Proceso de planificación de la empresa

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1. Proceso de planificación de la empresa

• Motivos

El proceso de planificación que ha llevado a cabo la empresa, está motivado por la importancia que ha tomado en los últimos años la necesidad de cuidado y protección del medio ambiente, a través de Sistemas y Programas de Gestión Medioambiental.

La necesidad de una buena gestión medioambiental está condicionada entre otros aspectos por:

• Los problemas legales y administrativos que puedan surgir por la mala gestión o gestión ilegal de residuos peligrosos.
• Las exigencias medioambientales de los clientes.
• La presión del entorno.
• Las oportunidades y ventajas competitivas que pueden surgir sobre todo a nivel de marketing.

• Objetivos

• El objetivo principal de la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA) es prevenir y controlar la incidencia que la empresa ejerce sobre el medio ambiente, es decir:

• Reducir los residuos o eliminación de emisiones contaminantes al medio ambiente.
• Rediseñar los productos para minimizar su impacto medioambiental durante sus producción, utilización y eliminación.
• Desarrollar conciencia medioambiental en los empleados y participantes exteriores e indirectos de la empresa.
• Tratamiento de selección de residuos.
• Buen comportamiento medioambiental.
• Cumplir la legislación vigente.
• Demostrar buen comportamiento medioambiental y decisión para mejorarlo.

-  Pero a su vez, la planificación del proyecto SGMA tiene unos objetivos definidos en la fase de planificación que consisten en definir:

• Las partes de la organización que se van a ver afectadas.
• Cómo se desarrollará la implantación.
• Cuáles son los recursos que se necesitarán para la implantación y de cuáles se dispone.
• Quién y cómo va a controlar el proceso.

• Recursos

La empresa posee una serie de recursos de los que se va a servir para la planificación, puesta en marcha y evaluación exitosa del sistema:

• Organigrama definido, con un departamento específico de medio ambiente.
• Plantilla con contrato indefinido y baja edad media, aunque con baja-media formación, a excepción de encargados y directivos que poseen una alta cualificación.
• Conocimiento previo de lo que es un sistema de gestión estructurado, porque anteriormente han implantado uno para controlar la Calidad.
• Recursos financieros.
• Dispone de un representante para el proyecto que:

• Conoce bien todos los detalles de la actividad, instalaciones, servicios y productos de la empresa.
• Tiene una buena formación académica y profesional, y además conocimientos del tema, ya que ha realizado  varios cursos de gestión medioambiental y participado en charlas y seminarios.
• De su gestión directa dependen varios de los residuos generados e impactos potenciales de la empresa.

• Dispone de dos coordinadores medioambientales que recaen en la figura de los jefes de fabricación de dos línea de producción (leche UHT y yogurt).
• Dispone de un Comité de Dirección, encargado de:

• Planificar y promover todas las acciones necesarias para el desarrollo e implantación del SGMA.
• Canalizar todas las propuestas relacionadas con el desarrollo del SGMA.
• Proporcionar los recursos internos necesarios para el desarrollo e implantación del SGMA.
• El seguimiento y el control del proceso de desarrollo e implantación del SGMA.

• Han contratado un asesoramiento externo, una Consultoría especializada en sistemas de gestión medioambiental para:

• la formación y sensibilización del personal.
• la definición del SGMA.
• la implantación del SGMA.
• la realización de una evaluación final del SGMA una vez implantado, es decir la Auditoría interna para comprobar que el sistema está bien implantado y responde a los objetivos previstos (previa a la visita del Verificador externo acreditado).

• Situación actual y futura.

La empresa dispone actualmente de 39 empleados y factura 1,5 millones de euros al año. La Dirección de la empresa está decidida a implantar un sistema de gestión medioambiental en su organización, porque ha tomado conciencia de que las instalaciones y actividades de la empresa sí afectan al medio ambiente y, de que una adecuada gestión de la actividad es clave para controlar las posibles afecciones. Además, es importante tener en cuenta que el respeto al medio ambiente, la eficiencia energética y todos los aspectos que favorezcan al cuidado del entorno, es de especial importancia, no solo para la sociedad en general sino para la reducción de costes y la mejora eficiente de la organización.

Desarrollando el SGMA que la empresa quiere implantar, desarrollará capacitaciones y ventajas sobre la competencia que la harán más eficiente, capaz y “ecológica”, a la vez que cumple los requisitos que se van estableciendo gradualmente en el sistema empresarial general.

• Detalla la estrategia como resultado.

La planifciación e implantación del SGMA, siguiendo las especificaciones propuestas en el proyecto, llevarán a la empresa a resultados óptimos de eficiencia, calidad, respeto medio ambiental y competitividad, haciendo que este sistema reporte ventajas y oportunidades a la organización.

