Proceso actual de abastecimientos de insumos al interior del Ministerio de Turismo

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1. CAPÍTULO CUATRO: Aplicación de la Guía Metodológica al caso de Estudio

En este capitulo se va a desarrollar cada uno de los pasos de las fases propuestas en el capitulo anterior orientándolo a nuestro caso de estudio particular “Abastecimiento de insumos al interior del Ministerio de Turismo”.

1. Proceso actual de abastecimientos de insumos al interior del Ministerio de Turismo

El proceso de este caso de estudio en particular esta descrito a continuación:

• Inicia cuando algún departamento del Mintur36 (como se lo conocerá desde ahora al Ministerio de Turismo) solicita adquirir37 algún elemento a la Bodega de la Institución.
• Para que se pueda proceder a la entrega de la solicitud se debe elaborar un documento (conocido como Pedido de Proveeduría) dirigido a la Gerencia de Desarrollo Institucional (GDI38 como se lo conocerá desde hoy), con una copia que se queda en la Gerencia de donde salió la solicitud, el cual deberá ser firmado y sumillado con fecha y hora por los departamentos hacia donde va dirigido el documento.
• En GDI se procede a darle trámite al documento recibido, la cual se envía a la Bodega.
• GDI debería realizar una comparación estadística de las solicitudes de abastecimientos respecto a meses anteriores para verificar el consumo de los materiales, pero la forma de manejarlo actualmente es recibir la solicitud y enviarla directamente a la Bodega.
• suministros respecto a un archivo histórico llevado por mes y calculando una media promedio de consumo, dicha revisión, comparación y promedio se lo realiza también de forma manual, en este momento Bodega cuenta con archivos Excel en donde el encargado de dar trámite a este proceso es quien realiza los cambios y los archivos con los que cuenta los trabaja a manera de inventarios.En Bodega se recibe el documento y se procede a comparar la solicitud de [pic 2]
• En el caso de sobrepasar el consumo promedio del departamento en cuestión, Bodega procederá a asignar solo el consumo que el departamento generalmente tiene por mes y enviará el documento nuevamente a GDI.
• En el caso de no sobrepasar el consumo promedio del departamento, Bodega procederá a despachar la solicitud en base a los materiales que se encuentren en existencia.
• En GDI, se revisará la solicitud enviada de Bodega y se investigará el por qué de elevada solicitud de suministros al departamento de donde provino la solicitud.
• Si la explicación ofrecida por el departamento es satisfactoria se procede a indicar a Bodega que se le entregue al departamento la petición de solicitud de insumos.
• Si la explicación ofrecida por el departamento no satisface a GDI se procede a indicar a Bodega que se le entregue al departamento solo lo que le corresponde por mes de los insumos solicitados.
• En Bodega se despacha la orden solicitada, y se realiza una nota de entrega al departamento de donde salió la solicitud.
• En el caso que Bodega no tuviere el stock suficiente para abastecer la solicitud, enviará un memo dirigido a GDI indicando que necesita que se adquieran dichos elementos.
• Para la adquisición de suministros de computación el mecanismo es casi similar a lo mencionado anteriormente, salvo por el hecho de que en Bodega no se encuentran los insumos de forma física, así que Bodega elaborará el memo para la adquisición de los mismos.

1. Workflow para el abastecimiento de insumos al interior del Ministerio de Turismo

Lo que el sistema Workflow deberá realizar es lo siguiente:

• El trámite efectuado desde el inicio con la elaboración del documento de proveeduría será sustituido por una solicitud electrónica que se administrará vía Web, en la cual, se tendrá en cuenta el estado del mismo.
• Este documento se enviará al Gerente del departamento solicitante para que lo Apruebe o lo Niegue, según sea el caso.
• Si la solicitud es Negada, el creador de la solicitud deberá hacer alguna modificación que sea necesaria.
• Si la solicitud es Aprobada por el Gerente de la Unidad, pasara al Gerente en GDI.
• En GDI se procederá a Autorizar o Negar la solicitud de Abastecimiento, esto procedimiento será efectuado por parte del Gerente de dicha unidad.
• Una vez aprobado el documento se enviará a Bodega para se que realice el despacho.
• Si la solicitud es negada, se enviará una notificación al creador de la solicitud indicando el motivo por el cual no fue Autorizada.
• Tomando en cuenta la observación del Gerente de GDI, el creador elaborará una nueva solicitud con los cambios requeridos, para así iniciar nuevamente el proceso.
• Los documentos de solicitud y respuesta podrán imprimirse para que puedan ser almacenados físicamente en los respectivos archivos de cada departamento.

1. Desarrollo de las fases descritas usando Lotus y Oracle FASE DE PLANEACION

Definición de Macrotareas

Tabla 4.1 Macro Tarea Elaboración de Solicitud

Tabla 4.2 Macro Tarea Autorización de Solicitud Gerente Unidad

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