Proceso de ventas
Enviado por davidar • 25 de Septiembre de 2015 • Trabajos • 1.921 Palabras (8 Páginas) • 234 Visitas
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INKAMAQ PERU SA.
CARRERA PROFESIONAL : INGENIERIA DE SISTEMAS
ASIGNATURA : DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION
PROFESOR : MARTINEZ MORAN IVAN
TITULO DEL TRABAJO : PROYECTO
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2012
- TITULO DEL PROYECTO
PROCESO DE COTIZACIÓN.
- RUBRO DE LA EMPRESA
INSTALACIONES SANITARIAS
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
La empresa se creó en el año 2007 en el distrito de San Borja. Al inicio el número de empleados eran dos un vendedor y el dueño, poco a poco en unos cuantos años hasta hoy fue creciendo contando con 12 empleados. Su principal negocio es la venta de servicios de instalaciones de equipos de agua fría.
Cuenta con un personal de servicio. Que realiza los trabajos en los puntos solicitados.
PLANTEAMIENTO PROBLEMA
El principal problema que tiene esta empresa como número uno en el área de cotización la falta de un sistema que ayude a minimizar el tiempo empleado en el proceso de cotización, ya que este procedimiento actualmente es manual y las consultas de precio de los productos lo realizan buscando en un folder (listado de precio de los productos que el proveedor los envió).
OBJETIVOS
- GENERAL.
Minimizar el tiempo del proceso de cotización.
- ESPECIFICO
Diseñar un sistema que permita minimizar el tiempo del proceso de cotización.
- PROCESOS DE LA EMPRESA
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VENTAS:
- Vendedor sale al campo en busca de clientes.
- Ofrece el servicio que brinda.
- Pide datos personales al cliente.
- Toma datos del cliente.
- Solicita datos de los planos.
- Coordina telefónicamente con recepción para avisar la entrega del plano.
- Envía planos a recepción.
- Entrega cotización a cliente.
RECEPCIÓN:
- Recibe los planos de los clientes.
- Registra la recepción de planos en una hoja de cálculo Excel
- Entrega los planos al área de Cotizaciones.
COTIZACIÓN:
- Solicita planos
- Envía confirmación.
- Recoge los planos del cliente entregados por recepción.
- Revisa los requerimientos del cliente.
- En una hoja Excel realiza un informe de todos los materiales que usara para el presupuesto.
- Coordina con el área de compras para verificar disponibilidad y precio de los materiales a usar en presupuesto.
- En una hoja Excel realiza la proforma de forma general y detallada.
- Imprima la proforma y le entrega al gerente para su aprobación.
GERENCIA:
- Recibe informe las proformas.
- Revisa las proformas, puede modificar los costos o materiales.
- Aprueba proforma y firma.
- Envía proforma al cliente
- IDENTIFICACION DEL AREA DEL PERSONAL DEL PROCESOS:
- Personal de cotización.
- El gerente general.
- Personal de recepción.
- Vendedores.
DETALLES DE LOS SUBPROCESOS (PERSONAL – DOCUMENTOS)
VENTAS
Personal
-El vendedor
-Personal de recepción
Documentos
-Planos
-Proforma
RECEPCION
Personal
-El vendedor
-Personal de recepción
-Personal de cotización
Documentos
-Planos
-Proforma
-Hoja de cálculo de Excel
- El personal de recepción descarga los planos del cliente y los pasa a Excel.
COTIZACION
Personal
-Personal de recepción
-Gerente
Documentos
-Planos
-Proforma
-Hoja de cálculo de Excel
- Realiza informe de los materiales a usar (hoja de Excel)
- Realiza cotización y lo entrega al personal de compras
- Gerente revisa la cotización
GERENCIA
Personal
-Personal de compras
-Gerente
Documentos
-Proforma
- Recibe informe las proformas
- Revisa las proformas, las aprueba, luego las envía al cliente
- IDEAS Y SOLUCIONES DEL PROCESO:
- Implementación de un software para agilizar los procesos de generación de cotización ya que actualmente todo es manual y esto le toma mucho tiempo.
- Análisis del proceso actual para detectar deficiencias.
PROCESO DE VENTAS
Nombre del Proceso | Proceso de ventas | ID Único : |
Área | Ventas | |
Actores: | Vendedor | |
Interesados | Cotizaciones y recepcionista | |
Nivel | ||
Descripción: | Permite mostrar cómo se realiza la búsqueda de los clientes | |
Tipo de desencadenador: Cliente | ||
Pasos a realizar (ruta Principal) externo | Información para los pasos | |
Vendedor sale al campo en busca de clientes. | En obra | |
Ofrece los distintos servicios que brinda | Al cliente | |
Toma nota de lo que el cliente solicita | Apunta en agenda | |
Toma datos de cliente | Apunta en agenda | |
Solicita datos de los planos. | En obra al jefe de proyecto | |
Coordina telefónicamente con recepción para que atienda al cliente. | Realiza llamada telefónica | |
Entrega cotizaciones al cliente. | Documento(proforma) | |
Prioridad | Alta | |
Riesgo | Medio |
PROCESO RECEPCION
Nombre de proceso: Recepción de proformas | |
Área Recepción | |
Actor(es) Vendedor, Personal de recepción | |
Interesados Área de Cotización, clientes | |
Nivel | |
Descripción Recepción de las proformas con los datos del cliente y el proyecto | |
Evento desencadenador El vendedor entrega en hojas los datos de la proforma conteniendo asdasdaasdasdadadada información de la obra | |
Tipo de desencadenador Interno | |
Pasos realizados (ruta principal) | Información para los pasos |
1.El vendedor se identifica | Nombres y apellidos |
2.El vendedor entrega los documentos a recepción | Hojas con los datos del cliente y los planos |
3.Recepcion pone los datos en una hoja de Excel | Se registran todas las proformas de todos los clientes |
4.Recepcion entrega la hoja de Excel al área de Cotizaciones | Documentos (proforma) |
Precondiciones Se debe tener los planos completos. | |
Pos condiciones El área de Cotización debe tener acceso a la Información | |
Suposiciones El vendedor se comunica con recepción antes de mandar los documentos | |
Garantía de éxito Área de cotizaciones realiza el presupuesto para dicho proyecto | |
Garantía mínima Los datos se encuentran en la hoja de calculo | |
Requerimientos cumplidos Que los planos y proformas lleguen al área de cotizaciones | |
Cuestiones Pendientes Garantía en el manejo de los datos | |
Prioridad Alta | |
Riesgo Medio |
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