Para el desarrollo del sistema, han llevado a cabo una estrategia de involucración de todos los integrantes de la empresa impartiéndoles formación e integrando pero no dependizando la gestión medio ambiental con la calidad, llevando a cabo una política medio ambiental eficiente y reglada según los parámetros establecidos por la Unión Europea.

1. Resalta los principales aspectos de la planificación y la influencia que el entorno de la empresa ha ejercido en éstos.

Es de suma importancia la planificación para cualquier cambio que quiera integrarse en la empresa. Es necesario que la dirección elabore unos planes que son la guía para que:

• La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos.
• Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados
• Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.

Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

En este caso, la empresa ha tomado conciencia de que las instalaciones y actividades de la empresa sí afectan al medio ambiente y que una adecuada gestión de la actividad es clave para controlar las posibles afecciones. Por tanto, la planificación se ha realizado de la siguiente manera:

• Aplicación del SGMA en toda la instalación industrial,
• Elección del Modelo de SGMA más aducuado a la empresa y su entorno.
• Designación de un Representante de la Dirección Medioambiental.
• Establecer un Comité de Dirección para:

• Proporcionar los recursos necesarios para la implantación del plan.
• Realizar un seguimiento y control del proceso de desarrollo e implantación.
• Aceptar propuestas.

• Implicar a todos los integrantes de la organización en el proyecto.

Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

En este caso, varios fueron los factores que afectaron o influyeron en la planificación:

• La necesidad de realizar una serie de compromisos para que el SGMA cumpla con los requisitos exigidos por la Norma UNE-EN ISO 14001.
• El requerimiento de contratación de asesoría externa debido a la falta de cualificación interna para ciertos aspectos del modelo.
• Condición de implantación de un SGMA que se adapte al Modelo de Sistema comunitario EMAS, porque presenta un mayor interés para los clientes de la organización.
• El nombramiento del Representante de la Dirección fue el Director de Producción, basada esta elección por:

• Tener un conocimiento amplio y pormenorizado.
• De su gestión dependen varios de los residuos generados.
• Posee buena formación académica y está especializado en gestión.

• La integración del sistema en toda la instalación, viene condicionada por las características de los empledos, siendo estos jóvenes, con contratos estables y con no demasiada formación académica pero con fuerza y ganas suficientes para afrontar los nuevos retos.

1. Analiza los aspectos estratégicos y operativos del proyecto.

Los aspectos estratégicos del proyecto son:

• La estrategia: La implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental que garantice a largo plazo la eficiencia, la gestión de residuos, la creación de oportunidades y ventajas competitivas, y el respeto medioambiental, mediante la creación de una política interna medioambiental y la incursión de todos la empresa y sus integrantes en ella.
• Administración estratégica:

• Formulación de la estrategia: necesidad de implantación de un SGMA.
• Implantación de la estrategia en toda la empresa a través de un plan de fases: Compromiso de la Dirección, definición de la Política Medioambiental, análisis Medioambiental, definición del modelo de SGMA, elaboración documentación básica SGMA, revisión documentación detallada SGMA, implantación SGMA, auditoría de implantación SGMA, preparación de la Declaración Medioambiental, verificación/validación/registro y formación SGMA.
• Medición de los resultados de la estrategia, valorando los resultados positivos y negativos que han surgido de la implantación del plan mediante la estrategia desarrollada.
• Evaluación de la estrategia: a través de los resultados, establecer si esta estrategia empleada fue la adecuada o por el contrario hubiese sido necesario enfocarla de distinto modo.

• Cómo formular una estrategia, respondiendo a:

• ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?
• Reducir los residuos o eliminación de emisiones contaminantes al medio ambiente.
• Rediseñar los productos para minimizar su impacto medioambiental durante sus producción, utilización y eliminación.
• Desarrollar conciencia medioambiental en los empleados y participantes exteriores e indirectos de la empresa.
• Tratamiento de selección de residuos.
• Buen comportamiento medioambiental.
• Cumplir la legislación vigente.
• Demostrar buen comportamiento medioambiental y decisión para mejorarlo.

• ¿A dónde se dirige actualmente la organización?

Hacia un nuevo modelo de Gestión Medioambiental que aporte nuevas oportunidades y ventajas sobre la competencia.

• ¿En que tipo de ambiente está la organización?

Está en un ambiente estructurado, organizado y estable con proyección de expansión y mejora continua.

• ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?  

Seguir con una buena estructura, comunicación intra e interdepartamental, involucración de todos los miembros de la empresa e implantando sistemas de mejora como el SGMA y el sistema de Calidad establecidos, para hacer frente a la competencia y los nuevos requisitos del entorno.

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