, herramienta, equipo y/o servicio no es entregado o confirmado para realizar en el tiempo pactado, el Encargado de Compras avisará al usuario de manera formal (notificación escrita o electrónica), sobre dicha modificación y juntos revisarán la nueva fecha de entrega. Si este último está de acuerdo con ello, se avisará al proveedor de manera personal, vía telefónica, por fax o de manera electrónica, la autorización para la nueva fecha. Caso contrario, se cancelará la orden de compra o la partida en cuestión y se buscará a un nuevo proveedor. |
10 | El Encargado de Compras Informa al usuario de la llegada del material según sea el caso. |
11 | El Encargado de Compras revisará el stock de materiales y productos y se asegurará que siempre estén disponibles aquellos productos que tengan más movimiento en inventario. |
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