Documentos Procesos De Abastecimiento

DOCUMENTOS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

1. La Cotización

La cotización es el precio unitario de mercado de un bien, es la tasación o valoración de una acción o título económico para determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.

Es un documento informativo que no genera registro contable, ni vínculo contractual.

Quien la genera: Quienes quieren mostrar el detalle de un bien y su valor a sus clientes.

Quienes las reciben: Clientes que están interesados en adquirir un bien.

2. La Orden de Compra

Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Quien la genera: El comprador

Quienes las reciben: El vendedor

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto.

Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

La OC es exclusiva de cada negocio y se le asocia un número único; éste ayuda a la trazabilidad de los productos. La mayoría de las empresas que compra y vende a proveedores distantes utilizan este sistema para mantener ordenado los registros de las compras.

3. La Guía Despacho

La guía de despacho que debe ser emitida por el vendedor, en el momento de la entrega real o simbólica de las especies, debe cumplir con los requisitos que a continuación se detallan:

1) Contener la fecha, la cual debe corresponder a la del envío de las especies al comprador o del retiro por éste, sin perjuicio del plazo prudencial que transcurra desde el envío o retiro de dichas especies hasta su destino, el cual deberá ser considerado por el Servicio de Impuestos Internos al requerir la guía, según la naturaleza o características del traslado.

2) Contener nombre, dirección y número de Rut del vendedor y del comprador;

3) Deben ser numeradas correlativamente, contener el detalle y precio unitario de las especies enviadas o retiradas y ser timbradas por el SII.

4) Deberá extenderse en cuadruplicado. El original y segunda copia se entregarán al comprador, quien adherirá el original a la factura que posteriormente reciba.

5) El vendedor deberá conservar los duplicados de las guías durante seis años, con indicación del número de la correspondiente factura.

4. La Factura

Corresponden al documento tributario mediante el cual el contribuyente que lo emite genera un Débito Fiscal correspondiente a la recaudación del IVA y quien lo recibe descuenta el impuesto pagado mediante el Crédito Fiscal.

Para la emisión de una Factura se requiere de la autorización expresa del SII, quien previamente evaluará y verificará el desempeño positivo del contribuyente en su actividad comercial.

La factura, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y de destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o

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