Proceso Administrativo

UNIDAD I PLANEACION.

1.1 Concepto.

La planeación es la previsión de escenarios futuros y la determinación de los resultados que se pretenden obtener, mediante el análisis del entorno para minimizar riesgos, con la finalidad de optimizar recursos y definir estrategias que se requieren para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito.

Los planes son el resultado del proceso de planeación; estos en cuanto al periodo establecido para su realización son los distintos tipos:

• Corto plazo: cuando se determinan a un tiempo menor de un año.

• Mediano plazo: son planes que abarcan un periodo de uno o tres años.

• Largo plazo: se proyectan a un tiempo mayor a tres años.

Tipos de Planeación

De acuerdo con el nivel jerárquico en que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo de tiempo que comprenda, la planeación puede ser:

a) Estratégica: define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; la realizan los altos directivos para establecer los planes generales; generalmente es a mediano y a largo plazo, y abarca a toda la empresa. Su propósito consiste en determinar el rumbo de la organización, así como la obtención, el uso y la disposición de los medios necesarios para alcanzar la misión y la visión de la organización.

b) Táctica o funcional: se refiere a planes más específicos, que se elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área y se enfoca a un área específica de la organización, puede ser a mediano o a corto plazo.

c) Operativa: es a corto plazo, se dísela y se rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en niveles de sección u operación, Su función cosiste en la formulación y asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el personal.

2.3 Principios de la Planeación

Los principios de la organización son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías para optimizar la toma de decisiones y la acción administrativa.

Para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

• Factibilidad. Los planes deben de ser realizables; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad.

• Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Establece la necesidad de utilizar datos, como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, etc.

• Flexibilidad. Al elaborar un plan siempre es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción.

• Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse en un plan general, dirigirse al logro de la filosofía, la visión, la visión y los objetivos de la organización.

• Cambio de estrategias. Cuando un plan enfrenta condiciones no previstas, ya sean oportunidades amenazas en un entorno inusual, será necesario ajustarlo y crear estrategias alternas. Este principio a diferencia del de flexibilidad tiende a la modificación completa del plan a causa de factores de fuerza mayor.

1.2 Misión

Es la razón de ser de la organización, su formulación es una etapa de las más importantes en el proceso de planeación.

La misión responde a las preguntas:¿para qué y por qué existe la organización? ¿Cuál es su propósito? ¿A quién sirve? ¿A qué se dedica la organización? ¿En qué negocio se está? ¿Cuál es nuestro valor agregado? ¿Cuáles son o debería ser nuestros productos principales, presentes y futuros? ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?.

Tres preguntas son básicas para definir la misión: ¿Quiénes somos?, ¿a qué nos dedicamos?, ¿Cuál es nuestro valor agregado o ventaja competitiva?.

Los requisitos que debe reunir una misión son:

• Amplia. Dentro de una línea con expansión pero lo suficientemente específica y bien definida para que sea fácil de entender y lograr.

• Motivadora. Inspiradora y alcanzable

• Permanente. Orientada al propósito de la empresa durante todo su ciclo de vida.

• Congruente. Consiste con lo que se hace y se desea.

1.3 Visión.

Es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización.

Debe de tener las siguientes características: breve, fácil de captar y de recordar, e inspiradora. La visión fija el rumbo de la empresa, plantea retos, sirve como punto de consenso, estimula la creatividad y la coordinación de esfuerzos.

Para su formulación se debe de responder las siguientes preguntas: ¡qué se nota como clave para el futuro? ¿Qué contribución única se debe de hacer para el futuro? ¿Cómo debe de ser la competencia de la empresa? ¿Cuál es la oportunidad del crecimiento? ¿ En qué negocios deberíamos de estar? ¿En qué negocios no deberíamos de estar? ¿Quiénes son o deberían de ser nuestros clientes? ¿Qué es probable que cambie en la organización? ¿Qué es probable que cambie en nuestra organización dentro de tres o cinco años.?

1.4 Objetivos

Una vez que se ha establecido la filosofía, la visión y la misión, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fine que la empresa desea lograr en un tiempo determinado.

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.

Los objetivos deben de reunir las siguientes características:

• Establecerse a un tiempo específico.

• Determinarse cuantitativamente.

• Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.

1.4.1 Clasificación de los objetivos.

En función del área que abarquen y del tiempo en el que se establezcan los objetivos pueden ser:

• Estratégicos. Se refieren a toda la empresa y se establecen a largo plazo.

Ejemplo: obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los primeros 5 años.

• Tácticos. Se determinan para un área, gerencia o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.

Ejemplo: incrementar las ventas de la división de plásticos o tres millones de pesos mensuales, en el presente año.

• Operacionales. Se establecen en niveles o secciones de la empresa, se refiere a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y obviamente, de los generales. Los objetivos operacionales pueden ser:

a) Seccionales: cuando se refiere a una sección o grupo. Ejemplo: producir medio millón de piezas semanales del producto X, en el área de troquelados.

b) Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales. Ejemplo: cada operario adscrito a la sección tornos, producirá diariamente 100 cajas de piezas 2x.

1.4.2 Lineamientos para establecer objetivos.

Aparte de que los objetivos deben siempre reunir las características ya comentadas, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:

• Definirlos por escrito.

• No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.

• Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración: ¿qué, cómo, dónde, quién, cuándo, y por qué?.

• Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y en tendidos por todos los miembros de la organización.

• Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

• Deben ser medibles para su comparación.

La importancia de la fijación de los objetivos es tal, que el proceso de administración por objetivos es un medio utilizado frecuentemente en las empresas.

1.5 Estrategias.

Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los medios, los recursos y los esfuerzos que deben emplearse para lograr los objetivos.

A través de las estrategias se plantea como lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias como objetivos.

Existen estrategias a nivel corporativo y que son establecidas en la alta dirección o por los accionistas, se refiere a cuestiones del destino de la empresa y no a estrategias específicas de las áreas funcionales; son cuatro estrategias básicas que definen el rumbo que puede tomar la empresa, son de carácter general y trascendental, y se toman en cuenta al elaborar el plan estratégico:

1) Estrategias de crecimiento. Se plantean en empresas que han tenido un desempeño altamente satisfactorio en cuanto a utilidades, demanda, mercado y clientes, y que sin haber abarcado completamente la totalidad del mercado, sus recursos le permiten continuar creciendo Las estrategias de crecimiento deben fundamentarse en un estudio de factibilidad.

• Estrategias de integración. Su propósito es el incremento de la eficiencia y del control de todas las operaciones mediante

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