Proceso de la planeación de ventas y operaciones

Objetivo general:

Analizar la importancia de la Planificación de ventas y operaciones en las empresas definiendo sus diferentes conceptos, características, metodologías y estrategias para cumplimiento de su demanda y planes de operación. 

Objetivos específicos:

• Identificar los beneficios que nos brinda la Planificación de ventas y operaciones en los distintos horizontes de planificación estratégica.
• Calificar como una medida viable, la implementación e importancia de la aplicación de cada una de las etapas de la PV&O  basándose en lo que ofrece a las empresas y tomarlo como referencia para aportar ideas en el ámbito laboral.

4. Proceso de la planeación de ventas y operaciones

La planeación de ventas y operaciones es un proceso que ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente, manejar un inventario más bajo, ofrecer al cliente tiempos de entrega más breves, estabilizar los índices producción y facilitar a la gerencia el manejo del negocio. La PV&O alinea todos los departamentos de una empresa, al suministrar los mismos datos a todas las áreas para que en pos de los objetivos generales de la empresa, puedan tomar sus decisiones particulares.

 El proceso está diseñado para ayudar a una compañía a equilibrar la oferta y la demanda, y mantenerlas así a través del tiempo.

Todo esto aparentemente suena sencillo de realizar, pero, en la práctica cuenta con un alto nivel de complejidad, ya que muchas empresas no forjan de manera adecuada sus objetivos involucrando desde la dirección hasta su último empleado de manera que las estrategias de cada área de la empresa se complementen como un todo. La finalidad de la ejecución PV&O es organizar el plan de operaciones con el plan de negocios encaminados por la dirección de la empresa garantizando que la información se maneje en efecto cascada del mismo modo que los objetivos de la organización.

¿Cómo se desarrolla el proceso de la Planificación de ventas y operaciones?

1. Revisión del escenario actual.

Esta es la primera etapa del proceso en la cual se lleva a cabo cualquier cambio organizacional que pueda afectar la oferta y la demanda. Su objetivo primordial es la recolección de la información tales como:

• Levantamiento de inventarios
• Levantamiento de datos de producción
• Estudio de las Ventas
• Integración de los productos a las diferentes familias de productos, etc.

1. Evaluación de los niveles de la demanda.

Una vez que se han obtenido las previsiones que el sistema de planificación haya facilitado de acuerdo con los históricos de ventas y otras consideraciones estadísticas, se acuerdan los datos de la demanda prevista. También se revisan las variaciones entre la demanda real y las previsiones calculadas. Para ello la PV&O se apoya en el departamento de mercadeo el cual desarrolla un plan de ventas que comprende los siguientes 3 a 18 meses casi siempre este plan se desenvuelve para familias de productos asociados a otras actividades de la mercadotecnia. Como resultado el área de producción también desarrolla un plan de producción, esta es una tarea muy complicada cuando existen cambios en la demanda a través del tiempo debidos a las tendencias en el mercado, la estacionalidad u otros factores.

1. Evaluación de la capacidad de los suministros.

En esta fase se analizan e identifican posibles dificultades para llevar a cabo el plan de producción. Si la capacidad no se ajusta a los planes de demanda previstos, se podría alterar la producción para encontrar soluciones que permitan generar lo que está previsto vender.

Primeramente para el proceso de la planeación de ventas y operaciones se define el equilibrio tanto como para un nivel agregado como para cada producto. El término agregado se refiere a los principales grupos de productos, evaluando si se cuenta con la capacidad total suficiente. Como la demanda es muy dinámica se vuelve importante fijarse las necesidades esperadas para un horizonte de tiempo específico definiendo las limitaciones conjuntas cubriendo las demandas a corto, mediano y largo plazo.

1. Reconciliación de los planes de demanda, suministro y finanzas.

Para dicha parte de la PV&O la gerencia valora los diferentes riesgos y costos que implica si en el proceso ocurren desviaciones importantes con respecto al plan de producción. También se lleva a cabo la revisión financiera, en la que se analiza el plan de demanda en unidades monetarias, así como cualquier alternativa en el plan de negocios; se valida también su impacto y viabilidad económica.

De igual manera, se concluyen las proyecciones sobre ingresos, beneficios, necesidades extraordinarias de capital para alcanzar posibles objetivos acordados. Los programas de fabricación de cada producto y los pedidos de los clientes correspondientes por lo regular ocurren en un ciclo de mediano o corto plazo. Esta planeación une los planes estratégicos y el plan de negocios de una empresa con sus procesos de operaciones y suministro detallados. Estos procesos detallados incluyen manufactura, logística y actividades de servicios.

La dimensión del tiempo aparece como plazos largos, medianos y cortos. Por lo general, la planeación a largo plazo se lleva a cabo anualmente, enfocándose en un horizonte de más de un año. La planeación a mediano plazo casi siempre cubre un periodo de 3 a 18 meses, con incrementos de tiempo semanal, mensual y en ocasiones trimestrales. La planeación a corto plazo cubre un periodo que va desde un día hasta seis meses, con incrementos diarios o semanales.

Actividades a largo plazo.

Estas actividades de dividen en dos grandes áreas las cuales son:

• El  diseño de los procesos de manufactura y servicios que producen los artículos de la empresa. La planeación de procesos se ocupa de determinar las tecnologías y procedimientos específicos requeridos para producir un producto o servicio. La planeación de la capacidad estratégica se encarga de determinar las capacidades a largo plazo (como el tamaño y el alcance) de los sistemas de producción.

• Y el diseño de las actividades de logística que entregan los productos al cliente. De manera similar, desde el punto de vista de la logística, la planeación de la red de suministro determina cómo se va a distribuir el producto entre los clientes en forma externa, con decisiones relacionadas con la ubicación de los almacenes y el tipo de sistema de transporte a utilizar. Internamente, la planeación de la red de suministro comprende decisiones relacionadas con la subcontratación de la producción, la selección de los proveedores de partes y componentes y similares.

Actividades a mediano plazo.

Las actividades a mediano plazo incluyen el pronóstico y el manejo de la demanda; la determinación de la demanda esperada es el centro de atención, a partir de estos datos, se llevan a cabo los planes de ventas y operaciones detallados para cubrir estos requerimientos. Los planes de ventas proporcionan información a las actividades de manufactura, logística y planeación de servicios de la empresa. Los planes de ventas ofrecen información para las actividades de la fuerza de ventas, tema en el que se centran los libros de mercadotecnia. El plan de operaciones da información a las actividades de manufactura, logística y planeación de servicios. La programación maestra y la planeación de los requerimientos de material están diseñadas para generar programas detallados que indican el momento en que se necesitan las piezas para las actividades de manufactura. Los planes de logística necesarios para mover las piezas y los productos terminados por toda la cadena de suministro se coordinan con los planes anteriores.

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