Programa Cobranza

Un departamento eficiente de cobranzas debe actuar bajo el siguiente esquema:

Asignar prioridades a los créditos morosas y establecer el orden de trabajo, en todas las instituciones financieras y empresas los recursos son limitados. Para aprovechar mejor estos recursos se debe segmentar al departamento en diferentes unidades de acuerdo con el número de créditos existentes, dinero a cobrar y personal disponible. Siempre el énfasis debe estar en tratar de identificar los créditos más riesgosos que requieren una acción personal o telefónica. Un ejemplo de cómo se pueden dividir estas funciones es:

Unidad hasta 30 días de atraso.

Unidad hasta 60 días de atraso

Unidad de cobranza prejurídica.

Unidad de cheques devueltos

Unidad de llamadas recibidas.

La creación de los anteriores grupos, permite obtener las siguientes ventajas:

Mejorar la calidad de la cobranza de acuerdo con las funciones de cada grupo. Para un grupo determinado, (30. 60, 90, 180, días), se pueden establecer parámetros de cobranza y entrenar adecuadamente al personal. Es distinto la gestión de cobro y el manejo del cliente para (30, 60, 90, 180) días, cheques devueltos y llamadas recibidas.

Mejorar la productividad de los cobradores que hacen llamadas telefónicas, y que reciben llamadas de los clientes mediante la creación de un grupo que únicamente atiende llamadas de entrada, con lo cual la productividad aumentará considerablemente.

Facilitar el control de la efectividad de cada grupo. Si la cobranza de un determinado grupo ha sido efectiva, será mas fácil detectar cualquier deficiencia que se presente y buscar una solución, lo anterior lo permite el conocimiento que se puede tener del grupo que maneja un segmento específico de la cartera.

Para que estos grupos sean lo más efectivo posible se debe:

Determinar el número ideal de las acciones, por crédito, que cada mes va a trabajar cada grupo. Ejemplo: créditos con promesas incumplidas se deben accionar por lo menos tres (3) veces al mes.

Calcular el personal necesario para llevar a cabo la meta del número de acciones a realizar por cada grupo. Si existen 10.000 créditos por trabajar, con tres acciones promedio, y los cobradores solo pueden trabajar 50 créditos diarios, esto indica que se necesitan 30 cobradores para este grupo. Este ejercicio puede ayudar a determinar el número.

Segmentar la cartera, para atacar los saldos más altos primero y los créditos de mayor riesgo. Esto permitirá la mejor utilización de los recursos existentes.

Establecer procedimientos claros para el manejo de promesas de pago. Algunos ejemplos son:

a. Créditos de 30 días de mora con promesa incumplida.

Al no cumplir la primera promesa de pago, se debe suspender la prestación de otros servicios y realizar una gestión mas severa: Ejemplo: La entrega de una comunicación escrita citándolo a la oficina para que realice el pago.

b. Créditos de 60 días de mora con promesa incumplida.

Se puede enviar una comunicación escrita requiriendo el pago inmediato de la obligación o en su defecto se remitirá a una agencia de cobro externa o a un departamento legal para que inicie el cobro judicial. (según riesgo)

Procedimientos para el manejo de cheques devueltos. Estos son créditos más riesgosos de todos los atrasados. Se sugiere la asignación de estos créditos al mejor cobrador de la institución o a una unidad especifica para estos créditos.

SISTEMA AUTOMÁTICO PARA MANTENER CONTROL DE LOS CRÉDITOS VENCIDOS.

Para trabajar efectivamente la cobranza de un producto de consumo masivo, como son las tarjetas de crédito, se hace necesario la utilización de un sistema automatizado de cobranza. Estos sistemas deben tener la posibilidad de ordenar los créditos por saldos, saldos vencidos, edad de los créditos, o por promesas de pago incumplidas. También, el sistema es

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