Procedimiento Gestión Documentaria
Enviado por Barranzuela M • 27 de Junio de 2019 • Informes • 1.242 Palabras (5 Páginas) • 106 Visitas
- OBJETIVO:
Establecer los lineamientos necesarios para describir el proceso de la generación de documentos que nos permitan trasladar nuestros productos terminados para la venta, así como para traslados internos entre nuestros almacenes, PT que ofrece San Miguel Industrias PET S.A., para clientes nacionales y del exterior.
- ALCANCE:
Para todos los productos que ofrece SMI.
- TERMINOS Y DEFINICIONES:
CC: Certificado de Calidad
GD: Gestión Documentaria.
AC: Aseguramiento de Calidad.
OC: Orden de Compra.
HU: Siglas en Ingles de Unidad de manipulación.
UT: Unidad de transporte.
TI: Tecnología de Información.
Proveedor FE: Proveedor de factura Electrónica: CSTI (SMI) y Xerox (SINEA).
Pedido SAP: Documento emitido por el Área Comercial para proceder con el despacho de la mercadería.
Estatus Q: Bloqueo automático en que aparece un HU recién creado, AC tiene la autorización para liberarlos y habilitar su despacho.
- RESPONSABILIDADES:
Coordinador de Distribución | Responsable de asignar el transporte para el traslado de la mercadería según el requerimiento del cliente. |
Supervisor de Distribucion | Responsable de mantener el producto inocuo, preparar la mercadería y entregar a GD la información de la mercadería a despachar. |
Analista de Procesos (Aseguramiento de Calidad) | Responsable de generar y mantener actualizado el sistema con toda la información relevante para la generación (automática y manual) de los certificados de Calidad y Cumplimiento. |
Proveedor de Transporte | Responsable de proveer UT y operador en condiciones de seguridad, calidad y legal, para garantizar el traslado de los productos terminados en estado óptimo. |
Asistente de Ventas / Asistente de Exportacion | Responsable de generar / entregar los números de pedidos SAP; con la información para atender el requerimiento de los clientes. |
Asistente de Ventas / Asistente de Exportacion | Responsable de dar tratamiento a un Requerimiento u Orden de Compra de los clientes hasta convertirla en un pedido formal en el sistema SAP. Validar, verificar y aprobar el pedido solicitado por el cliente esté conforme a su Orden de Compra. |
- DESARROLLO:
La coordinación de la operación está a cargo del equipo de Gestión Documentaria, liderado por el Supervisor de GD y los Supervisores de Almacen, para todas las operaciones de despacho de PT, llámese preformas, botellas, termoformado, entre otros. Los procesos operativos son continuos por ello se trabajan en tres turnos (mañana, tarde y noche). Los documentos que se generan son:
5.1 Generar Guía de Remisión
Nº | Actividades | Responsables |
1 | VERIFICACION DEL PEDIDO SAP. Validar el estado del pedido del cliente; información brindada por el Planificador de Salida y Atención al Cliente, a través, del Reporte de Abastecimiento, para evitar las posibles observaciones como: pedido bloqueado, falta de material en el pedido, falta de millares. | Asistentes de GD, Ventas, Exportacion, Planificador de SyAC y Coordinador de Distribucion |
2 | VALIDACION DE LOS HUs & GENERACIÓN DE ENTREGA ENTRANTE. Se verifica la información de los HUs brindados por Almacén según las reglas de despacho; de estar bloqueado el lote (estatus Q) se solicita a AC el desbloqueo. Y se genera la entrega entrante en el sistema SAP. | Supervisor de APT, Analista de Procesos, Asistente de GD. |
3 | ASIGNAR EL N° DE GUÍA DE REMISIÓN. Vinculación de la entrega entrante con el N° de guía de remisión en el SAP. | Asistente de GD. |
4 | ASIGNAR DATOS DEL TRANSPORTISTA Impresión en la guía de remisión, validando los datos del transportista con sus documentos en físico (tarjeta de propiedad del vehículo y Lic. De conducir). | Asistente de GD. |
5.2 Solicitar / Generar los Certificados de Calidad (Automático y/o Manual) y Certificados de Cumplimiento.
Nº | Actividades | Responsables |
1 | Una vez generada la entrega entrante SAP, se procede a la extracción de los certificados en el SAP, en caso no estuvieran ingresados los datos en el sistema SAP, reportar al Analista de Proceso vía mail la actualización, en el mail se detalla el producto a despachar, descripción, HUs, lotes, millares. | Analista de Procesos, Asistente de GD. |
2 | Para los Despachos de ARCA y BACKUS; la mercadería se despacha con C. Manual, se solicita su generación vía mail al Analista de Proceso, en el mail se detalla el producto a despachar, descripción, HUs, lotes, millares. | Analista de Procesos, Asistente de GD. |
3 | Para los Despachos de CBC; además de los Certificados de Calidad, se envían los “Certificados de Cumplimiento”, se solicita su generación vía mail al Analista de Proceso, en el mail se detalla el producto a despachar, descripción, HUs, lotes, millares. | Analista de Procesos, Asistente de GD. |
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