Proceso Administrativo

GESTIÓN EMPRESARIAL DÉCIMO AÑO

Contenido 1. ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS

Objetivo. Identificar los aspectos que involucra la Administración de oficinas y sus generalidades.

CONCEPTO Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

Y SUS ENFOQUES TEÓRICOS

JERARQUÍA DE NECESIDADES.

El concepto de jerarquía de necesidades de Maslow, planteado dentro de su teoría de la personalidad, muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma estructural (como una pirámide), de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad.

De acuerdo con la estructura ya comentada, las necesidades identificadas por Maslow son:

 NECESIDADES FISIOLÓGICAS: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. Dentro de éstas encontramos, entre otras, necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo), la alimentación, el saciar la sed, el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada, también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo, la maternidad o las actividades completas.

 NECESIDADES DE SEGURIDAD: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad, la de tener orden y la de tener protección, entre otras. Estas necesidades se relacionan con el temor de los individuos a perder el control de su vida y están íntimamente ligadas al miedo, miedo a lo desconocido, a la anarquía...

 NECESIDADES SOCIALES: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad, la motivación se da por las necesidades sociales. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano, con su aspecto afectivo y su participación social. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas, la de establecer amistad con ellas, la de manifestar y recibir afecto, la de vivir en comunidad, la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él, entre otras.

 NECESIDADES DE RECONOCIMIENTO: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado, tener prestigio y destacar dentro de su grupo social, de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo.

 NECESIDADES DE AUTO SUPERACIÓN: también conocidas como de autorrealización o autoactualización, que se convierten en el ideal para cada individuo. En este nivel el ser humano requiere trascender, dejar huella, realizar su propia obra, desarrollar su talento al máximo.

TEORÍAS DE LIDERAZGO.

a) Teoría de los rasgos personales.

Este enfoque pretende demostrar que existen algunos rasgos que, por sí solos o interrelacionados, determinan la manera de ser o actuar de una persona, lo que puede convertirla en un líder potencial.

Entre los factores que pueden asociarse al líder cabe destacar:

- Rasgos físicos: energía, apariencia, estatura y constitución.

- Rasgos psicológicos de aptitud: alto índice de inteligencia, fluidez verbal, habilidad y capacidad.

- Rasgos de personalidad: adaptabilidad, agresividad, confianza en sí mismo, responsabilidad, autodominio, entusiasmo, etc.

- Rasgos sociales: posición social, don de gentes, participativo, cooperativo, comunicativo, habilidades directivas, etc.

- Rasgos relacionados con el trabajo: persistencia, tenacidad, rendimiento, iniciativa, actitud, vocación de logros, etc.

En la teoría de los rasgos se integra la teoría del gran hombre. Este enfoque aseguraba que los grandes líderes nacen líderes (no se hacen) y que no están condicionados por el entorno en el que se desenvuelven.

b) Teoría de la conducta personal o Teoría de la malla gerencial.

Esta teoría pretende analizar los líderes no por sus rasgos específicos sino por sus comportamientos o formas de actuar.

Los representantes más característicos de este enfoque sobre el liderazgo son Robert Black y Jane Mouton, que en 1964 propusieron su teoría de la malla gerencial como sistema de clasificación de los distintos estilos de dirección, a los que denominan parrilla de comportamientos.

Estos autores parten del hecho demostrado de que los directivos centran su liderazgo en una de estas dos direcciones:

a) Orientan su conducta hacia la consecución de las tareas: supervisión y control de los subordinados a lo largo de todo el proceso productivo, verificando los niveles de calidad, servicios, producción, etc., como único sistema para alcanzar los objetivos programados.

b) Orientan su conducta hacia las personas: intentan satisfacer los objetivos personales de los trabajadores en su puesto de trabajo.

Estas dos opciones son independientes entre sí, por lo que un directivo puede alcanzar una mayor puntuación en una tendencia que en otra.

c) Teoría situacional.

Dentro de esta teoría destaca el enfoque de Blanchard, quien afirma que no existe un único y óptimo sistema de liderazgo, sino que éste se adaptará a la situación concreta por la que atraviesa una empresa, una división o un departamento. Por tanto, no se puede hablar de buenos o malos estilos, sino de enfoques eficaces o ineficaces en una situación determinada.

Así los aspectos de los que parte la teoría del liderazgo situacional son:

 La existencia de dos modalidades de liderazgo por excelencia (orientación hacia la consecución de las tareas-orientación, hacia las personas). Estas dos tendencias interrelacionadas dan lugar a un cuadro en el que se manifiestan cuatro tipos diferentes de liderar, según se marquen más las tintas sobre las tareas o sobre el apoyo:

- Estilo de control.

- Estilo de supervisión.

- Estilo de asesoramiento.

- Estilo de delegación.

 El nivel de desarrollo de los subordinados. Este grado de desarrollo de los trabajadores dependerá de:

- La competencia, o el saber hacer del trabajador.

- La dedicación, o el querer hacer.

Cuando Blanchard habla de competencia y dedicación en relación con una tarea concreta a realizar, quiere poner de manifiesto que un trabajador puede ser competente para hacer una tarea, pero no estar motivado a realizarla; o que puede ser competente en algunas tareas relacionadas con su puesto de trabajo, pero carecer de habilidad y experiencia para realizar otras.

De esta manera pueden distinguirse las siguientes situaciones:

 Nivel de desarrollo 1 (no sabe, sí quiere): son personas que desean realizar sus tareas pero no están capacitadas para ello; por tanto, no pueden asumir esa responsabilidad.

 Nivel de desarrollo 2 (no sabe, no quiere): son personas que no asumen su responsabilidad y que se encuentran en una situación límite.

 Nivel de desarrollo 3 (sí sabe, no quiere): son personas que no están dispuestas a tomar responsabilidades.

 Nivel de desarrollo 4 (sí sabe, sí quiere): son personas con una gran madurez y capaces de asumir responsabilidades.

Actividades: Realice un boletín creativo con la teoría de Maslow, además prepare una actividad de mesa, para retroalimentar la teoría.

GESTORES

FREDERICK TAYLOR.

Es una de las personalidades más importantes en el mundo de la administración científica. Se le llama "el padre de la administración científica". Taylor dedicó la mayor parte de sus esfuerzos a estudiar y encontrar la mejor manera de ejecutar el trabajo a través de los estudios de los tiempos y movimientos y de la forma más adecuada para remunerar a los trabajadores con el fin de incrementar la productividad.

Para motivar al personal, introdujo el sistema de incentivos de trabajo diferencial, que consistía en crear dos tipos de tarifas. Ejemplo si un trabajador obtiene una producción estándar se le paga una primera tarifa, independientemente de su salario normal. Si este mismo trabajador rebasa el estándar se le remunera con una segunda tarifa y esta es mucho mayor que la primera.

Postuló que para aplicar la administración científica era necesaria una revolución mental, tanto en la mente del trabajador como en la de la gerencia misma, que comprende los siguientes aspectos.

a) En lugar de que ambas partes estén en conflicto por la división de la ganancia, deben unirse para aumentar esté.

b) Para efectuar cada tarea debe utilizarse el método científico a través de la experimentación y de la observación, lo que incrementa la eficiencia.

c) Los incentivos promueven el interés del trabajador y la productividad.

d) La estandarización de los métodos y condiciones de trabajo es indispensable para realizar el trabajo (establecimiento de estándares).

e) Es necesario diferenciar las funciones del supervisor, de las del trabajador.

Administración científica

Taylor establece principios y normas que permiten obtener un

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