Que Es Presupuesto

1. ¿Qué significa la palabra presupuesto?

a. Es la estimación programada, de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado .

b. Presupuesto en un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa .

c. Presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicación de:

• Objetivos empresariales a largo plazo.

• Especificación de las metas de la empresa.

• Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.

• Un plan de utilidades a corto plazo detallado por las responsabilidades (divisiones, productos, proyectos).

• Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas.

• Procedimientos de seguimiento .

d. Presupuesto es una definición cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la empresa en un periodo, en desarrollo de las estrategias adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para lograrlos y evaluar su ejecución.

Clasificación del presupuesto

Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del Presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a características particulares del mimo. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes.

1) Por tipo de Empresa o Entidad:

a) Presupuesto Público o Fiscal: Son aquellos que realizan los Gobiernos, los Municipios, las empresas descentralizadas etc. Para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias P.O.A.

b) Presupuesto Privado o Empresarial: Son los realizados y utilizados por las empresas particulares como instrumento de su administración.

2) Por su Contenido:

a) Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.

b) Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.

3) Por su Forma:

a) Flexibles: Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.

b) Fijos: Son los presupuestos que permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

4) Por su Duración: La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

a) A Corto Plazo, los que abarcan un año o menos.

b) A Mediano plazo, los que se formulan para más de un año a 5 años

c) A largo plazo, son los que abarcan a más de 5 años

5) Por la Técnica de su Evaluación:

a) Estimados, son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

b) Estándar, son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevados las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores representan los resultados que se deben obtener.

6) Por su reflejo en los Estados Financieros:

a) De Posición Financiera o de Balance General, muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera o Balance General presupuestado.

b) De Resultados, muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro.

c) De Costos, se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes. La experiencia obtenida dará lugar a la elaboración del:

d) Presupuesto maestro o tipo, con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación sustancial.

7) Por las Finalidades que Pretende:

a) De Promoción, este tipo de presupuesto viene siendo una forma de proyecto financiero y de expansión. Se elabora en base a los ingresos y egresos que se llevarán a cabo en el período presupuestal.

b) De Aplicación, son presupuestos que muestran la distribución que tendrán los recursos con que cuenta la empresa. Generalmente se elaboran para solicitar un crédito.

c) Por Programas, los presupuestos determinan los gastos en los que van a incurrir los departamentos en base a las actividades que llevarán a cabo para cumplir con su programa. Estas erogaciones se dividen en:

- Gastos de funcionamiento, es decir, aquellas erogaciones necesarias para cumplir con una función mediante la fijación de metas, y para cuya realización se emplearán tanto recursos materiales como humanos y financieros.

- Gastos de inversión, aquellas erogaciones que se van a realizar para aumentar la capacidad operativa de la empresa.

Este tipo de presupuestos es utilizado generalmente por el sector público, como una herramienta de planificación y control. Esto se debe a que el gobierno está dividido en secretarías de acuerdo a las funciones que realiza, y así cada una de ellas determinará cuales serán las erogaciones que tendrán durante el año siguiente.

d) Base Cero, este tipo de presupuestos evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas. Para su elaboración se procede como sigue:

- Identificación y análisis de las actividades que realiza la empresa, y las nuevas a realizar, en Paquetes de Decisión (documento que Identifica y describe una actividad específica).

- Evaluación de paquetes de decisión por medio de la relación costo-beneficio.

- Asignación de los recursos conforme a los puntos anteriores.

8) De Trabajo:

En esta clasificación los presupuestos llevan una relación, ya que primero se harán los Presupuestos Parciales, elaborados por cada departamento. En base a ellos se preparan los Presupuestos Previos, que reciben este nombre porque están sujetos a estudio, es decir, se revisan para ver si están bien o si existen algún error o posibles discrepancias, que deben ser corregidos antes de ser aprobados para dar lugar al Presupuesto Definitivo, en base al cual se van a coordinar y controlar las actividades futuras del negocio.

Es importante tener en cuenta que las previsiones auxilian al director de la empresa o al departamento correspondiente, puesto que por ellas, aún cuando sea aproximadamente, es posible conocer necesidades secundarias, dificultades a afrontar y medios de los que se dispondrá para resolver los problemas que se presenten en la empresa. En consecuencia, la confección de presupuestos es muy importante en la administración de cualquier negociación.

Algunas empresas sólo presupuestan ventas, niveles de existencias y compras, pero es deseable un programa total de planificación y control de utilidades que se extienda a todas las fases de las operaciones, pues en tales casos los diversos presupuestos parciales, como lo son de ventas, existencia de mercancías, compras, gastos, efectivo, etc., se resumen en Estado de Pérdidas y Ganancias, Balance General y Estado de Cambios en la Situación Financiera.

Un plan realista de utilidades constituye una de las funciones principales de la dirección en las compañías. En todas las situaciones, un sistema de control debe basarse necesariamente en informes de resultados que proporcionen un reporte continuo de las operaciones. Del control de dichas operaciones se hablará más adelante.

Los presupuestos, por su naturaleza, deben ser flexibles, en virtud de que están basados en estimaciones de acontecimientos futuros, de realización pronosticable, pero incierta por estar sujetos a variaciones en volúmenes y cambios de métodos operativos, o bien por cambios en los factores externos a la empresa.

Se debe entender que las bases del presupuesto deben ser fehacientes, ya que las cifras presupuestadas deben fundarse en estudios, investigaciones y conclusiones lógicas, pues es indiscutible

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